Розрахунок та встановлення ліміту каси: загальні правила

Загалом процес встановлення ліміту каси (як і перегляд діючого) є нескладним. Для цього достатньо:

— заповнити Розрахунок та засвідчити його підписом у головного бухгалтера (бухгалтера) і директора;

— видати наказ, в якому зазначити метод визначення ліміту каси та безпосередньо встановити ліміт каси на підприємстві.

Ліміт каси можна встановити або за середньоденним надходженням, або за середньоденним вибуттям готівки з каси, залежно від рішення керівника підприємства (п. 5.3 Положення №637). Ці середньоденні суми обчислюються за будь-які три місяці поспіль з останніх дванадцяти (п. 5.4 Положення №637). Звісно, краще вибрати такі три місяці, на які припали найбільші надходження готівки до каси (вибуття з каси).

Показники готівкової виручки для розрахунку середньоденного надходження можна взяти з касової книги або з обороту за дебетом субрахунка 301. Нагадаємо, що готівкова виручка — це сума фактично одержаних готівкових коштів від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) і позареалізаційні надходження (п. 1.2 Положення №637). Iз першою частиною все зрозуміло, а от до позареалізаційних надходжень, згідно з тим же п. 1.2 Положення №637, записують: надходження від операцій, що безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна (включаючи основні засоби, нематеріальні активи, продукцію допоміжного та обслуговуючого виробництва), у тому числі погашення дебіторської заборгованості, заборгованості за позиками (поворотна фіндопомога), безоплатно одержані кошти, відшкодування матеріальних збитків, внески до статутного капіталу, платежі за надане в лізинг (оренду) майно, роялті, дохід (проценти) від володіння корпоративними правами, повернення невикористаних підзвітних сум, інші надходження (наприклад, кошти, що надійшли з головної каси до каси філії чи навпаки). Таким чином, для визначення середньоденного надходження не треба враховувати готівку, отриману з банку.

Якщо ж ліміт розраховують за вибуттям готівки, то показники знову ж таки беруть із касової книги або з оборотів за субрахунком 301 — але вже за кредитом. До підрахунку не потраплять лише виплати, пов'язані з оплатою праці, пенсій та дивідендів (див. абз. 4 п. 5.4 Положення №637 та додаток 8 до Положення №637).

Тепер визначити середньоденне надходження чи вибуття готівки з каси простіше простого: одержані показники ділять на кількість робочих днів за ті ж три місяці. Це й буде той максимальний розмір ліміту каси, який може затвердити своїм наказом керівник (п. 5.2 Положення №637).

А тепер усі отримані нами дані потрібно занести до форми Розрахунку. Порядку заповнення Розрахунку у Положенні №637 немає, та й роз'яснень з цього приводу НБУ теж не надавав. Тож заповнити Розрахунок потрібно або за надходженням, або за вибуттям.

У наказі керівника варто чітко вказати, які саме 3 місяці підряд взято для розрахунку ліміту, які терміни здавання готівки до банку встановлено на підприємстві, а також з якої дати діє ліміт.

Якщо не затвердити ліміт каси наказом, то готуйтеся, що під час податкової перевірки буде визнано, що ліміт у вас не встановлений взагалі, тобто він дорівнює 0. У такому випадку вся готівка, що перебуває в касі на кінець робочого дня і не здана до банку, вважається понадлімітною (абз. 1 п. 5.8 Положення №637).

Трапляється, що ліміт каси встановлено з порушенням — неправильно розрахували і встановили з перевищенням граничних розмірів. Тоді ліміт вважають встановленим на рівні граничних розмірів, а от суми виявлених перевищень вважатимуться понадлімітними (абз. 2 п. 5.8 Положення №637).

Якщо ваш середньоденний показник після проведення розрахунку дорівнює 0 або не перевищує 10 н. м. д. г. (170 грн), ви можете встановити ліміт каси в розмірі 170 грн (абз. 5 п. 5.4 Положення №637).

Приклад. ТОВ «Кавун» вирішило переглянути діючий ліміт каси та встановити новий. Для розрахунку взяли три місяці поспіль з останніх 12-ти місяців роботи, в яких були найбільші надходження готівки: червень, липень та серпень 2011 року. Надходження готівки до каси за цей період — 2589638 грн (у т. ч. отримали з банку — 100000 грн). Водночас із каси за цей же час видали 2590000 грн (із них на зарплату — 150000 грн). Кількість робочих днів на підприємстві за червень, липень та серпень 2011 р. — 65. Договором передбачено, що готівку до банку підприємство здає щодня. Тож середньоденне надходження дорівнює (2589638 - 100000) = 2489638 : 65 = 38302,12 грн. Середньоденна видача становить (2590000 - 150000) = 2440000 : 65 = 37538,46 грн. Керівництво вирішило затвердити ліміт каси за надходженням в розмірі 38300 грн (затверджений ліміт каси не може перевищувати розрахованого середньоденного надходження готівки до каси).