Компенсація за використання автомобіля працівника: як виплачується?

Перш за все слід зауважити, що не всі фахівці вважають легальним оформлювати службове використання автомобіля, який належить працівнику, шляхом виплати йому компенсації. Справа в тому, що сама така виплата ґрунтується лише на нормі КЗпП — ст. 125, яка говорить про компенсацію зносу інструменту. Автомобіль — це, безумовно, не інструмент, а про використання іншого майна працівника ця норма нічого не говорить. В ЦКУ ж така компенсація не передбачена, а плата за таке користування чужим майном називається орендною платою. Втім, самі податківці не заперечують право роботодавця і працівника домовитись про таку компенсацію і не відмовляють роботодавцю в податковому кредиті за витратами, понесеними у зв'язку із експлуатацією такого автомобіля (див., наприклад, ІПК від 08.12.2017 г. №2912/6/99-99-15-01-01-15/ІПК). Але обережні роботодавці можуть отримати з цього питання власну ІПК.

На практиці виплату компенсації за використання автомобіля, який належить працівнику, оформлюють по-різному: наказом керівника, передбачають у трудовому договорі (контракті) з працівником або укладають окремий договір.

В цих документах треба висвітлити, крім іншого, такі питання: дані автомобіля (марка, державний номер, рік випуску); питання технічного обслуговування і ремонту (хто саме і за чий рахунок має їх здійснювати); розмір і порядок виплати компенсації. При цьому треба пам'ятати, шо такий автомобіль не переходить у володіння підприємства, а залишається у власності працівника. Що стосується розміру компенсації, то вона визначається за домовленістю сторін і її розмір залежить від вартості автомобіля, нормативного строку його служби, строку та інтенсивності використання тощо.

Розраховувати компенсацію податківці радять у межах норм амортизації автомобіля (оскільки компенсація виплачується за зношення автомобіля). Для цього потрібно визначитися з вартістю автомобіля на момент його передачі роботодавцю у використання та з порядком розрахунку зносу (амортизації). Підтвердженням вартості автомобіля є документи на його купівлю, якщо автомобіль новий, або експертний висновок, якщо автомобіль був в експлуатації. Амортизація нараховується одним із методів, визначених п. 26 П(С)БО 7 «Основні засоби».

Також радимо скласти наказ керівника підприємства про порядок використання автомобіля працівника в господарській діяльності підприємства із виплатою компенсації. Цим наказом встановлюється напрямок використання автомобіля на підприємстві (з якою метою він використовуватиметься), порядок використання (хто саме ним користуватиметься); порядок оформлення документів про таке використання (наприклад, на підставі подорожніх листів) тощо.

Бухгалтерський облік

У бухгалтерському обліку рахунок для відображення витрат на компенсацію вартості використання авто працівнику залежить від напряму використання такого автомобіля (Д-т 23, 91, 92, 93 чи 94). За кредитом радимо використовувати рахунок 663 «Розрахунки з працівниками за іншими виплатами».

Податковий облік

Податок на прибуток

Вартість компенсації за користування авто, так само, як і вартість придбаного і використаного у зв'язку з таким користуванням бензину, у бухгалтерському обліку потрапить до витрат підприємства у повній сумі. Розділ ІІІ ПКУ не передбачає коригувань фінрезультату у таких ситуаціях.

Податок на додану вартість

 Оскільки власником автомобіля є фізособа — неплатник ПДВ, то, звісно, жодного податкового кредиту в сумі сплаченої компенсації або орендної плати підприємство не матиме.

Але якщо підприємство за договором буде здійснювати витрати на ремонти та утримання автомобіля, то матиме і податковий кредит на суми ПДВ, сплачені у ціні придбаних у зв'язку з цим товарів та послуг. І не буде визнавати податкове зобов'язання згідно з п. 198.5 ПКУ, у разі документального підтвердження використання автомобіля в господарській діяльності.

Для цього слід складати відповідні первинні документи (можна використовувати подорожні листи, хоча їх форма¹, колись типова, наразі скасована). Радимо для доведення зв'язку здійснених підприємством витрат пального з його господарською діяльністю зазначати у подорожніх листах мету поїздок і маршрут, яким рухався автомобіль.

¹ Форма подорожного листа службового легкового автомобіля раніше була затверджена наказом Держкомстату від 17.02.98 р. №74, а для вантажного автомобіля — наказом Мінтрансу та Мінстату від 29.12.95 р. №488/346.

 

ПДФО, ВЗ та ЄСВ

Сума компенсації за використання авто не належить до фонду оплати праці, вона є додатковим благом. Тому із суми компенсації потрібно утримати ПДФО у розмірі 18% та військовий збір у розмірі 1,5%. Ознака у формі №1ДФ у такому разі «126». А ось ЄСВ на такий дохід не нараховується (п. 11 р. І Переліку №1170).