Витрати у Книзі підприємця-"загальносистемника": від А до Я

Метод визнання витрат (після оплати чи нарахування)

Підприємець-"загальносистемник" має відносити витрати до складу податкових за касовим методом. Тобто, товари або послуги повинні бути не тільки отримані, а й оплачені. Відповідно такі документи як видаткова накладна та акт виконаних робіт не підтверджують витрати підприємця. До них треба додати документ, що підтверджує оплату (банківську виписку, платіжне доручення, фіскальний чек, квитанція  тощо). Саме реквізити таких документів і слід вказувати у гр. 5 Книги.

Таким чином, для усіх витрат "загальносистемника" (гр. 6, 7, 8 Книги) визнають за касовим методом, тобто за оплатою.

Однак існують деякі особливості при їх відображені у Книзі, про які зауважимо далі.

Відображення у гр. 6 Книги витрат, пов’язаних із придбанням товарів

Перш за все зауважимо, що за загальним правилом в Книзі доходів і витрат записи виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід (п. 5 Порядку №481).

Відповідно до пп. 6 п. 6 Порядку №481 у графі 6 відображається сума витрат, які документально підтверджені та безпосередньо пов'язані з отриманням доходу за підсумками дня.

У ресурсі «ЗІР» міститься два роз’яснення, що стосуються заповнення гр. 6 Книги:

1. якщо отримання доходу та понесення витрат відбувались в різних звітних періодах, тоді підприємець за підсумком дня у гр. 2 зазначає отриманий дохід та одночасно у гр. 6 суму витрат, пов’язаних з придбанням товарів (робіт, послуг), отримання доходу від реалізації яких відображено у гр. 2 Книги (підкатегорія 104.08 ресурсу «ЗІР»*);

2. якщо дохід отримано в одному місяці, а витрати, пов’язані з його отриманням понесені у наступному місяці, тоді підприємець за підсумком дня по факту отримання доходу/понесення витрат відповідно заповнює гр. 2 та гр. 6 Книги (підкатегорія 104.08 ресурсу «ЗІР»**).

Судячи із цих роз’яснень, наведемо приклади.

Приклад 1. Витрати понесені (оплачені) у вересні, а дохід отримано у листопаді.

У вересні нічого не відображаємо у Книзі.

У листопаді відображаємо дохід у гр. 2 та одночасно витрати у гр. 6, що пов’язані із отриманням такого доходу.

Приклад 2. Дохід отримано у вересні, витрати понесені (оплачені) у листопаді.

У вересні відображаємо дохід у гр. 2 Книги. Витрати не відображаємо, адже вони ще не понесені (не оплачені).

У листопаді відображаємо понесені витрати у гр. 6 Книги, якщо хоч в один із днів такого місяця був отриманий дохід. Адже пам’ятаємо загальне правило: записи у Книгу здійснюються в кінці дня, протягом якого отримано дохід.

Склад витрат, пов’язаних із придбанням товарів

Підхід до заповнення цієї графи такий: якщо витрати можна класифікувати як прямі, тобто їх можна безпосередньо віднести на конкретний об’єкт витрат (продукція, роботи, послуги), то їх слід відображати в цій графі, якщо ні — у графі 8.

Як правило, підприємці, пов’язані з торгівлею, відображають у графі 6 купівельну вартість проданих товарів. Проте при значній номенклатурі товарів, придбаних за різними цінами, зручніше використовувати бухгалтерські методи визначення собівартості реалізованих запасів.

Відповідно до п. 11 П(С)БО 16 «Витрати» собівартість реалізованої продукції (робіт, послуг) складається з виробничої собівартості продукції (робіт, послуг), яка була реалізована протягом звітного періоду, нерозподілених постійних загальновиробничих витрат та наднормативних виробничих витрат.

До виробничої собівартості продукції (робіт, послуг) включаються:

• прямі матеріальні витрати;
• прямі витрати на оплату праці;
• інші прямі витрати;
• змінні загальновиробничі та постійні розподілені загальновиробничі витрати.

Про те, що у гр. 6 Книги можна вказувати як собівартість реалізації, так і вартість придбання, говорять самі податківці у Віснику Міндоходів***.

Радимо оформити внутрішній документ (на кшталт наказу про облікову політику), в якому зауважити, що підприємець обрав за основу відображення у гр. 6 Книги витрати за собівартістю реалізації або вартість придбання.

Пропорційний розподіл витрат

Зауважимо, що у графу 6 Книги обліку доходів та витрат підприємця на загальній системі оподаткування потрапляють лише вартість тих товарів, які були реалізовані протягом дня та дохід за якими відображений у гр. 2 Книги. Тобто витрати мають бути пропорційно розподілені отриманому доходу.

Відображення витрат у гр. 7 та гр. 8 Книги

Згідно з роз’ясненнями в підкатегорії 104.03 «ЗІР»**** щодо заповнення Книги обліку доходів і витрат податківці зазначають: якщо фізособа-підприємець, яка не отримувала доходу від підприємницької діяльності:

• протягом робочого дня та при цьому мала інші витрати (окрім витрат, зазначених у графах 6 та 7), безпосередньо пов’язані з одержанням доходу, має право зазначити такі витрати у графах 5 та  8 Книги;
• у звітному місяці — то графа 7 «Сума витрат на оплату праці найманих осіб» Книги не заповнюється.

Таким чином, до Книги обліку доходів і витрат заносять дані про отримані доходи за підсумком робочого дня, та понесені витрати, якщо вони пов’язані з отриманням такого доходу. Водночас податківці вважають за можливе внесення до графи 8 Книги суми витрат, якщо навіть цього дня доходів отримано не було.

Втім, такі витрати все одно мають відображатися за датою перерахуванням коштів.

Приклад

12.11.2016 р. – від постачальника по накладній отримано товар, вартістю 9600 грн, в т.ч. ПДВ та кількістю 100 одиниць.

Витрати за придбаними товарами показуються в періоді, коли відбулася реалізація відповідних товарів. Отже, на дату отримання товарів по накладній витрати у Книзі не відображаються.

14.11.2016 – виписано видаткову накладну покупцю товару (кількість 80 одиниць) на суму 12000 грн, в т.ч. ПДВ.

Дохід ще не отримано, адже не було отримано оплати за проданий товар. Отже, на дату виписки накладної такі доходи у Книзі не відображаються.

16.11.2016 – отримано частину оплати за товар у розмірі 6000 грн,  в т.ч. ПДВ

16.11.2016 – перераховано кошти постачальнику за частину товару 5000 грн, в т.ч. ПДВ.

Даною датою слід відобразити як дохід, так і витрати, щоправда, визначивши частину фактично сплачених витрат, які безпосередньо взяли участь в отриманні такого доходу.

Дохід за продані 80 одиниць товару в частині отриманого авансу складає 5000 грн.

Щодо витрат, то тут трохи складніше.

Так, спершу слід визначити собівартість реалізованих 80 одиниць товару – 6400 грн (8000 грн /100 одиниць х 80 одиниць). Оплачені із них лише 4166,67 грн. Однак було отримано не 100% оплати від покупця, а лише 50%, тому розмір витрат, який має потрапити до гр. 6, на нашу думку, є 2083,34 грн (4166,67 х 50%).

30.11.2016 р. – нараховано зарплату бухгалтеру – 2000 грн.

30.11.2016 р. – нараховано ЄСВ на зарплату – 440 грн (2000 х22%).

Такі витрати потраплять до гр. 7 Книги лише за датою фактичної виплати зарплати та сплати податків та ЄСВ.

30.11.2016 р. – оплачено РКО у розмірі 250 грн.

Цією датою слід відобразити витрати з РКО, адже датою відображення таких витрат є дата їх фактичної оплати, без прив'язки до дати отримання доходу.

30.11.2016 р.  - отримано акт за оренду на суму 4000 грн, в т.ч. ПДВ.

02.12.2016 р. – оплачено орендну плату.

Витрати у вигляді орендної плати потраплять до гр. 8 лише за датою перерахування коштів, то 02.12.016 р.

Про інші особливості заповнення Книги обліку доходів та витрат підприємця-"загальносистемника" читайте тут.

* Запитання: "Яким чином ФОП на загальній системі оподаткування заповнює графу 6 Книги обліку доходів та витрат, якщо отримання доходу та понесення витрат відбувались в різних звітних періодах".

** Запитання: "Яким чином ФОП заповнює Книгу обліку доходів і витрат, якщо дохід отримано в одному місяці, а витрати, пов’язані з його отриманням понесені у наступному місяці?".

*** Оскільки собівартість продукції складається не лише з ціни придбання витрачених на  її  виробництво матеріалів, а й з вартості оплати праці з нарахуваннями для працівників, вартості послуг сторонніх підприємств, підприємців тощо, допустимо відображати продукцію за такою собівартістю.

Хоча, звичайно, таку продукцію можна відображати і за  вартістю придбання матеріалів, з яких її виготовлено. Детальніше>>>

**** Запитання: "Чи заповнює ФОП на загальній системі оподаткування графу 7 Книги обліку доходів і витрат, якщо дохід у звітному місяці не отримувався? Чи заповнює ФОП на загальній системі оподаткування графу 8 Книги обліку доходів і витрат у разі понесення витрат, якщо дохід за підсумком робочого дня не отримувався?".