Законодавством не заборонено заправляти службове авто в неробочий час

На практиці такі запитання виникають досить часто. Чомусь прийнято вважати, що заправка автомобіля у вихідний день чи в позаробочий час свідчить про його використання не у виробничих, а в особистих інтересах працівника, а тому відповідна частина пробігу є додатковим благом, що має оподатковуватися ПДФО. Тож заправки автомобіля у позаробочий час спеціалісти рекомендують уникати.

Проте розгляньмо цю ситуацію з формальної точки зору. При цьому під вихідними та робочим часом (а відповідно і позаробочим часом — часом відпочинку) розумітимемо відповідно вихідні дні і робочий час конкретного працівника — водія, за яким закріплено автомобіль.

Заправка автомобіля — отримання пального від спеціалізованого підприємства-реалізатора — може, як правило, відбуватися безпосередньо шляхом придбання його водієм за готівку або за паливними картками чи талонами. При застосуванні паливних карток чи талонів реалізатор надає відповідний звіт, накладну чи інший документ щодо обсягів заправленого пального. А при придбанні пального за готівку водій надає авансовий звіт із підтвердними документами. В обох випадках, як правило, видно дату і час, а також місце заправки, і податківці можуть звернути на це увагу під час перевірки. І поставити запитання про донарахування ПДФО, зменшення витрат і податкового кредиту в податковому обліку з відповідних податків на пальне, що було заправлене у вихідні.

Загалом такий підхід не можна вважати правильним, бо сам факт заправки у вихідні чи в неробочий час свідчить лише про заправку. Слід погодитися, що заправка і використання (списання) пального — зовсім різні господарські операції. Адже саме списання пального є операцією, що засвідчує використання його в господарській діяльності. І якщо водій заправився у вихідний, а автомобіль використовував у робочий час, що підтверджується первинними документами, то факту використання автомобіля в особистих інтересах немає. Справді, якщо працівник заправив 50 літрів пального, приміром, у неділю і їздив на ньому три дні, а наступна заправка була в четвер, то це аж ніяк не означає, що всі 50 літрів працівник використав у неділю. Тим більше якщо на понеділок — середу є первинні документи, приміром подорожні листи, які засвідчують витрату відповідних обсягів пального згідно з пробігом.

Тож деякі підприємства, що використовують подорожні листи і дозволяють своїм водіям заправку у вихідний день, іноді практикують складання подорожніх листів на цей день виключно на факт заправки (без пробігу).

Судова практика з цього питання є, але вона неоднозначна (сталої судової практики касаційного суду з цього питання знайти не вдалося). В одних справах суди виходять із того, що факт використання пального не в господарській діяльності податковим органом не доведено. І тут вони мають рацію, адже саме податковий орган за законом повинен довести свою правоту в справах про оскарження його рішень, а довести цю правоту з огляду на вищезазначене (те, що заправка не свідчить про використання палива працівником, а свідчить про переміщення його до бака автомобіля), він реально не спроможний.

В інших справах суди виходять із того, що заправка у вихідний день допустима лише тоді, коли цей день для конкретного працівника був робочим, зокрема на безперервно діючих виробництвах, для нагляду за виробництвом. А отже, логічно припустити, що такий підхід допустимий для працівників із ненормованим робочим часом, які планують свій робочий час на власний розсуд. Якщо ж для працівника відповідний день був робочий, це може підтверджуватися документами (правилами внутрішнього трудового розпорядку, графіком, наказами керівника про перенесення робочих днів, табелем обліку робочого часу тощо).

Отже, підсумуймо. Сам факт заправки пального, підтверджений відповідними документами, свідчить лише про вчинення водієм як представником підприємства юридично значущої дії: отримання пального (а в разі придбання за готівку — також і сплату за нього коштів). Про використання пального свідчать зовсім інші документи (подорожні (шляхові) листи чи інші первинні документи, прийняті на підприємстві). Тож отримання або придбання пального у вихідний день не означає, що воно було використане працівником у вихідний день та на невиробничі потреби.

Законодавство не забороняє вчинення правочинів щодо придбання або отримання пального від імені підприємства в неробочий час. Водночас практика змушує уникати випадків заправки у вихідні дні або обґрунтовувати ці факти особливими потребами (підготовка до поїздки, відрядження, робочий день цього конкретного працівника, ненормований робочий час тощо). Тут слід бути готовим до особливої уваги перевіряльників до таких фактів і до необхідності обстоювати свою позицію в суді.