Штраф за відсутність товарного обліку: строки надання документів (аудіоверсія)

На жаль, у вашій ситуації дії податкового органу є правомірними, а шанси на успішне судове оскарження штрафних санкцій зведені до мінімуму. Ваша проблема полягає не у фізичній відсутності документів, а в порушенні процесуальних строків та порядку їх надання контролюючому органу. Аналогічні спори вже неодноразово розглядалися судами вищих інстанцій, і свіжа судова практика, зокрема постанова Касаційного адміністративного суду у складі Верховного Суду від 03.03.2026 року у справі №140/6980/24, формує чітку та безапеляційну позицію не на користь платників податків.

Давайте детально розберемо нормативно-правову базу та логіку, якою керуються суди в таких випадках.

По-перше, згідно з вимогами пп. 44.1, 44.3 та 177.10 ПКУ, фізичні особи-підприємці, які здійснюють розрахункові операції із застосуванням РРО, несуть безумовний обов'язок вести облік доходів і витрат, а також мати первинні документи, що підтверджують походження товарних запасів. Законодавство дійсно дозволяє вести такий облік як у традиційній паперовій, так і в електронній формі (включно з використанням електронного кабінету). Проте сам факт наявності електронної бази не звільняє вас від обов'язку її належної презентації перевіряльникам.

По-друге, ключовим моментом є час надання цих документів. Відповідно до пп. 12 ст. 3 Закону про РРО, суб'єкт господарювання зобов'язаний надати документи про походження товарів, що знаходяться на місці продажу, саме під час проведення перевірки. Більше того, починаючи з 1 січня 2022 року, законодавство було посилено: тепер цей обов'язок має бути виконаний платником податків чітко на момент початку фактичної перевірки.

Ваш аргумент щодо відсутності письмового запиту від інспекторів (з посиланням на пп. 85.4 ПКУ) є поширеною помилкою серед підприємців. Верховний Суд у згаданій справі категорично наголосив: надання документів на початку фактичної перевірки — це самостійний обов'язок суб'єкта господарювання. Цей обов'язок виникає автоматично в силу закону в той самий момент, коли інспектори пред'являють вам (або вашому продавцю) направлення та наказ на проведення перевірки. Контролери не зобов'язані формувати окремі письмові вимоги чи вмовляти вас показати електронні реєстри. Ви маєте діяти на випередження і самостійно надати доступ до обліку.

Що стосується ігнорування інспекторами ваших електронних документів. Якщо під час візиту податківці з будь-яких причин відмовляються ознайомлюватися з вашим електронним обліком, закон передбачає чіткий алгоритм захисту ваших прав, регламентований пп. 44.7 ПКУ. У такій ситуації ви мали право до моменту закінчення перевірки зробити паперові копії (роздруківки), засвідчити їх своїм підписом (та печаткою за наявності) і надіслати їх до органу ДПС цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення, або ж особисто завезти їх до канцелярії податкової.

Ви ж припустилися фатальної процесуальної помилки: надали документи лише на етапі адміністративного оскарження, тобто коли податкове повідомлення-рішення (ППР) вже було винесене. Згідно з нормами ПКУ, якщо платник податків не надає документи під час перевірки, такі документи юридично прирівнюються до їх повної відсутності (пп. 44.6 ПКУ). Закон дозволяє донести документи після завершення перевірки, але виключно до моменту прийняття рішення за її результатами. Документи, подані разом зі скаргою на вже готове ППР, не можуть бути підставою для його скасування, оскільки на момент фіксації порушення та винесення санкції цих документів у розпорядженні податкової не було.

Відповідальність за такі дії передбачена ст. 20 Закону про РРО. Штрафні санкції застосовуються не лише за сам факт реалізації необлікованих товарів, але й за ненадання під час перевірки документів, які цей облік підтверджують. Оскільки ви не виконали свій обов'язок щодо своєчасного надання документів (ні на початку перевірки, ні до її закінчення, ні до винесення ППР), суд з імовірністю 99% стане на бік податкової служби, визнавши штраф законним.

Читайте також: Товарний облік: коли надавати документи в разі фактичної перевірки

Висновки

1. Обов'язок надати документи товарного обліку виникає у підприємця автоматично в момент пред'явлення інспекторами наказу та направлення на фактичну перевірку; податківці не зобов'язані складати для цього окремі письмові запити;

2. Якщо контролери ігнорують наявні на торговій точці документи (зокрема в електронному вигляді), платник податків повинен проявити ініціативу і до закінчення перевірки офіційно передати їх засвідчені копії до органу ДПС (поштою або особисто);

3. Надання первинної документації та регістрів обліку після того, як податковий орган вже виніс податкове повідомлення-рішення (наприклад, під час процедури оскарження), не має юридичної сили для скасування застосованих штрафних санкцій.