Документальне підтвердження витрат на проживання у закордонному відрядженні

Підпункт «а» пп. 170.9.1 ПКУ містить перелік документів, що підтверджують понесення витрат, серед яких, зокрема:

• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Для підтвердження витрачання грошових коштів працівником за послуги, що придбавалися через Booking.com (іноземний інтернет-сайт) з оплатою їх за допомогою електронного платіжного засобу (в зазначеному випадку, особистою карткою), як пояснюють податківці у листі ДПС від 13.06.2018 р. №2584/6/99-99 можуть використовуватися:

1) виписка банку, що випустив платіжну карту, з якої списувалися грошові кошти в оплату таких послуг;

2) відповідний документ, рахунок, квитанція, товарний або касовий чек, квиток, талон тощо, отриманий від постачальника послуги.

Звертаємо увагу, що карткою можна розрахуватися за ЗЕД-договором у сумі, що не перевищує еквівалент 400000 грн (ч. 1 ст. 20 Закону № 361).

Таким чином, документами, що підтверджують здійснення витрат і надання «Booking»-послуг можуть бути виписки банку з рахунку (як підтвердження факту бронювання номера в готелі), в т.ч. оригінал рахунку на проживання (який і підтвердить сам факт проживання працівника у відрядженні, рахунок на оплату комісії, видрукований з Booking.com тощо.

Крім того, доречним буде працівнику подати авансовий звіт з усіма документами, які підтверджують факт відрядження, в т.ч. ті, що підтверджують проведення платежу особистою карткою за бронювання готелю через на користь «Booking». 

Отже, на нашу думку, видрук документа про бронювання місця в готелі з сайту booking.com та виписка з особистого карткового рахунку про сплату є тільки підтвердженням бронювання номера в готелі. А для підтвердження самого факту проживання потрібен оригінал рахунку або інший документ, що це підтвердить.

Оригінали документів – це найголовніше, оскільки на їх підставі роботодавець проводить такі витрати в обліку і відшкодовує їх працівнику. А видрук документа про бронювання за проживання в готелі з сайту booking.com не те, що не є оригіналом, вона, як вже було зазначено, не підтверджує факту проживання. Навіть факт оплати цього не підтверджує, тому що працівник міг оплатити готель, але з якихось причин не заселитися в нього.

Якщо на підприємстві є Положення про відрядження, яким передбачено відшкодування витрат на підставі видруку про бронювання за проживання в готелі з сайту booking.com (без наявності рахунку з готелю в оригіналі), або відсутнє таке Положення, проте роботодавець прийняв рішення відшкодувати працівнику понесені витрати, то оскільки відшкодовуватимуться витрати на проживання, не підтверджені оригіналом документа, то таке відшкодування буде для працівника додатковим благом згідно з пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ, з відповідним оподаткуванням.