Як відобразити госпоперації, якщо первинні документи надходять пізніше?

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (див. ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік).

Таким чином, Закон про бухоблік міряє час звітними періодами, а не окремими датами. Причому, згідно з ст. 13 Закону про бухоблік, звітним періодом є рік.

Тобто, для потреб Закону про бухоблік найважливіше, щоб господарські операції, які відбулися протягом року, були й відображені протягом цього самого року.

Хоча в Інструкції про застосування Плану рахунків, у стандартах бухгалтерського обліку (наприклад, в П(С)БО 7) згадується і місячний період. А в п. 3.7 Положення № 88 сказано про звітний період (місяць, квартал, рік).

З наведеного випливає, що для потреб бухгалтерського обліку за загальним правилом таки важливо відобразити операції в межах звітного місяця, навіть без прив’язки до конкретної дати цього місяця. 

Конкретніше цей момент розглянуто в Положенні № 88.

Відповідно до п. 2.6 Положення №88, якщо правилами документообігу підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до облікових регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Відповідно до п. 3.5 Положення №88 у місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до облікових регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента.

Таким чином, якщо підприємство отримує акт від перевізника в тому ж місяці, в якому придбані товари, турбуватися не варто. Транспортні послуги включаються до собівартості товарів на підставі актів перевізника. Довідку про транспортні витрати можна до уваги не брати. Вона потрібна тільки для визначення митної вартості.

Припустимо, що до моменту отримання акта від перевізника підприємство вже списало собівартість товарів, які продані:

• Дт 902 Кт 281.

Тобто, списало собівартість товарів без врахування в собівартості транспортних послуг.

В такому разі послуги транспортування потрібно досписати на собівартість реалізації:

• Дт 281 Кт 631 (отримані послуги перевезення і віднесені на собівартість списаних товарів);
• Дт 902 Кт 281 (досписана собівартість проданих товарів в частині послуг перевезення).

Якщо акт від перевізника надходить в одному з наступних місяців після місяця, в якому товари імпортовані і продані, то можна зробити так, як написано в процитованих нами нормах Положення № 88.

Підприємство наказом керівника затверджує правила документообігу. В правилах зазначається, що якщо до кінця відповідного звітного місяця від перевізника не надійде акт, господарська операція послуг перевезення відображатиметься у собівартості імпортованих товарів на підставі довідки про транспортні витрати, складеної і підписаної такою-то відповідальною особою. А надалі після отримання від перевізника акту в обліку відображається різниця між даними довідки і даними акту. Така різниця відображатиметься такими ж проведеннями, як ми навели вище: Дт 281 Кт 631 і одночасно Дт 902 Кт 281.