Заправка авто без надання документів: облікові наслідки

Питання, насправді, значно ширше. Адже придбане пальне слід оприбуткувати, а потім списати, відшкодувати витрати на його придбання. А як це все зробити, якщо водій, який придбав пальне, не надає підтвердних документів? Спробуємо розібратися.

Витрати під час відрядження. Як оформлюються відрядження та, зокрема, витрати, які у зв’язку із ними виникають, ми докладно розглядали тут. З того часу змінилась хіба що неоподаткована сума добових (а про них у цьому запитанні не йдеться), отже, ця інформація є актуальною і зараз.

Витрати на відрядження можна умовно поділити на дві групи. Одна – пов’язана із гарантіями, які має відряджений працівник (ст. 121 КЗпП). Це витрати на добові, проїзд та проживання в готелях тощо. Інша група витрат пов’язана із виконанням завдання – мети відрядження.

У зазначеному випадку слід пам’ятати, що водія, який їде у відрядження на службовому автомобілі,  роботодавець має забезпечити пальним. Тобто, наданням автомобіля і пального роботодавець виконує обов’язок профінансувати проїзд працівника до місця відрядження і назад.

Звісно, водій може придбати пальне і самостійно, в такому випадку він має про це відзвітувати. А облік таких витрат напряму залежить від того, чи отримував водій аванс на відрядження, чи ні.

Якщо отримував, то за підзвітні кошти він матеріально відповідає. Тому має подати авансовий звіт (у строки, визначені п. 170.9 ПКУ, в залежності від того, як він отримав підзвітні кошти, готівкою з каси підприємства, на власний рахунок в банку чи скористався корпоративною карткою). До авансового звіту обов’язково додаються документи, які підтверджують понесені витрати (крім витрачених добових, які мають фінансувати особисті потреби).

Тож, придбав пальне (заправив автомобіль) – надай авансовий звіт і додай до нього розрахунковий документ (чек тощо). Немає розрахункового документа – витрати не підтверджені і підзвітні кошти або треба буде повернути роботодавцю (в строки подання авансового звіту), або вони стануть оподаткованим доходом працівника.

Якщо працівник витратив власні кошти, щоб отримати відшкодування без авансового звіту теж не обійтись. І тут строки подання авансового звіту ті ж самі, адже в ньому слід обов’язково показати і добові, без яких не обходиться жодне відрядження. Якщо авансовий звіт затверджено без документів, які підтверджують понесені витрати на придбання пального, то сума відшкодування таких витрат також є оподаткованим доходом працівника.

Нагадаємо, що надміру витрачені кошти (а саме таку назву мають усі витрати на відрядження, які не підтверджені відповідно і у строки, зазначені в п. 170.9 ПКУ) оподатковуються ПДФО за ставкою 18%. Для визначення бази оподаткування ПДФО застосовується коефіцієнт за п. 164.5 ПКУ. Також такий дохід (але вже без коефіцієнта) оподатковується 1,5% військового збору.  А ще такий дохід слід зазначити в податковому розрахунку за формою №1ДФ з ознакою доходу 118.

Оприбуткування та списання пального. В принципі, керівник підприємства має право заявити, що раз немає документів про придбання пального, доданих до авансового звіту, то відшкодовувати витрати (у невідомо якій сумі) працівнику не будуть.

Але тут постає питання, що робити із «зайвим» пальним, залишок якого зафіксовано в автомобілі даними лічильника. Адже підприємство має вести облік пального та контролювати його надходження і витрачання. Як саме організовується такий облік, кожне підприємство вирішує для себе самостійно.

При цьому слід враховувати, що з 14.08.2011 р. (з набранням чинності Законом №3565) подорожній лист (як легкових, так і вантажних авто) вже не є обов’язковим документом. Про це зазначалось тут.

Але, якщо підприємство все ж таки застосовує подорожній лист і зазначає у ньому кількість витраченого пального, правила такого зазначення визначаються підприємством самостійно.

При цьому, в обліку виникне розбіжність – у підприємства оприбутковано за наявними первинними документами менша кількість пального, ніж списується. Пояснити таку розбіжність досить просто – можна взяти пояснювальну записку від водія, у якій він зазначить, що придбав пальне у певній кількості, заправив автомобіль під час відрядження, але не зберіг документи про таке придбання пального, тому і не надав їх бухгалтерії.

Що робити з таким надлишком? На думку автора, є два варіанти.

Якщо підприємство вирішить компенсувати працівнику витрати на придбання пального без підтвердних документів (на підставі лише авансового звіту), то така компенсація (відшкодування) буде оподаткованим доходом працівника. Але підприємство таким чином зможе на підставі такого авансового звіту оприбуткувати це пальне, а далі його списати відповідно до подорожнього листа та інших документів (якими на такому підприємстві оформлюється списання пального).

Якщо ж підприємство ці витрати не компенсує, то йтиметься про безоплатне отримання пального. Тож, оприбуткувати його можна (скласти первинний документ про оприбуткування можна буде на підставі пояснювальної записки працівника, даних лічильника тощо), але одразу доведеться визнати дохід. Згідно із Методичними рекомендаціями №2:

• запаси, які одержані безоплатно, оформлюються накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів або товарно-транспортною накладною з використанням штампу (позначення) про оприбуткування, або актом про приймання матеріалів, або прибутковим ордером. Прибутковий ордер складається матеріально відповідальною особою у день прийняття запасів;
• первісною вартістю запасів, одержаних підприємством безоплатно, визнається їх справедлива вартість з урахуванням фактично понесених витрат, які передбачені підпунктом 2.2 цих Методичних рекомендацій;
• при цьому робиться проведення Дт 203 «Пальне» Кт 718 "Дохід від безоплатно одержаних оборотних активів".

Відповідно, далі, внаслідок використання такого пального, підприємство визнаватиме витрати.