Облік витрат на відрядження, якщо кошти видані в одному місяці, а використані в іншому

Звіт про використання коштів складається та подається у разі:

• наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп.170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
• використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Якщо під час відрядження платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається (пп.170.9.4. ПКУ).

Тобто звіт є обов’язковим, якщо водій зняв з корпоративної картки готівкою суму більшу, ніж сума його добових і не надав підтвердні документи про витрати. Для уникнення оподаткування водій має додати документи, що підтверджують витрати за рахунок коштів, що перевищують суму добових.

В інших випадках підприємство вирішує самостійно, чи повинен водій складати звіт про використання коштів і зазначає про це в розпорядчому документі (зокрема, це може бути наказ керівника).

Тепер питання, коли та як звітувати, якщо у водія немає оподатковуваного доходу? При розрахунку корпоративною карткою вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі (пп. 170.9.2 ПКУ).

Підзвітна особа підтверджує суму таких фактичних витрат і надає документи до закінчення місяця, наступного за місяцем, в якому було їх здійснено (пп. 170.9.3 ПКУ).

Наприклад, якщо ТМЦ придбано у березні, то крайня дата звітування – це кінець квітня, і списання таких ТМЦ можна буде провести саме у квітні. У даній ситуації вимоги ст. 4 Закону про бухоблік будуть порушені. Адже витрати мають бути відображені в бухгалтерському обліку в момент їх виникнення. 

Тому необхідно встановити терміни звітування. Це забезпечить не лише достовірність даних бухгалтерського обліку, а й зменшить навантаження при формуванні податкової звітності, зокрема ПДВ. Можливо для деяких підприємств таке тривале надання документів не проблема, але при формуванні квартальних та річних звітів це додасть клопоту бухгалтеру.

Щодо того як відзвітувати, то можна подати перелік документів, який затвердить директор або все ж наказом керівника встановити для працівників обов’язок подання звіту про використання коштів.

Якщо такий звіт працівники не складають, то все одно необхідно зафіксувати дату отримання документів про витрати, що понесені працівниками у відрядженні. Це важливо для визнання ПК з ПДВ. Адже податківці наголошують, що податковий кредит на підставі податкових накладних та документів, які дають право на формування податкового кредиту без отримання податкової накладної формується на дату подання звіту про використання коштів (ЗІР).

Тут ми думаємо, що податківці мали на увазі саме той податковий кредит, що сформований на основі чеків, а податкові накладні, які зареєстровані в належні строки, мають бути включені до податкового кредиту на дату їх складання.

Таким чином, якщо підприємство вирішило, що звіт складається лише за вимог пп.170.9.4 ПКУ, то необхідно затвердити строки подачі документів та форму звітування. Якщо на підприємстві буде встановлено, що звіт про використання коштів подається завжди, незалежно від того, чи був оподатковуваний дохід у працівника, чи ні, то це також треба закріпити наказом керівника і зазначити в ньому строки звітування. Це може бути загальний наказ керівника, який стосується всіх відряджень або окремий наказ щодо конкретного відрядження. Також все це можна прописати й у наказі про документообіг.

Наступним питанням є перехідні операції, якщо відрядження починається в одному місяці, а закінчується в іншому.

Відповідно до пп. 7 НП(С)БО 16, витрати визнаються витратами певного періоду одночасно з визнанням доходу, для отримання якого вони здійснені.

За принципом доходи і витрати відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів (ст. 4 Закону про бухоблік). Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи (пп.2.1 Положення №88).

Що ж робити, коли підзвітна особа придбала пальне у березні 2024 р., а відзвітувала у квітні 2024 р., коли закінчилось відрядження? Це буде звичайна схема обліку витрат у відрядженні:

• Дт 372 Кт 311 – надано кошти під звіт – на дату оплати пального;
• Дт 203 Кт 372 – водій надає чеки на пальне, після повернення з відрядження;
• Дт 641/ПДВ Кт 372 – податковий кредит з ПДВ, якщо чек на суму до 240 гр з ПДВ або є податкова накладна;
• Дт 203 Кт 372 – на суму ПДВ, якщо чек на суму більше 240 грн і не буде податкової накладної, сума ПДВ теж включається до первісної вартості пального на підставі пп. 9 НП(С)БО 9 – адже ця сума ПДВ не буде відшкодована у вигляді податкового кредиту з ПДВ;
• Дт 23, 91 – 94 Кт 203 – списання пального на витрати залежно від того, з чим пов’язане відрядження. 

Всі витрати визнаємо тоді, коли працівник повернувся та відзвітував – на дату звіту про використання коштів.

Тобто, після повернення з поїздки, водій відзвітує та подасть підтвердні документи і вже на основі них у квітні буде оприбутковано та списано пальне на основі подорожнього листа або іншого документа, затвердженого керівником підприємства. 

***

Додатково читайте:

• Можливість складання авансового звіту та первинки до нього в е-формі: роз’яснення від ДПС
• Аванс на відрядження за кордон виплачено на особисту платіжну картку працівника та корпоративну картку: як врахувати?
• З якою періодичністю складати подорожній лист?
• Який первинний документ можна використовувати для списання пального для роботи автомобіля?
• Пальне на підприємстві: від придбання до списання