Нараховано індексацію в більшій сумі: чи є відповідальність?

У ситуації, що розглядається, зазначено, що працівникам нараховувалася індексація протягом 2020 року внаслідок проведення невірних налаштувань в програмі, що призвело до виплатили зарплати в більшому розмірі. 

Держпраці у Дніпропетровській області пояснює, що до лічильних відносять механічні, арифметичні помилки, помилки через збій у бухгалтерській програмі. Ось до механічної помилки і відноситься введення недостовірних даних у бухгалтерську програму.

Пункт 1 ч. 2 ст. 127 КЗпП дає можливість роботодавцю утримувати із зарплати працівників суми, зайво виплачені йому в результаті рахункових помилок.

Види помилок, які є рахунковими, і ті, які до них не належать, наведені в пп. 1 п. 24 постанові Пленуму ВСУ «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.99 р . №13.

Отже, якщо було неправильно вираховано суму індексації, то роботодавець має право видати наказ (розпорядження) про утримання із заробітної плати працівника зайво нарахованої йому суми. Такий наказ (розпорядження) повинен бути виданий не пізніше ніж за один місяць з дня виплати неправильно обчисленої суми.

А в даному випадку місячний термін для повернення пропущений.

У такому разі законних підстав стягнути ці кошти без згоди працівника немає. Але родотодавець може домовитися з працівником, щоб він самостійно ініціював повернення цих коштів. Згода на їх повернення може бути оформлена заявою працівника. У ній треба зазначити про добровільне утримання зайво перерахованих йому коштів із належних йому виплат у майбутніх періодах.

При цьому слід пам’ятати про обмеження на утримання із зарплати. Так, відповідно до ст. 128 КЗпП, загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20%. Йдеться про 20% суми заробітку, належного до виплати працівнику (від чистої суми на руки, уже після утримання ПДФО та ВЗ).

А якщо працівник не згоден повертати зайво отримані суми зарплати? Тоді керівник підприємства має право прийняти рішення про відшкодування шкоди підприємству за рахунок осіб, які допустили помилку. 

Одним з варіантом реагування на таку ситуацію може бути варіант «залишити все як є». Оскільки немає факту недонарахування заробітної плати, зайвих утримань з працівників також немає, всі збори і  податки сплачені, то в даному випадку нічиї права не порушуються, крім права власника підприємства, який несе зайві витрати. Якщо власник згодний на такі витрати, він може не реагувати на таку помилку і не здійснювати вирахування зайво виплаченої індексації. При цьому коригувати фінрезультат з метою оподаткування теж не потрібно, оскільки по-перше, формально це витрати роботодавця на заробітну плату, а по-друге, зайво виплачені суми вже оподатковані ПДФО.

Втім, якщо роботодавець все ж таки захоче покарати винних, то зайво виплачена зарплата стягується з винних осіб.

Працівники, які не є посадовими особами підприємства, несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку (ч. 1 ст. 132 КЗпП та п. 7 постанови Пленуму ВСУ №13).

Якщо ж сума помилково нарахованої зарплати більше за середню зарплату бухгалтера — винної особи, то він відшкодовує тільки суму, що не перевищує його середнього заробітку.

Головному бухгалтерові як керівнику також доведеться нести матеріальну відповідальність (і теж у межах свого середнього заробітку), але тільки за ту частину, яка не відшкодована безпосередніми її заподіювачами (абз. 2 п. 6 постанови Пленуму ВСУ №13).

Наказ (розпорядження) про притягнення працівника до матеріальної відповідальності видають не пізніше за 2 тижні з дня виявлення заподіяної ним шкоди. Днем виявлення заподіяної шкоди вважають день, коли власник (уповноважений ним орган) дізнався про її спричинення.