Помилка в експрес-накладній: нюанси обліку та оподаткування

ТОВ «Нова пошта» є оператором поштового зв’язку відповідно до даних Єдиного державного реєстру операторів поштового зв'язку. 

Підприємство-експедитор не здійснює оформлення ТТН, тому що Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні не регламентують перевезення пошти, що має свої особливості.

Приймання поштових відправлень здійснюється в порядку, що визначається оператором поштового зв’язку.

Первинним документом при відправленні вантажу є експрес-накладна. Експрес-накладна (ЕН) має унікальний код з 14 цифр, який присвоюється Новою поштою кожному відправленню.

Пунктом 9.5 Публічного договору з ТОВ «Нова пошта» визначено, що відправник надає інформацію для оформлення відправлення і саме він відповідальний за правильність заповнення даних в експрес-накладній (ЕН). 

Змінити дані в ЕН можна у відділенні (в регіоні Відправника або Одержувача; дізнатись про перелік населених пунктів, що входять до певного регіону, можна, зателефонувавши до контакт-центру) або шляхом самостійного внесення змін у бізнес-кабінеті / мобільному додатку / API; зателефонувавши до контактцентру.

Виключення, коли дані не можна змінити:

• одержувач отримав відправлення;
• дані намагаються змінити в момент, коли відправлення передано кур’єру для доставки на адресу одержувача;
• одержувач оплатив відправлення онлайн, та посилка прибула у поштомат. Якщо протягом 3 днів відправлення не заберуть, посилку перемістять до найближчого відділення Нової пошти: після цього дані можна буде змінити.

Тому якщо помилку в ЕН виявлено вже після отримання посилки, то експедитор не може внести зміни в систему.

І в нас є первинний документ, який не відповідає суті господарської операції.

Помилка є суттєвою – неправильно визначено відправника, що не дозволяє ідентифікувати об’єкт обліку, на який буде розподілено витрати на доставку.

Виправити її можна лише анулювавши помилковий первинний документ і склавши новий, але це технічно не можливо. 

У даному випадку, якщо в ЕН ідентифіковано товар та реквізити документа, видаткова накладна, що дозволяє визначити фактичного відправника, то підприємство-отримувач може запросити письмове пояснення від відправника. Це дозволить визначити,чи є це помилкою, чи можливо відправник, наведений у ЕН, виступає комісіонером в даному випадку між покупцем та продавцем.

Бухгалтерський облік

На нашу думку, оскількивиправлення неможливе технічно, і помилка допущена в основному реквізиті, то такі витрати є витратами періоду і можуть обліковуватися на рахунку 94 «Інші витрати операційної діяльності».

Позиція податківців щодо даного питання наступна. Так, у разі відсутності товарно-транспортної документації, яка підтверджує отримання послуг з перевезення вантажу, у тому числі товарно-транспортних накладних, які відносяться до первинних документів та на підставі яких ведеться бухгалтерський облік, платник податків при визначенні фінансового результату до оподаткування відповідно до правил бухгалтерського обліку не має підстав для врахування вартості таких послуг при формуванні собівартості придбаних (виготовлених) та реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг.

Документ з суттєвою помилкою, звичайно податківці можуть наполягати на тому, що йогоможна вважати відсутнім і питання скоріше всього вирішуватиметься в судовому порядку. Та, на нашу думку, якщо б можливість була, то помилку б виправили і лист тому доказ. Порядок ведення та виправлення ЕН не регламентовано законодавством, тому в даній ситуації доцільно отримати ІПК.

Податок на прибуток

Об’єкт оподаткування податком на прибуток визначається відповідно до норм пп. 134.1.1 ПКУ шляхом коригування бухгалтерського фінрезультату на різниці, що передбачені ПКУ. Оскільки витрати зменшують бухгалтерський прибуток або збільшують збиток, вони таким чином зменшують і об’єкт оподаткування податком на прибуток.

Якщо підприємство не коригує фінрезультат з причини недосягнення обсягу доходу за минулий рік 40 млн грн, його не стосуються норми розділу ІІІ ПКУ про коригування фінрезультату для цілей оподаткування. Таким чином, абсолютно всі його витрати будуть враховані при визначенні об'єкта оподаткування податком на прибуток. Про це говорять і податківці.

Навіть якщо в документах допущено помилку.

ПДВ

А тут дещо складніше. ДПС в ІПК від 15.04.2021 р. №1563/ІПК/99-00-21-03-02-06 визначає формування витрат підприємства, у зв'язку з придбанням товарів/послуг з метою їх використання в межах господарської діяльності, реалізується за наявності у платника належно оформлених підтверджуючих проведення господарських операцій первинних документів. Але, неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

Господарська операція щодо придбання товару підтверджена видатковою накладною і відсутність ЕН по аналогії з ТТН не може бути самостійною підставою вважати господарську операцією такою, що не відбулася. Про це ми писали тут.

Послуга перевезення надана і в даній ситуації – Нова пошта виконала свої зобов’язання, ЕН наявната акт складено. Та от з ПК є питання. Тут є два варіанти. Перший, включаємо в кредит, додаємо лист-пояснення від контрагента відправника і готуємося до суду. Адже в умовах відсутності технічної можливості виправлення помилки, лише так можна буде засвідчити факт здійснення операціїза помилковою ЕН. Також можна надати запит до Нової пошти щодо виправлення помилки. Другий варіант: нараховуємо ПЗ з ПДВ відповідно пп. 198.5 ПКУ і включаємо до вартості послуг транспортування.

 Таким чином, оскільки витрати в межах господарської діяльності, але проблема пов’язана саме з відсутністю технічної можливості виправлення даних в ЕН, то необхідно буде підтвердити, що виправити помилку неможливо, подавши запит на Нову пошту та ідентифікувати помилку контрагента або ж засвідчити що це не помилка, а є договір комісії щодо поставки даного товару. В іншому випадку вірогідніше всього покупець повинен буде нарахувати ПДВ за пп. 198.5 ПКУ.