Порядок формування резервного капіталу, як ми вже зазначили вище, повинен бути прописаний в установчих документах підприємства.
Якщо такий порядок є, для того, щоб виконати його вимоги, треба щорічно у бухобліку показувати відрахування в резервний капітал. А враховуючи, що основним джерелом формування резервного капіталу є прибуток підприємства, роблять це кореспонденцією Д-т 443 «Прибуток, використаний у звітному періоді» — К-т 43 «Резервний капітал».
За кредитом рахунку 43 «Резервний капітал» відображається створення резервів, за дебетом — їх використання. Сальдо цього рахунку відображає залишок резервного капіталу на кінець звітного періоду.
Аналітичний облік резервного капіталу ведеться за його видами та напрямками використання. Відповідно, використання цього фонду, наприклад, для покриття збитків, показують записом: Д-т 43 (відповідний субрахунок аналітичного обліку) — К-т 442.
При цьому, як бачимо, ані доходи, ані витрати у підприємства не виникають. Отже, податкових наслідків таких операцій не буде. Не прирівнюється формування і використання резервного капіталу до виплати дивідендів.
А для ТОВ та ТДВ, про які ми згадували вище, існує і пряма заборона — резервний капітал не може використовуватися для здійснення виплат на користь учасників такого товариства (ч. 1 ст. 25 Закону про ТОВ та ТДВ).
Хоча існує і виключення: в акціонерних товариствах за відсутності чи недостатності чистого та/або нерозподіленого прибутку дивіденди за привілейованими акціями виплачуються за рахунок резервного капіталу акціонерного товариства або спеціального фонду (частина п'ята ст. 14 Закону про АТ, п. 1 Порядку №1376). І ось в цьому випадку, звісно, податкові наслідки будуть — таке використання резервного капіталу розглядатиметься з метою оподаткування як виплата дивідендів. А отже, до такої операції буде актуально те, що ми зазначали вище щодо оподаткування дивідендів.