Питання обліку розрахунків за паливними картками ми розглядали, зокрема, тут, а облік списання пального – ось тут.
Хоча ці матеріали трохи застарілі і відображають облік таких операцій у юросіб, вони будуть цікаві і підприємцю. Адже хоча підприємці і не зобов’язані вести бухгалтерський облік, згідно із п. 177.10 ПКУ, фізичні особи - підприємці зобов'язані вести Книгу обліку доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару. На практиці вимога мати первинні документи на придбання товару при податковій перевірці перетворюється на вимоги надати первинні документи і щодо товарів, таких, як пальне, придбаних для здійснення підприємницької діяльності, а також документи про їх використання (хоча ПКУ, як бачимо, такої вимоги не містить).
Відповідно до пп. 177.4.4 ПКУ, до витрат, які зменшують отриманий підприємцем дохід з метою визначення об’єкту оподаткування, належать інші витрати, до складу яких включаються витрати, що пов’язані з веденням господарської діяльності, які не зазначені в підпунктах 177.4.1-177.4.3 ПКУ, до яких відносяться, зокрема, витрати на експлуатацію майна, що використовується в господарській діяльності, на транспортування готової продукції (товарів), транспортно-експедиційні та інші послуги, пов’язані з транспортуванням продукції (товарів), вартість придбаних послуг, прямо пов’язаних з виробництвом товарів, виконанням робіт, наданням послуг.
Тож, на нашу думку, вартість придбаного пального повинна враховуватися у складі зазначених інших витрат. Хоча, звісно, прямо таких витрат у п. 177.4 ПКУ не зазначено.
Що говорять з цього приводу податківці?
Чи включаються до складу витрат фізичної особи — підприємця, яка застосовує загальну систему оподаткування, витрати на придбання пально-мастильних матеріалів, і якщо так, то на підставі яких документів?
Згідно з п. 177.2 ст. 177 Податкового кодексу об’єктом оподаткування є чистий оподатковуваний дохід, тобто різниця між загальним оподатковуваним доходом (виручка у грошовій та негрошовій формі) і документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю такої фізичної особи — підприємця.
Відповідно до пп. 5 п. 6 Порядку, затвердженого наказом Міндоходів України від 16.09.2013 р. № 481 (далі — наказ № 481), документами, які безпосередньо пов’язані з отриманим доходом, можуть бути, зокрема, акт виконаних робіт (наданих послуг) та інші документи, що засвідчують факт оплати товарів, робіт, послуг.
Наказом Мінінфраструктури України від 05.12.2013 р. № 983 затверджено зміни до Правил перевезень вантажним автомобільним транспортом в Україні та нову форму товарно-транспортної накладної (№ 1-ТН).
Враховуючи те, що спільний наказ Мінтрансу України та Мінстату України від 29.12.95 р. № 488/346 та наказ Держкомстату України від 17.02.98 р. № 74, якими було затверджено подорожні листи, втратили чинність, суб’єкти господарювання, які використовують автотранспортні засоби у своїй підприємницької діяльності, мають право не виписувати водіям подорожні листи.
Отже, фізична особа — підприємець має право включити до складу витрат вартість використаних пально-мастильних матеріалів, безпосередньо пов’язаних з отриманим доходом від здійснення пасажирських або вантажних перевезень, які документально підтверджено первинними документами, зокрема, угодою, актом виконаних робіт (наданих послуг), товарно-транспортною накладною, розрахунковими документами.
Водночас у зв’язку з тим, що фізичні особи - підприємці не ведуть бухгалтерського обліку відповідно до Закону України від 16.07.99 р. № 996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», рекомендовано для зручності ведення обліку витрат підприємців на підтвердження факту використання пально-мастильних матеріалів здійснювати їх облік на підставі подорожніх листів.
Отже, в цілому податківці не заперечують можливість визнання таких витрат. Але, нагадуємо, що ці витрати підприємець повинен відображати в Книзі обліку доходів і витрат. А в цій Книзі витрати зазначаються із наведенням реквізитів розрахункових документів – адже підприємець визнає такі витрати тільки, якщо вони були ним оплачені. Це прямо зазначено в пп. 6 п. 6 Порядку № 481: документами, які підтверджують витрати і реквізити яких зазначаються у графі 5 Книги, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів, робіт, послуг.
І визнаються витрати лише ті, які пов’язані з господарською діяльністю. Це означає, що в Книзі підприємець витрати зазначає не тоді, коли вони були фактично понесені, а тоді, коли був отриманий дохід, для отримання якого були понесені такі витрати. Зокрема, фізична особа - підприємець, яка застосовує загальну систему оподаткування, має право віднести до витрат звітного року документально підтверджені та безпосередньо пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг) витрати, понесені в попередньому році, але пов’язані з отриманням доходу звітного року.
Отже, рекомендуємо визнавати такі витрати не за фактом придбання (оплати) пального, а за фактом його витрачання, в тій частині, яка належить до отриманого доходу. Для цього, звісно, варто вести облік витраченого пального, зокрема, як радять податківці, на підставі таких документів, як подорожні листи.
При цьому норми списання пального, встановлені державою, застосовуються з метою ведення бухгалтерського обліку такого списання – для визначення бухгалтерського рахунку витрат на таке списання. Але на сьогодні навіть для юросіб на загальній системі оподаткування не встановлено обмеження щодо визнання таких витрат для визначення об’єкту оподаткування податком на прибуток. Про судову практику з цього приводу ми писали тут.
Від підприємців дотримуватися таких Норм з метою визначення об’єкту оподаткування ПДФО ПКУ не вимагає.
Єдина ситуація, коли можуть виникнути питання при податковій перевірці, це зв'язок із господарською діяльністю та облік ПДВ. Раніше податківці вважали, що пальне, витрачене понад встановлені державою Норми, не має зв’язку із господарською діяльністю підприємства.
Такий ризик є і зараз. Згідно із п. 198.1-198.3 ПКУ, платник ПДВ має право на податковий кредит в сумі цього податку, нарахованого (сплаченого) під час придбання товарів (виходить, і пального). При цьому нарахування податкового кредиту здійснюється незалежно від того, чи такі товари почали використовуватися в оподатковуваних операціях у межах провадження господарської діяльності платника податку протягом звітного податкового періоду, а також від того, чи здійснював платник податку оподатковувані операції протягом такого звітного податкового періоду.
Але за п. 198.5 ПКУ платник податку зобов'язаний нарахувати податкові зобов'язання виходячи з бази оподаткування, визначеної відповідно до п. 189.1 ПКУ (щодо товарів – виходячи з ціни придбання), та скласти не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду і зареєструвати в ЄРПН зведену податкову накладну за товарами, у разі якщо такі товари призначаються для їх використання або починають використовуватися в операціях, що не є господарською діяльністю платника податку.
Тому підприємцю варто:
- замовити відповідні норми списання пального або самостійно їх розробити. Про це ми писали, зокрема, тут>>
- якщо за такими нормами всерівно відбуватиметься списання пального у кількості, яка їх перевищує, визнати ПЗ з ПДВ, виходячи з вартості придбання такого понаднормативного пального.