Які розрахункові документи має право надавати працівник разом з авансовим звітом?

Бувають випадки, коли працівник не може заздалегідь повідомити роботодавця про необхідність придбати товари (роботи, послуги) для господарських потреб підприємства. У такому разі можна говорити, що він діє без попереднього доручення.

Такі взаємовідносини між працівником і підприємством регулюються положеннями ст. 1158 — 1160 ЦКУ. Вони кваліфікуються як вчинення дій у майнових інтересах іншої особи без її доручення (див. листи НБУ від 14.09.2016 р. № 18-0005/76945 та Мінфіну від 28.08.2007 р. № 31-34000-10-25/17266).

Особа (працівник), що вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, зобов’язана при першій нагоді повідомити її про свої дії (ч. 2 ст. 1158 ЦКУ). І якщо ці дії будуть схвалені іншою особою (роботодавцем), то надалі до відносин сторін застосовуються положення про відповідний договір (тобто про договір доручення).

Слід зауважити, що працівник підприємства має право вимагати, щоб роботодавець відшкодував витрати, фактично понесені в інтересах підприємства. Таке право йому надає ч. 1 ст. 1160 ЦКУ.

При цьому працівник відповідно до ст. 1159 ЦКУ зобов’язаний негайно після закінчення дій, вчинених в інтересах роботодавця, надати останньому звіт про ці дії і передати йому все, що при цьому було отримано.

Зазвичай у такому разі застосовується все той же Звіт про використання підзвітних коштів. Свого часу так рекомендували вчинити фахівці Мінпраці (див. лист від 10.08.2009 р. № 193/06/186-09) і Мінфіну (див. лист від 28.08.2007 р. №31-34000-10-25/17266). Крім того, до Звіту в обов’язковому порядку додаються оригінали документів, що підтверджують факт здійснення працівником витрат, а також суми таких витрат.

Якщо керівник прийняв такий Звіт і підтвердив правомірність здійснення витрат своїм підписом, у працівника з’являються всі підстави вимагати, щоб підприємство відшкодувало йому витрати. Зверніть увагу: якщо аванс підзвітній особі не видавався, то застосування строків складання і подання Звіту про використання підзвітних коштів, установлені законодавством, не є обов’язковими.

Після довгої суперечки із ДПС, Мінфін в УПК від 26.04.2019 р. №181 зауважив, що компенсація за придбані коштом працівника ТМЦ, послуги, роботи – не дохід співробітника, а відповідно немає утримань ПДФО та ВЗ, якщо працівник разом із авансовим звітом надасть відповідні підтвердні документи (первинні, розрахункові) щодо придбання товарів, робіт послуг.

Тепер щодо підтвердних документів

Відповідно до ст. 2 Закону про РРО, розрахунковий документ - документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, видатковий чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, операцій з видачі готівкових коштів держателям електронних платіжних засобів, отримання (повернення) коштів, торгівлю валютними цінностями в готівковій формі, створений в паперовій та/або електронній формі (електронний розрахунковий документ) у випадках, передбачених цим Законом, зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або програмним реєстратором розрахункових операцій, чи заповнений вручну.

Отже, як бачимо, в залежності від статусу продавця, підтвердним розрахунковим документом може бути фіскальний чек РРО, товарний чек (якщо продавець ФОП і має право не застосовуввати РРО), розрахункова квитанція тощо.

Таким чином, на підставі затвердженого директором авансового звіту з доданими розрахунковими документами (чек РРО та товарний чек) працівнику можуть бути компенсовані понесені ним витрати. Своєю чергою, сума зазначених  витрат включається до складу витрат підприємства.