Особливості оподаткування та розрахунків ФОП-експедитора з перевізниками готівкою (аудіоверсія)

ФОП без власного автопарку працює як класичний експедитор (посередник за договором транспортного експедирування). Розрахунок готівкою з водієм можливий без наслідків лише за умови офіційного оформлення: якщо водій є ФОП — за документом про оплату з дотриманням ліміту 50 000 грн на день; якщо водій звичайна фізособа — ФОП зобов'язаний утримати ПДФО 18%, ВЗ 5% та сплатити ЄСВ 22%.

Підтверджувати розрахунок із водієм (перевізником) обов’язково: без підтвердження витрат уся сума, отримана від замовника (включно з транзитними коштами на перевезення), буде включена податковою до оподатковуваного доходу ФОПа.

Варіанти організації діяльності ФОП-експедитора 

Коли підприємець не має транспорту і водіїв, використовуються два правових формати: 

Варіант А. Договір транспортного експедирування (рекомендований для спрощеної системи) 

Згідно з ст. 9 Закону України «Про транспортно-експедиторську діяльність» від 01.07.2004 №1955-IV, експедитор організовує перевезення за дорученням клієнта і за його рахунок. 

• Платежі чітко розмежовуються: винагорода експедитора та транзитні витрати (компенсація послуг перевізника).
• Оподаткування (3 група ЄП): відповідно до п. 292.4 ПКУ, у разі надання послуг за договорами транспортного експедирування доходом є виключно сума винагороди. Транзитні кошти не оподатковуються ЄП. 

Варіант Б. Прямий договір перевезення із залученням субпідрядника

ФОП бере зобов'язання доставити вантаж сам і залучає фактичного перевізника як третю особу. Для платника єдиного податку це невигідно, оскільки весь оборот (уся отримана від клієнта сума) вважатиметься його доходом і оподатковуватиметься єдиним податком (5% або 3%), оскільки зменшення доходу на суму витрат на спрощеній системі не передбачено. 

Як провести готівковий розрахунок з водієм без негативних наслідків 

Підприємець має право зняти готівку зі свого підприємницького рахунку на господарські потреби (у межах встановленого НБУ ліміту 100 000 грн на день). Проте законність виплати залежить від статусу водія: 

Водій має статус ФОП (зареєстрований перевізник)

Між ФОП-експедитором та ФОП-перевізником укладається договір перевезення/заявка та підписується двосторонній акт наданих послуг.

Виплата готівки допускається з дотриманням обмеження: не більше 50 000 грн на день з одним суб’єктом господарювання (Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148).

Перевізник зобов'язаний видати документ про отримання грошей (фіскальний чек РРО/ПРРО, розрахункову квитанцію або квитанцію до прибуткового касового ордера). Цей документ є для  ФОП-експедитора первинним підтвердженням витрати.

Водій — звичайна фізична особа (без статусу ФОП)

Виплата готівки напряму фізособі перетворює ФОП-експедитора на податкового агента.

Необхідно укласти цивільно-правовий договір (ЦПД), підписати акт виконаних робіт, виплатити винагороду за видатковим документом (розписка/відомість) та нарахувати/утримати податки:

• ПДФО = 18%;
• Військовий збір = 5%;
• ЄСВ = 22% (нараховується «зверху»).

Суму виплати та сплачені податки обов'язково відображають у додатку 4ДФ Податкового розрахунку.

Звертаємо увагу, надання послуг комерційного перевезення фізичною особою без статусу підприємця та ліцензії може призвести до визнання діяльності незаконною, а відносин із замовником — трудовими. 

Перевезення вже виконані, гроші надійшли, а з водієм розрахувалися неофіційно: чи потрібно підтверджувати оплату? 

Так, підтверджувати факт розрахунку та понесені витрати обов'язково. 

Чому податкова вимагатиме документи 

Збереження транзитного статусу коштів (на єдиному податку)

Згідно з п. 292.4 ПКУ, підтвердженням витрат експедитора є документи (рахунки, акти, платіжні документи), видані залученими суб'єктами господарювання.

Якщо у ФОПа є лише надходження повної суми на рахунок від клієнта і немає первинних документів про передачу коштів перевізнику (акта та документа про оплату), податкові органи під час перевірки виключать операцію з категорії посередницьких. У результаті вся сума, що зайшла від клієнта (а не лише експедиторська маржа), буде визнана виручкою ФОПа, з якої донарахують єдиний податок, штрафи і пеню. Ба більше, це може призвести до примусового зняття зі спрощеної системи у разі перевищення ліміту доходу.

Ризики незадекларованого податкового агентства

Якщо під час перевірки з'ясується, що готівку без оформлення отримала звичайна фізична особа, ФОПу загрожує донарахування ПДФО 18%, ВЗ 5%, штрафи за неутримання податків за ст. 125-1 ПКУ та штрафи за неподання додатка 4ДФ (ст. 119 ПКУ).

На загальній системі оподаткування 

Відповідно до п. 177.2, пп. 177.4.5 ПКУ, витрати визнаються виключно за касовим методом та на підставі первинних документів. Немає офіційної оплати водієві — немає витрат, податки сплачуються з усього валового доходу.

Як діяти, щоб мінімізувати ризики 

• Якщо водій є зареєстрованим ФОП: терміново оформити договір, акт надання послуг перевезення та оформити документ про фактичний розрахунок (якщо сума за день не перевищувала 50 000 грн — документ про готівкову оплату, або провести офіційний безготівковий платіж з рахунку ФОПа на рахунок водія-ФОПа як погашення кредиторської заборгованості);
• Обов'язково мати комплект транспортних документів (товарно-транспортну накладну або CMR), де зазначено вантажовідправника, вантажоодержувача, експедитора та фактичного перевізника.

Висновки

• Для ФОП на спрощеній системі найвигідніше працювати за договором транспортного експедирування, де оподатковується лише комісійна винагорода, а транзитні кошти за перевезення не включаються до єдиного податку;
• Розрахунки готівкою з водіями можливі за умови офіційного оформлення: якщо водій є ФОП — з дотриманням ліміту 50 000 грн на день і наявністю розрахункового документа; якщо звичайна фізособа — ФОП зобов'язаний утримати ПДФО, військовий збір та нарахувати ЄСВ;
• Підтверджувати витрати та розрахунки з перевізником обов'язково: без первинних документів податкова класифікує всю суму надходжень від замовника як дохід ФОПа, що призведе до донарахування податків і штрафів.