Оренда авто у 2026 році: строки актів, податки та штраф 10% за статтею 125-1 ПКУ (аудіоверсія)

У цій ситуації виникає неузгодженість між правилами бухгалтерського обліку, умовами цивільно-правового договору та імперативними нормами Податкового кодексу України (ПКУ). Проаналізуємо кожен аспект детально.

Бухгалтерський облік: строки складання Актів

Відповідно до ст. 4 та ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», господарські операції мають відображатися в обліку за принципом нарахування та відповідності доходів і витрат. Витрати визнаються в тому періоді, в якому вони були фактично понесені, незалежно від дати оплати.

Оскільки у договорі зафіксовано формулювання «нараховує щомісячну плату у розмірі 600 гривень», підприємство зобов’язане відображати витрати на оренду щомісяця. Складання одного Акта раз на квартал на суму 1800 грн є порушенням правил бухгалтерського обліку, оскільки це штучно занижує витрати перших двох місяців кварталу та завищує витрати третього місяця.

Правильно: Складати Акти приймання-передачі наданих послуг щомісячно (останнім робочим днем кожного місяця на суму 600 грн).

Цивільне право: строки виплати орендної плати

Згідно зі ст. 762 ЦКУ, сторони договору оренди мають право самостійно визначати у договорі строки та періодичність виплати орендної плати.

Умова договору про щоквартальну виплату протягом 30 днів після закінчення кварталу є абсолютно законною. Виплата орендної плати в останній день кварталу повністю відповідає домовленостям сторін та нормам ЦКУ.

Податкове законодавство: строки сплати ПДФО та військового збору

Оскільки орендодавцями є фізичні особи (працівники), підприємство-орендар є їхнім податковим агентом (пп. 14.1.180 ПКУ). Орендна плата оподатковується:

• ПДФО за ставкою 18% (п. 167.1 ПКУ);
• Військовим збором (ВЗ) за ставкою 5%.

ПКУ встановлює два різні правила щодо строків сплати утриманих податків (п. 168.1 ПКУ):

• При виплаті доходу (пп. 168.1.2 ПКУ): якщо дохід виплачується на банківський рахунок, податки сплачуються одночасно з виплатою доходу;
• При нарахуванні без виплати (пп. 168.1.5 ПКУ): якщо дохід нараховано (відображено в бухобліку на підставі щомісячного Акта), але не виплачено, податки (ПДФО та ВЗ) мають бути сплачені до бюджету протягом 30 календарних днів, наступних за місяцем нарахування.

Як це працює у вашій ситуації:

• Акт за січень (на суму 600 грн) складено 31 січня. Орендна плата не виплачена. Податки (18% ПДФО та 5% ВЗ) мають бути сплачені не пізніше 2 березня;
• Акт за лютий (на суму 600 грн) складено 28 лютого. Податки мають бути сплачені не пізніше 30 березня;
• Акт за березень (на суму 600 грн) складено 31 березня. Податки сплачуються безпосередньо в день квартальної виплати орендної плати (31 березня).

Якщо ви складали Акти щомісячно, але платили податки загальною сумою лише 31 березня, ви припустилися прострочення сплати податків за січень та лютий.

Примітка щодо поквартальних актів: Якщо ви складаєте один Акт на 1800 грн в останній день кварталу і в цей же день платите оренду й податки, формального порушення строків сплати податків немає. Проте це суперечить правилу щомісячного нарахування за договором та стандартам бухгалтерського обліку. При перевірці ДПС може визнати договірну вимогу про "щомісячне нарахування" пріоритетною, самостійно донарахувати щомісячні зобов'язання та застосувати штрафи за несвоєчасну сплату.

Відповідальність та штрафні санкції

Якщо під час податкової перевірки буде виявлено несвоєчасну сплату ПДФО та військового збору податковим агентом через квартальний графік платежів, підприємству загрожують такі санкції:

1. Фінансовий штраф (ст. 125-1 ПКУ)

• 10% від суми податку, що підлягає несвоєчасному перерахуванню до бюджету (базова ставка за несвоєчасну сплату);
• 25%, якщо податківці доведуть умисний характер порушення (наприклад, систематичне ігнорування щомісячного нарахування при наявності такої умови у договорі);
• При повторному умисному порушенні протягом 1095 днів штраф становить 50%, за третє і наступні — 75%.

2. Пеня (пп. 129.1.4 та п. 129.4 ПКУ)

Нараховується за кожен календарний день прострочення сплати податкового зобов'язання, починаючи з першого робочого дня, наступного за останнім днем граничного строку сплати (тобто з 31-го дня після місяця нарахування), із розрахунку 120% річних облікової ставки НБУ, що діє на кожен такий день.

3. Адміністративний штраф (ст. 163-4 КУпАП)

На посадових осіб підприємства (директора, головного бухгалтера) за неутримання або неперерахування до бюджету сум ПДФО накладається штраф у розмірі від 2 до 3 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 34 до 51 грн), за повторне порушення протягом року — від 3 до 5 НДМГ (від 51 до 85 грн).

Висновки

• Складати Акти наданих послуг щомісячно (останнім календарним днем кожного місяця на суму 600 грн) відповідно до умов вашого договору та Закону про бухгалтерський облік;
• Сплачувати податки (18% ПДФО та 5% військового збору) щомісячно не пізніше 30 календарних днів, наступних за місяцем нарахування (згідно з пп. 168.1.5 ПКУ), навіть якщо сама орендна плата ще не виплачена працівнику;
• Виплачувати чисту суму орендної плати щоквартально (протягом 30 днів після закінчення кварталу, за вирахуванням уже сплачених щомісячно податків), що повністю відповідає нормам статті 762 ЦКУ та умовам вашого договору.