Відшкодування витрат на ремонт службового мобільного телефону за кордоном

Запитання: 

Компанія придбала службовий мобільний телефон та надала його у використання співробітнику. За час користування телефоном пошкодився модуль дисплея і співробітник, перебуваючи у відрядженні за кордоном, за власний кошт відремонтував телефон. Вартість ремонту - 100 євро (підтверджено чеком). Чи може підприємство відшкодувати співробітнику дані витрати? Якщо так, то чи потрібно розглядати ці витрати як додаткове благо для співробітника та оподатковувати ці витрати ПДФО та військовим збором? Витрати щодо ремонту телефона відносити на збільшення балансової вартості ОЗ чи до витрат поточного періоду?

Відповідь:

Придбавати матеріальні цінності чи послуги за кордоном, з подальшим оприбуткуванням їх підприємством, працівник не може. Це випливає зі ст. 7 Декрету №15-93, згідно з якою розрахунки між резидентами та нерезидентами у межах торгівельного обороту здійснюються виключно через уповноважені банки.

У випадку здійснення розрахунків з нерезидентом у межах торгівельного обороту не через уповноважені банки (як в ситуації з придбанням працівником ТМЦ закордоном) до такого суб’єкта господарювання застосовується штраф у розмірі суми таких розрахунків за обмінним курсом НБУ на день здійснення таких операцій.

Отже, компенсувати витрати працівнику на придбання послуг за кордоном – точно не можна. Що ж можна зробити в даній ситуації? Підприємство може придбати у працівника товар як у фізособи. Звичайно ремонт, як послугу придбати не вийде, однак підприємство може оформити придбання у працівника екрану для телефона і списати його вартість на витрати підприємства.

Вартість такого скла не призведе до збільшення вартості такого необоротного активу, адже це ремонт з методом підтримки об’єкта в поточному стані, а не його модернізація, що призводить до збільшення економічних вигід від використання такого необоротного активу.

Оприбуткувати товар, переданий від фізособи згідно з договором купівлі-продажу, можна на підставі акта оприбуткування (акта закупівлі), який треба оформити згідно з вимогами до первинних документів. Варто також мати документи (або їх копії), які підтверджують право власності фізособи на товар, що реалізується, в яких зазначено ціну товару. Виплату коштів за придбаний товар підприємство може провести готівковим розрахунком через касу підприємства або безготівковим способом з поточного рахунка підприємства.

Неприємний момент полягає в тому, що таке придбання ТМЦ у працівника стане оподатковуваним доходом такого працівника і буде підлягати оподаткуванню ПДФО та військовим збором.

Яку ж ставку ПДФО при цьому застосовувати? Застосування ставки 5% передбачено п. 173.1 ПКУ як для операцій з продажу фізособою об’єкту рухомого майна, застосовується виключно за наявності оціночної вартості такого об’єкту. Отже, якщо така оцінка є, то податковий агент (підприємство) застосовує ставку 5%. Якщо ж такої оцінки немає, то до таких доходів застосовується ставка визначено п. 167.1 ПКУ – 18%.

При цьому ставка військового збору в обох випадках буде становити 1,5%.