Подарунки працівникам: від оформлення до бухобліку

Документами, що підтверджують придбання подарунків є договір, накладна та наказ на придбання відповідної продукції для подарунків. Здійснювати видачу подарунків також проводять на підставі наказу із зазначенням мети їх передачі (привітання з Новим роком чи Різдвом) працівникам підприємства, відомості роздачі та акту на списання.

ЄСВ, ПДФО та ВЗ

Відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону № 2464 платниками ЄСВ є роботодавці, зокрема підприємства, установи, організації, інші юридичні особи, які використовують найману працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, чи за цивільно-правовими договорами.

Згідно з п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464 базою нарахування ЄСВ для підприємства є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі.

Визначення видів виплат, що відносяться до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні ЄСВ передбачено Інструкцією № 5.

Згідно з пп. 2.3.2 п. 2.3 розділу 2 Інструкції № 5 одноразові заохочення працівникам підприємства, не пов’язані з конкретними результатами праці, в тому числі, надані в негрошовій формі, відносяться до фонду додаткової заробітної плати.

Отже, вартість подарунків, безоплатно переданих працівникам, є базою нарахування ЄСВ за умови перебування їх у трудових відносинах з роботодавцем («ЗІР», категорія 301.03).

Відповідно до пп. 165.1.39 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включається вартість подарунків, якщо вона не перевищує 25% мінімальної зарплати (у розрахунку на місяць), установленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі. 

Тобто, подарунок, вартість якого у 2020 році не  перевищує 1180,75 грн. (4723,00 грн. х 25%), не оподатковується ПДФО.

Таким чином, підприємство при безоплатній передачі подарунків (шампанського та цукерок) своїм працівникам, вартість яких не перевищує 1180,75 грн., нараховує на вартість подарунку ЄСВ у розмірі 22% та сплачує його до бюджету. Вартість подарунків працівникам відображається у Звіті з ЄСВ у складі доходу (заробітної плати) у місяці їх нарахування. Якщо працівника оформлено за трудовим договором, то вартість подарунка для нього відображається в таблиці 6 Звіту з ЄСВ із кодом застрахованої особи “1” або ”2” одним рядком у складі нарахованої заробітної плати за місяць, у якому отримано подарунок. 

Зазначені подарунки не підлягають оподаткуванню ПДФО та відповідно не оподатковуються військовим збором.

Податок на прибуток

За операціями передачі подарунків фізособам коригувань фінансового результату в ПКУ не передбачено. 

ПДВ. У разі придбання подарунків підприємство має право на податкий кредит з ПДВ на підставі податкової накладної, зареєстрованої в ЄРПН (п. 198.1, 198.3, 198.6 ПКУ). У випадку безоплатної передачі подарунків нараховувати податкові зобов’язання потрібно тільки відповідно до п. 188.1 ПКУ, тобто через «дотягування» договірної ціни постачання до мінімальної бази оподаткування.

Нараховувати «компенсаційні» податкові зобов’язання згідно з п. 198.5 ПКУ не потрібно. Безоплатну передачу товарів не можна вважати використанням товарів у негосподарській діяльності (листи ДФСУ від 11.10.2017 р. № 2204/ІПК/28-10-01-03-11 та від 10.05.2017 р. №96/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).

Оскільки при роздачі подарунків договірна ціна дорівнює нулю (бо вони роздаються безкоштовно), тобто база оподаткування перевищує договірну ціну, підприємству потрібно скласти дві ПН (п. 15 Порядку № 1307):

• одну – на договірну ціну (суми постачання та ПДВ у ній дорівнюватимуть нулю);
• другу – виходячи з мінімальної бази оподаткування.

Перша ПН складається на дату оформлення документа (накладна, відомість тощо), що підтверджує факт передання подарунків. Ця ПН заповнюється як на неплатника ПДВ.

У шапці ПН указують (п. 12 Порядку № 1307):

• тип причини «02 – складена на постачання неплатнику податку» і робиться позначка «Х» про те, що ПН не видається покупцеві;
• умовний ІПН – «100000000000»;
• податковий номер покупця не наводиться;

у графі «Отримувач (покупець)» пишеться «Неплатник».

У розділі А в рядках, призначених для вартісних показників, проставляються нулі.

Розділ Б заповнюється так:

• у графі 2 «опис (номенклатура) товарів/послуг продавця» вказується найменування подарунка;
• графі 3.1 – код подарунка згідно з УКТЗЕД;
• графах 7, 10 проставляються нулі;
• графа 11 не заповнюється.

Інші графи розділу Б заповнюються у звичайному порядку.

Друга ПН складається на суму перевищення бази оподаткування над договірною ціною, тобто на фактичну вартість придбання подарунків. Заповнюється ПН так (п. 8, 15, 16 Порядку № 1307):

• у лівому верхньому кутку робиться позначка про те, що ПН не видається покупцеві, і наводиться тип причини «15»;
• рядках «Одержувач (покупець)» та «ІПН одержувача (покупця)» вказуються власні дані підприємства;
• графі 2 розділу Б «Опис (номенклатура) товарів (послуг) постачальника (продавця)» наводиться номенклатура товарів, а також пишеться: «перевищення бази оподаткування, визначеної відповідно до ст. 188 і 189 ПКУ, над фактичною ціною постачання»;
• графи 3.1–3.3, 4, 5 та 12 розділу Б не заповнюються.

Другу ПН можна складати як звичайну, так і зведену. Якщо складаєте як зведену ПН, то у лівому верхньому кутку ПН у полі «Зведена податкова накладна» слід проставити код «3». Зведена ПН оформляється не пізніше останнього числа місяця, в якому були вручені подарунки. 

Розглянуті ПН підлягають реєстрації в ЄРПН у загальному порядку.

Також звертаємо увагу, що подарунок у вигляді алкоголю податківці розглядають, як операції з продажу, які можуть здійснюватись лише за наявності ліцензій на право роздрібної торгівлі алкогольними напоями та тютюновими виробами.

Про це податківці зазначали в ЗІР 114.02. Про алкоголь у подарунках ми писали тут.

Отже, якщо суб’єкт господарювання безоплатно розповсюджує підакцизні товари (алкогольні напої, тютюнові вироби) під час проведення рекламних заходів, презентацій тощо без проведення розрахункової операції, то база оподаткування акцизним податком з реалізації суб’єктами господарювання роздрібної торгівлі підакцизних товарів відсутня і, відповідно, податкове зобов’язання з акцизного податку не нараховується. Проте у такого суб’єкта господарювання повинна бути наявна ліцензія на право роздрібної торгівлі алкогольними напоями та тютюновими виробами.

Тож вважаємо, що з алкоголем у подарунках варто бути обережними, і, якщо ліцензії на роздрібну торгівлю ним у підприємства немає, краще роботодавцю таких подарунків не робити.

Бухгалтерський облік

Придбані товари на подарунки оприбутковуються на субрахунку 209 за первісною вартістю, яка формується згідно п. 9 П(С)БО 9 «Запаси».

Роздача подарунків в обліку відображається наступним чином:

1. Дт 209 Кт 631 - придбання подарунків у постачальника;

Дт 641/ПДВ Кт 631 - на суму ПДВ;

2. Дт 209 Кт 372 - якщо закупку подарунків здійснила підзвітна особа;

Дт 641/ПДВ Кт 372 - на суму ПДВ;

3. Дт 91-93 Кт 663 - нараховано дохід на вартість подарунків;

4. Дт 91-93 Кт 651 - нараховано ЄСВ на суму подарунків; 

5. Дт 663 Кт 209 - видано подарунки працівникам;

6. Дт 949 Кт 641/ПДВ - нараховано ПЗ з ПДВ;

7. Дт 791 Кт 949 - віднесено на фінрезультат витрати на придбання подарунків та ПДВ.