Як списати товари, що роздаються фізособам з рекламною метою?

Документальне оформлення

Перш за все маркетингову політику підприємства взагалі або окремі рекламні компанії зокрема слід зафіксувати у наказі керівника по підприємству, де описати загальні засади маркетингової та рекламної діяльності підприємства. Втім, цей наказ не об’язковий, але бажаний.

Далі, щодо кожної рекламної кампанії обов’язково оформлюється такий пакет документів:

1. наказ керівника про проведення конкретного рекламного заходу. У наказі слід зазначити дати проведення заходу, порядок його проведення (що саме планується зробити і як), призначити відповідальних осіб та визначити порядок документування заходу та звітування про його проведення;
2. кошторис витрат на проведення заходу;
3. накладні на відпуск ТМЦ зі складу відповідальній особі;
4. звіт відповідальної особи про проведення рекламного заходу;
5. інші документи, наприклад договори, накладні, акти виконаних робіт (наданих послуг), платіжні/розрахункові документи, акти списання безкоштовно розданих товарів чи проданих за символічну ціну, примірники рекламних листівок та брошур тощо.

Зразок наказу та акту списання ТМЦ можна переглянути тут https://online.dtkt.ua/book/f384b9d9-c6db-4147-9385-3cf7f39a66f5/navPoint-11

(звертаємо увагу, що цей матеріал від 2011 року, тому в частині оподаткування він вже втратив актуальність).

Саме наказ підтверджуватиме намір підприємства провести рекламну акцію та під час неї роздавати товар з рекламною метою. У наказі слід зазначити, яку саме продукцію роздаватимуть, в якій кількості, хто відповідальний за проведення такого заходу, дату і місце його проведення, а також яких працівників слід до цього залучити.

Також у наказі варто навести інформацію, яка б однозначно вказувала на рекламний характер роздачі товару, а саме вказати мету, наприклад: «З метою ознайомлення потенційних покупців зі зразками продукції/товарів» тощо.

Облік та оподаткування безоплатно наданих зразків товарів

Порядок обліку та оподаткування безоплатно наданих зразків товарів буде залежати від того, як його організувати та оформити. Можливі наступні варіанти.

1. Безоплатне та безумовне надання зразків товарів визначеному або невизначеному колу отримувачів

Якщо рекламна мета роздачі не буде підтверджена документально, це буде розглядатись як звичайна безоплатна роздача товарів певним отримувачам без визначеної рекламної мети.

Надавач таких товарів списує їх до інших операційних витрат без зв'язку з рекламою, нараховує ПДВ на підставі абз. 2 п. 188.1 ПКУ, за яким база оподаткування операцій з постачання товарів не може бути нижчою за ціну придбання таких товарів (див. тут https://consulting.dtkt.ua/ru/accounting/individual-transactions/11772). В бухобліку здійснюється запис Дт 949 Кт 28 на підставі акта списання товарів.

Отримувач товарів в свою чергу визнає дохід. Якщо отримувачем є фізособа, яку можна ідентифікувати, то надавач товару є податковим агентом такої фізособи. Докладніше про це – тут https://news.dtkt.ua/taxation/pdfo/64105.

На нашу думку, СГ не може довільно вирішувати, чи може він ідентифікувати фызособу, чи ні – це залежить від об’єктивних обставин. Якщо можливість ідентифікації особи є об’єктивною (наприклад, товари цілеспрямовано роздаються конкретним особам, що визначені самим надавачем), то в цьому випадку надавач не може стверджувати, що у нього немає змоги ідентифікувати таких отримувачів – адже він сам визначив тих осіб, кому бажає надати товари. Якщо ж надавач товарів не визначає заздалегідь, кому він бажає надати товари, а надає їх кожному, хто до нього звернеться, без збору персональних даних цих осіб та відповідно без персонального обліку цих осіб, то в цьому випадку можна говорити про те, що товари роздаються невизначеному колу фізосіб.

2. Безоплатне надання зразків товарів визначеному або невизначеному колу отримувачів з рекламною метою

В цьому випадку рекламну мету роздачі товарів слід підтвердити документально. При цьому таке підтвердження має бути достатньо переконливим, щоб податківці не ставили під сумнів рекламну мету роздачі. Для цього потрібно ретельно продумати формулювання у наказі керівника на проведення рекламної акції. Наприклад, слід чітко прописати в наказі, що товари роздаються з метою ознайомлення з ними потенційних покупців, підвищення обізнаності, впізнаваності товару, обґрунтування саме такого формату реклами, за якого використання зразків товарів є необхідним, тощо.

За таких умов вартість товарів за актом списується до складу витрат на рекламу: Дт 93 Кт 28. На думку автора, ці товари слід розглядати не як безоплатно надані товари, а як використані в господарській діяльності для рекламних цілей, тому ПДВ нараховувати не потрібно – ані на підставі  абз. 2 п. 188.1 ПКУ, ані на підставі п. 198.5 ПКУ. Втім, податківці можуть з цим не погоджуватися і вважати це безоплатним постачанням  товарів  – див. тут https://consulting.dtkt.ua/taxation/pdv/10620 . Тож яку позицію обрати – вирішувати підприємству.

Не відображати в обліку витрати товарів з метою надання їх іншим особам можна тільки в  тому випадку, якщо вони не потрапляють на баланс підприємства – наприклад, якщо  вони належать на праві власності іншим особам, а підприємство приймає їх на відповідальне зберігання та витрачає на рекламні акції за погодженням з власником такого товару. Проте й в цьому випадку облік товарів ведеться на забалансовому рахунку 023.

Якщо ж підприємство набуває права власності на ці товари, вони обов'язково відображаються в обліку – спочатку надходження, потім списання.

Додатково читайте:

Готуємось до рекламної акції – докладний матеріал у двох частинах

https://online.dtkt.ua/Book/%C2%AB%D0%94%D0%9A%C2%BB%20%E2%84%9650-2016.epub/navPoint-6

https://online.dtkt.ua/Book/5eb1251d-aa7d-4ae8-98c0-fdb24a20726a/navPoint-7