Вести облік витрат повинні лише підприємці 3 групи, які є платниками ПДВ

Стаття 44 ПКУ передбачає певні вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності. Загальний п. 44.1 ПКУ визначає, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Строк зберігання документів, визначених у п. 44.3 ПКУ, встановлено не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

Стаття 9 Закону про бухоблік вимагає для бухгалтерського обліку господарських операцій складати первинні документи. Проте за ч. 1 ст. 2 цього закону сфера його дії поширюється на юридичних осіб, зокрема платників ЄП.

За ч. 8 ст. 19 ГКУ підприємці взагалі не зобов'язані вести бухоблік як такий. Натомість ч. 6 ст. 128 ГКУ зобов'язує підприємця вести облік результатів підприємницької діяльності відповідно до вимог законодавства. Враховуючи це, вести бухгалтерський облік підприємці не зобов'язані, проте повинні вести податковий облік власної діяльності за вимогами, встановленими ПКУ. Таку вимогу містить зазначений вище п. 44.1 ПКУ.

Якщо платником податків не забезпечено зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи (у разі її неподання — з передбаченого Кодексом граничного терміну подання такої звітності — 1095 днів) та/або не надано ним контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПКУ, — такий платник податків згідно з п. 121.1 ПКУ сплачує штраф у розмірі 510 грн. Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 грн.

Але все це стосується лише тих документів, які використовувалися (або будуть використовуватися) при визначенні об'єкта оподаткування. Отже, ми не станемо заперечувати необхідність первинних документів для підприємця та обов'язковість наявності первинних документів у юросіб.

Контролюючі органи під час перевірок підприємців до відсутності первинних документів на товар ставляться доволі упереджено і стверджують, що підприємець повинен зберігати документи на придбаний ним товар протягом установлених строків, інакше є підстави для застосування санкцій. За ч. 8 ст. 19 ГКУ, яка висуває вимоги до державного контролю та нагляду за господарською діяльністю, усі суб'єкти господарювання повинні вести первинний (оперативний) облік результатів своєї роботи. Але визначення терміна «первинний (оперативний) облік» у законодавстві, зокрема в Законі про бухоблік та в ПКУ, немає. Тож вимога до підприємців, встановлена ГКУ, може трактуватися контролюючими органами фіскально, подекуди з перевищенням дійсних прямих обов'язків.

Хоча зауважимо, що від ведення обліку результатів підприємницької діяльності платників ЄП — фізосіб не звільнено, адже вище зазначалось, що згідно з ч. 6 ст. 128 ГКУ підприємець повинен вести облік результатів підприємницької діяльності відповідно до вимог законодавства. А це означає необхідність мати і зберігати первинні документи, які підтверджують визначення податкових зобов'язань. Інші документи, які податківці часто вимагають під час перевірок, а саме відомості про залишки товарів, оборотно-сальдові відомості про рух придбаних та реалізованих товарів тощо, фізособа — платник ЄП вести і зберігати, на нашу думку, не зобов'язаний. У платників ЄП — фізосіб порядок ведення обліку встановлено пп. 296.1.1 ПКУ та пп. 296.1.2 ПКУ. У цих нормах сказано, що платники ЄП першої, другої групи та третьої групи, які не є платниками ПДВ, ведуть книгу обліку доходів. А платники ЄП третьої групи, які є платниками ПДВ, ведуть облік доходів та витрат, заповнюючи при цьому книгу обліку доходів і витрат (форми книг затверджені наказом Мінфіну від 15.12.2011 р. №1637). Інших вимог щодо ведення податкового обліку підприємцями на спрощеній системі ПКУ не висуває.

Отже, вести облік витрат повинні лише підприємці третьої групи, які є платниками ПДВ. І, звичайно, на підставі первинних документів. Але яких саме? Виходячи з порядку заповнення книги обліку доходів і витрат, у ній відображають понесені витрати, зокрема оплачені придбані товари (роботи, послуги). Отже, це мають бути розрахункові документи про оплату придбаних товарів. Обсяги придбаних та реалізованих товарів у цій книзі не показують, тож, на нашу думку, зберігати первинні документи щодо їх придбання (отримання, оприбуткування) та реалізації (надання покупцям) підприємець не зобов'язаний. Проте це зовсім не означає, що вимогу щодо наявності документів на придбання товару слід ігнорувати.

Підсумуймо: платники ЄП, які ведуть книгу обліку доходів, зберігати первинні документи, які підтверджують понесені ними витрати, законодавчо не зобов'язані. Платники ЄП, які ведуть книгу обліку доходів і витрат, повинні зберігати первинні документи щодо понесених витрат, адже ними вони підтверджують витрати, відображені у такій книзі, а також право на ПК з ПДВ.