Порядок ведення книги обліку доходів та витрат для підприємця -"загальносистемника"

Відповідно до п. 177.10 ПКУ, фізичні особи — підприємці на загальній системі оподаткування зобов'язані вести Книгу обліку доходів і витрат (далі — Книга), у якій щоденно на підставі первинних документів здійснюються записи про операції, що відбулися у звітному (податковому) періоді.

Діюча форма та Порядок ведення Книги фізичними особами — підприємцями на загальній системі оподаткування встановлені наказом Міндоходів від 16.09.2013 р. №481 (далі — Книга та Порядок).

Книга ведеться за вибором платника податку в паперовому або електронному вигляді (п. 2 Порядку).

Якщо підприємець обрав ведення Книги у паперовому вигляді, спочатку її слід зареєструвати в органі ДФС. Для цього фізичні особи — підприємці подають до контролюючого органу за місцем обліку її примірник.

У разі обрання підприємцем ведення Книги в електронній формі:

1) підприємець зобов'язаний: отримати посилені сертифікати відкритих ключів, сформованих акредитованими центрами сертифікації ключів, включених до системи подання податкових документів в електронному вигляді, укласти договір про визнання електронних документів з контролюючим органом та сформувати заяву на отримання Книги і надіслати її до контролюючого органу за місцем податкового обліку засобами електронного зв'язку з дотриманням умов щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством;

2) контролюючий орган за місцем податкового обліку протягом 3 робочих днів формує і надсилає підприємцю повідомлення про реєстрацію Книги із зазначенням реєстраційного номера Книги та дати її реєстрації;

3) після отримання підприємцем повідомлення про реєстрацію Книги така особа здійснює операції з її ведення згідно з Порядком.

Відповідно до п. 6 Порядку підприємці заносять до Книги відомості в такому порядку:

1) у графі 1 зазначається дата запису (день, місяць, квартал, рік);

2) у графі 2 відображається сума доходу, отриманого від здійснення підприємницької діяльності із сумарним підсумком за місяць, квартал, рік, зокрема, кошти, що надійшли на поточний рахунок, у касу платника податків та/або отримано готівкою, сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг);

3) у графі 3 вказується сума повернутих підприємцем коштів за товари (роботи та послуги) та/або повернутої передплати;

4) графа 4 розраховується як різниця між отриманим доходом від здійснення підприємницької діяльності (графа 2) та сумою повернутих самозайнятою особою коштів за товари (роботи та послуги) (графа 3);

5) у графі 5 зазначаються реквізити документа, який підтверджує понесені витрати, що безпосередньо пов'язані з отриманим доходом. Документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів, робіт, послуг;

6) у графі 6 відображається сума витрат, які документально підтверджені та безпосередньо пов'язані з отриманням доходу за підсумками дня;

7) у графі 7 відображається сума витрат на оплату праці та нарахування на оплату праці найманих осіб, понесені у звітному місяці;

8) у графі 8 відображається сума фактично понесених інших витрат, безпосередньо пов'язаних з одержанням доходу, які не зазначені в графах 6 та 7, зокрема, витрати на оплату послуг зв'язку, орендних та комунальних платежів тощо;

9) у графі 9 зазначається сума чистого оподатковуваного доходу, яка розраховується як різниця між сумою доходу за звітний період (графа 4) та сумою понесених витрат від провадження підприємницької діяльності (графи 6, 7, 8).

При цьому нормами ПКУ та Порядком не передбачено вимоги щодо ведення Книги найманими особами, які перебувають у трудових відносинах із підприємцем. Тобто бажано, щоб таку Книгу підприємець вів самостійно.

На жаль, не враховують Порядок і форма Книги зміни, які відбулися в ст. 177 ПКУ щодо можливості включення до витрат підприємцем, зокрема, сум амортизації необоротних активів (про що далі).

На нашу думку, такі витрати слід зазначати у графі 8 (тобто серед інших витрат) на підставі документів про нарахування такої амортизації. Такі документи підприємець може складати у довільній формі (в пп. 177.4.6 ПКУ зазначається лише вимога щодо відповідного ведення окремого обліку таких витрат, але не зазначається, яким саме має бути такий облік). Втім, радимо складати ці документи за аналогією до того, як вони складаються юрособами, — тобто із дотриманням вимог щодо обов'язкових реквізитів первинних документів, встановлених ст. 9 Закону про бухоблік.