Курс відображення витрат в обліку за закордонним відрядженням

Ситуація:

На закордонне відрядження був виплачений аванс у гривнях на особисту карту працівника. Розрахунок у відрядженні здійснено безготівково. Працівник надав підтвердні документи: чеки на проїзд у валюті, виписка банку із сумами, списаними в гривні, по курсу на момент оплати.

Дійсно, згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подається у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Отже, після 1 квітня 2023 р. авансовий звіт має складатися за новими правилами, тобто на оподатковуваний дохід з метою розрахунку суми ПДФО і ВЗ з наданням усіх підтвердних документів до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершив відрядження. 

Тож, у разі, якщо під час відрядження працівник застосував корпоративні платіжні інструменти, для проведення розрахунків у безготівковій формі, то за відсутності оподатковуваного доходу, авансовий звіт не складається і не подається. Проте, залишається обов’язок про подання до бухгалтерії підтвердних документів (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).

У зазначеному випадку маємо гривневу корпоративну картку, яка призначена для проведення розрахунків у гривнях, або проведення безготівкових розрахунків в інвалюті за кордоном. У такому разі списання з картки здійснюється в гривнях за комерційним курсом купівлі банком-емітентом іноземної валюти. 

При цьому, якщо працівник, відправлений у закордонне відрядження з гривневою КПК, подав підтвердні документи в інвалюті, то суму витрат визначають шляхом перерахунку за курсом НБУ на дату затвердження витрат за поданими документами, бо скасування подання звіту не означає, що витрати на відрядження не повинні затверджуватися керівником підприємства.

Різниця між сумою витрат за валютними документами на дату їх затвердження і сумою оплати в гривнях за допомогою КПК відноситься на витрати або дохід від курсових різниць – рах. 714 або 945.