Як та коли списати запаси та ОЗ комунального підприємства, які були втрачені, зіпсовані або вкрадені?

Зокрема:

• Була проведення часткова інвентаризація, результати були направлені до прокуратури для встановлення винної особи;
• Порядок списання з балансу основних засобів регулює місцева влада та орган управління надає дозвільні документи на списання, запасні частини підприємство списує самостійно внутрішнім наказом затвердженим директором;
• У річній звітності підприємство не відобразило розкрадання та псування цінностей, керуючись положенням про списання майна, наказом про вимушений простій на підприємстві, та не завершеним досудовим розслідуванням.

Питання: 

• чи повинно було підприємство списати основні засоби та ТМЦ, які були пошкоджені, викрадені та визнані як непридатні до використання без дозвільних документів та якщо досудове розслідування ще триває, та не визначена винна особа за скоєння злочину? 
• чи підлягають оподаткуванню ПДВ пошкоджені, викрадені та визнані як непридатні до використання основні засоби та ТМЦ? 
• якими законодавчими нормами керуватися в даній ситуації та у військовий час? Чи можуть визнати недійсною річну звітність, якщо не відображена у бухгалтерському обліку дана ситуація? 
• чи може підприємство виправити дану ситуацію у поточному 2023 році?

Відповідь:

Особливості інвентаризації у воєнний час

Про інвентаризацію ОЗ та запасів у воєнний час ми писали тут:

• Інвентаризація ОЗ; 
• Інвентаризація запасів. 

Відповідно до п. 8 розділу І Положення №879 підприємства, які з дати початку тимчасової окупації мали місцезнаходження на території Автономної Республіки Крим та м. Севастополя, на тимчасово окупованій території у Донецькій та Луганській областях, території проведення антитерористичної операції та/або здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях, та підприємства, які мали (мають) місцезнаходження в районах проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану, або підприємства, структурні підрозділи (відокремлене майно) яких розташовані на (в) таких територіях (районах), проводять інвентаризацію у разі можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображені зобов'язання та власний капітал підприємств.

Керівники цих підприємств у разі встановлення фактів викрадення (розкрадання), нестачі, знищення (псування) майна, можуть прийняти рішення про проведення інвентаризації такого окремо визначеного майна на день встановлення таких фактів.

Зазначені підприємства зобов’язані провести інвентаризацію станом на 01 число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду. 

Отже, списання активів повинно починатися з їх інвентаризації. У період до відновлення безпечного доступу до активів, поки існують перешкоди доступу до них, така інвентаризація може здійснюватись за рішенням керівника. Це поки що не обов’язок. А ось після того, як зникнуть перешкоди доступу до активів, на 1 число наступного місяця потрібно обов’язково провести інвентаризацію.

Тож поки інвентаризація певних активів не проведена, у підприємства немає підстави для їх списання.

Щодо тих активів, по яких проведена часткова інвентаризація

Ті активи, які вже були проінвентаризовані та визначені як втрачені, зіпсовані, вкрадені тощо, в загальному випадку потрібно списувати незалежно від того, чи встановлено винну особу, чи ні. Але в даному випадку згідно з умовами запитання порядок списання з балансу основних засобів регулює місцева влада та орган управління надає дозвільні документи на списання, запасні частини підприємство списує самостійно внутрішнім наказом, затвердженим директором. Тож на нашу думку, ОЗ можна буде списати тільки після отримання дозволу від органу управління, а запаси (в т.ч. запчастини) комунальне підприємство повинно було списати самостійно.

Відповідно до п. 4 розділу ІV Положення №879, нестача цінностей та втрати від псування цінностей списуються з балансу та відносяться на рахунок винних осіб у розмірі, визначеному відповідно до законодавства. У разі якщо винні особи не встановлені, вони зараховуються на позабалансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або закриття справи згідно із законодавством.

Ці суми втрат запасів відображаються за дебетом субрахунка 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» та кредитом рахунків обліку запасів – 20, 22, 28 тощо. Списання робиться на дату видання наказу керівника про списання ТМЦ за результатами проведеної інвентаризації. 

Одночасно зі списанням товарів, винних у нестачі яких не встановлено, їх балансова вартість зараховується на позабалансовий субрахунок 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей». 

Коли винну особу буде встановлено (коли буде закінчено розслідування та винесено вирок суду), то її зобов'язання з відшкодування підприємству спричиненої шкоди відображається за дебетом рахунка 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» і кредитом 716 «Відшкодування раніше списаних активів». При цьому одночасно за кредитом субрахунка 072 списується вартість зіпсованих товарів, яка підлягає відшкодуванню винними особами. 

Якщо винних осіб встановлено не буде, такі суми підлягають списанню з рахунка 072 після закінчення терміну позовної давності.

При списанні запасів нараховуються зобов’язання з ПДВ відповідно до пп. 198.5 ПКУ. Про нарахування ПДВ на вартість списаних запасів докладніше читайте тут.

Також пропонуємо до уваги цей матеріал про нарахування ПДВ при списанні основних засобів. Нагадаємо, що комунальне підприємство може списати  ОЗ з дозволу органу управління.

Виправлення фінансової звітності за 2022 рік

Ми з’ясували, що запаси потрібно було списати ще у 2022 році. Тому цю помилку в обліку потрібно виправляти як помилку минулих років відповідно до НП(С)БО 6.

Провести це списання у 2023 році не можна, тому що це витрати минулого 2022 року. При перевірці декларації з податку на прибуток за 2023 рік податкіці можуть не визнати такі витрати та зауважити, що їх потрібно було відобразити в обліку у 2022 році.

Від того, що у фінансовій звітності виявлено помилки, вона не стає недійсною, адже помилки підлягають виправленню. В даному випадку виправлення помилки слід відобразити в бухобліку на дату виправлення шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку:

• Дт 442 Кт 20, 22, 28 – на вартість списаних запасів;
• Дт 072 – вартість запасів, яка підлягає відшкодуванню винними особами.

Якщо підприємство є платником податку на прибуток та подавало декларацію за 2022 рік, її теж потрібно виправити, щоб включити до неї фінрезультат з урахуванням списання запасів. При цьому до такої уточнюючої декларації слід додати виправлену фінзвітність, яка складається так, якби списання було проведено у 2022 році. Докладніше про цей момент – у цій консультації.