Книга обліку доходів і витрат підприємців - правила заповнення

Питання: У зв’язку із введенням нової форми «Книги обліку доходів і витрат, які ведуть фізичні особи-підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять, незалежну професійну діяльність», виникли питання щодо заповнення графи 5 та 6. Зрозуміло, що оскільки у графі 5 треба заповнювати всі документи, згідно яких поступив товар, та згідно яких цей товар було сплачено, цей перелік може досягати 20-30 позицій. Також у графі 6, напроти кожної з цих позицій, із графи 5, треба вираховувати закупівельні ціни товару, а це є дуже трудомістким процесом. Як правильно заповнити книгу?

Відповідь: Поточна редакція Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи - підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення затверджені наказом Міндоходів України від 16.09.2013 р. №481. 

Згідно із п. 6 цього Порядку у графі 5 Книги зазначаються реквізити документа, який підтверджує понесені витрати, що безпосередньо пов'язані з отриманим доходом. Документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвічують факт оплати товарів, робіт, послуг.

Нагадаємо, що, згідно із  роз’ясненням Мін доходів України від 01.07.2013 р.,  основне правило податкового обліку приватного підприємця, який застосовує загальну систему оподаткування, наведене в п. 177.2 ПКУ: об'єктом оподаткування є чистий оподатковуваний дохід, тобто різниця між загальним оподатковуваним доходом (виручкою у грошовій та негрошовій формі) і документально підтвердженими витратами, пов'язаними з господарською діяльністю такої фізичної особи - підприємця.

З наведеної норми податківці дійшли висновку, що, по-перше, доходи та витрати відображаються за касовим методом. Тобто доходи визнаються не в момент їх нарахування, а в момент отримання. Витрати визнаються лише в тому випадку, якщо вони фактично понесені (оплачені), а не тільки нараховані. По-друге, витрати відображають у момент отримання доходу, якого вони стосуються, а не в момент їх оплати.

Отже, у графі 5 Книги, яка носить назву „реквізити документа, що підтверджує понесені витрати” і входить до частини „Витрати, пов'язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності”, слід вказувати не придбані товари, а витрати з оплати тих товарів, які було реалізовано на дату отримання доходу від їх реалізації. 

Перелік документів, які підтверджують факт оплати товарів, наведено вище. Відображаються вони в Книзі наступним чином. Наприклад, 01.03.2014 р. було продано товарів на 5000 грн., придбаних раніше за 3000 грн.  В такому випадку саме 01.03.2014 р., одночасно із зазначенням доходу від реалізації таких товарів у графі 2 Книги:

у графі 5 відображається найменування, номер та дата платіжного документу, за яким відбувалася оплата за продані  товари. Наприклад, „платіжне доручення №50 від 20.02.2013 р.”;

у графі 6 відображається сума витрат з оплати таких товарів у гривнях з копійками (згідно із п. 9 Порядку) тобто, 3000,00 грн. 

Якщо за таким платіжним дорученням сума оплати була більшою, зокрема, тому, що придбано було більше товарів, ніж продано 01.03.2014 р., порядок відображення витрат 01.03.2014 р. залишається таким самим. А решта витрат по оплаті ще не реалізованих товарів, у сумі оплати саме цих товарів, відобразиться у момент отримання доходу від їх реалізації.