Згідно з п. 1 та 2 ст. 776 ЦКУ поточний ремонт речі, переданої у найм, провадиться наймачем за його рахунок, якщо інше не встановлено договором або законом, а капітальний ремонт, провадиться наймодавцем за його рахунок, якщо інше не встановлено договором або законом.
Тому звертаємо увагу, що договором (або додатком до договору) необхідно передбачити яку частину витрат з ремонту несе орендодавець, а яку орендар.
При цьому, для правильного відображення в обліку таких витрат необхідно визначити чи є такий ремонт поточним чи капітальним. Згідно з п. 29 Методрекомендацій №561 з обліку ОЗ рішення про характер і ознаки здійснюваних підприємством робіт приймає керівник організації з урахуванням результатів аналізу наявної ситуації та істотності таких витрат.
Ключовим фактором при розподілу робіт у бухобліку на ті, що пов'язані з підтриманням об'єкта ОЗ у робочому стані, та тих, що пов'язані з його поліпшенням, є зростання майбутніх економічних вигід.
Наприклад, у разі перефарбування стін у приміщеннях - це цілком відповідає ознакам поточного ремонту, оскільки економічні вигоди від використання приміщення не збільшуються. Тобто при поточному ремонті об’єкту ОЗ всі виробничі параметри об’єкту (площа, потужність, строк корисного використання тощо) залишаються незмінними.
Якщо ж має місце збільшення економічних вигід від використання відремонтованого приміщення (наприклад, здійснюється збільшення його площі, розмірів окремих приміщень), то тут має місце саме поліпшення (модернізація), а не поточний ремонт.
Поточний ремонт
Пунктом 15 П(С)БО 7 та п. 32 Методрекомендацій №561 встановлено, що витрати, які здійснюються для підтримання об'єкту в робочому стані (проведення технічного огляду, нагляду, обслуговування, ремонту тощо) та одержання первісно визначеної суми майбутніх економічних вигід від його використання, включаються до складу витрат.
Тобто, якщо ремонт класифікується підприємством як поточний, то вартість витрат орендодавця на проектну документацію включається до складу витрат поточно періоду.
Поліпшення
У бухобліку нормами п. 14 П(С)БО 7 передбачено збільшення первісної вартості основних засобів на суму витрат, пов'язаних з поліпшенням об'єкту (модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо). Такі поліпшення мають призводити до збільшення майбутніх економічних вигід, первісно очікуваних від використання об'єкту.
Окрім цього нагадаємо, що амортизація ОЗ нараховується протягом строку корисного використання (експлуатації) об'єкту, який встановлюється підприємством/установою (у розпорядчому акті) при визнанні цього об'єкту активом (при зарахуванні на баланс), і призупиняється на період його реконструкції, модернізації, добудови, дообладнання та консервації (п. 23 П(С)БО 7).
Отже, якщо проведений ремонт буде класифіковано як поліпшення приміщення, то вартість проектних робіт оприбутковується на бухгалтерському субрахунку 1521 з подальшим їх віднесенням після закінчення ремонту на балансову вартість такого приміщення у дебет субрахунку 103 «Будинки та споруди» - таким чином збільшується первісна вартість об’єкту на суму понесених витрат. Відповідно в подальшому ця сума враховується у складі витрат як амортизаційні відрахування.
Податкові наслідки
Відповідно до пп. 134.1.1 ПКУ, об’єкт оподаткування податком на прибуток визначається шляхом коригування (збільшення або зменшення) фінансового результату до оподаткування (прибутку або збитку), визначеного у фінансовій звітності підприємства відповідно до НП(с)БО або МФСЗ, на різниці, які виникають відповідно до положень ПКУ.
Якщо має місце поточний ремонт приміщення, то вартість понесених орендодавцем витрат як було зазначено вище включається до складу поточних витрат підприємства без подальших коригувань фінансового результату.
Якщо має місце саме поліпшення (модернізація), то тут також окремих податкових різниць не передбачено, але оскільки вартість таких витрат збільшить первісну вартість об’єкта ОЗ і відповідно збільшить суму амортизації, яка в свою чергу вплине на податкові різниці передбачені пп. 138.1 та 138.2 ПКУ (різниці пов’язані з нарахуванням амортизації ОЗ).
Що ж до ПДВ, то у разі, якщо підприємство є платником ПДВ і отримує послуги з розробки такої проектної документації з ПДВ, то сума ПДВ включається до ПК підприємства.