Порядок подтверждения данных, заявленных в налоговых декларациях в ходе документальных проверок органов ГНС

В ст. 44 Налогового кодекса определены требования к подтверждению данных, которые налогоплательщик отразил в своей налоговой отчетности. Указанная статья НК детально регламентирует порядок подтверждения данных налоговой декларации первичными документами, порядок действий налогоплательщика в случае, если представитель органа ГНС отказывается принимать или брать во внимание те или иные документы.

До принятия НК указанные аспекты были плохо урегулированы законодательством, а некоторые из них – вообще не были урегулированы. Это создавало почву для злоупотреблений, как со стороны налоговиков, так и со стороны налогоплательщиков.

В п. 44.1. НК содержится очевидное для большинства специалистов правило о том, что для целей налогообложения налогоплательщик ведет учет доходов и расходов, прочих показателей, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, прочих документов, связанных с исчислением и уплатой налогов, ведение которых предусмотрено законодательством (далее по тексту – первичные документы). Налогоплательщик не вправе формировать показатели налоговой отчетности на основании данных, которые не подтверждены указанными выше документами.

В соответствии с п. 44.3. НК налогоплательщик обязан обеспечить хранение первичных документовне менее 1095 дней (3 года) со дня подачи соответствующей налоговой отчетности. Если же документы связаны с предметом проверки, процедурой административного или судебного обжалования результатов проверки, документы должны храниться до окончания проверки или соответствующих процедур, но не менее 1095 дней  с момента подачи налоговой декларации, для составления которой использовались такие документы (п. 44.4 НК).

Если раньше нарушение требований об обеспечении сохранности «первички» были чреваты только проблемами с неподтвержденными валовыми расходами или другими показателями налоговых деклараций, то с принятием Налогового кодекса за такие нарушения к субъекту хозяйствования еще будет применяться штраф, предусмотренный ст. 121 Кодекса. Речь идет о штрафе, который применяется именно к налогоплательщику, то есть к физическому лицу-предпринимателю или юридическому лицу, а не к его руководителю или главбуху. За указанные нарушения Налоговым кодексом предусмотрен штраф в размере 510 грн., а при повторном нарушении в течение года – 1020 грн.

Действия налогоплательщика при утере (уничтожении) первичных документов

В соответствии с п. 44.5. Налогового кодекса в случае утери, повреждения или досрочного уничтожения первичных документов, налогоплательщик обязан в пятидневный срок с момента происшествия уведомить налоговую инспекцию об этом в порядке, предусмотренном для подачи налоговой отчетности. После этого налогоплательщик обязан восстановить утерянные (поврежденные, уничтоженные) документы в течение 90 календарных дней со дня, который следует за днем поступления уведомления в налоговый орган. Если налогоплательщику не удается восстановить документы и в ходе налоговой проверки показатели отчетности не подтверждаются первичными документами, то независимо от  причин непредставления документов (кроме случаев выемки или изъятия правоохранительными органами) считается, что такие документы отсутствовали у налогоплательщика на момент составления отчетности.

Предоставление первичных документов в ходе проверки

В случае если представитель налогового органа по каким-либо причинам отказывается брать во внимание первичные документы налогоплательщика, то в соответствии с п. 44.7. Налогового кодекса такой налогоплательщик вправе до окончания проверки направить заверенные печатью (при ее наличии) и подписью копии документов в адрес налогового органа письмом с уведомлением о вручении и с описью вложения, или же подать такие документы непосредственно в налоговую инспекцию. И хотя речь идет о праве, а не обязанности субъекта хозяйствования, настоятельно рекомендуем воспользоваться этим правом. В противном случае в ходе административного или судебного обжалования будет сложно доказать уважительность причин непредставления документов.

Бывают случаи, когда налогоплательщик сомневается в истинности намерений представителя органа ГНС доначислить налоговые обязательства из-за отсутствия тех или иных документов, хотя работник налоговой предупреждает о таких последствиях. Что делать, если угрозы будут реализованы и орган ГНС отразит в акте проверки отсутствие определенных первичных документов как основание для начисления налоговых обязательств? В таком случае можно воспользоваться форой, которая предусмотрена абз.2 п. 44.7. Налогового кодекса, где сказано, что на протяжении трех рабочих дней со дня получения акта проверки (то есть до вынесения решения по результатам проверки) налогоплательщик вправе предоставить органу ГНС документы, указанные в акте проверки как отсутствующие.

Предоставление документов в ходе проверки или отказ в их предоставлении: порядок оформления

Налоговый кодекс (п. 85.5.) запрещает органам ГНС изымать оригиналы документов в ходе проверки, но предусматривает обязанность налогоплательщика по требованию работника налогового органа предоставить заверенные копии финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов.

В соответствии с п. 85.7. НК получение копий документов оформляется описью. Копия описи, составленной должностным лицом органа ГНС, вручается налогоплательщику.

В том случае, если налогоплательщик в ходе проверки отказывается предоставлять копии документов, работник налогового органа составляет акт в порядке, предусмотренном п. 85.6 Налогового кодекса.

Если до начала или во время проведения налоговой проверки оригиналы первичных документов налогоплательщика были изъяты правоохранительными или другими органами, то обязанность по предоставлению налоговикам копий изъятых документов или по обеспечению доступа к таким документам возлагается на орган, который произвел выемку (изъятие) (п. 85.9. НК).

В Налоговом кодексе содержится отдельная норма, регламентирующая порядок предоставления работнику органа ГНС документов, которые содержат конфиденциальную информацию. Такие документы, как сказано в п. 85.3 НК, передаются отдельно с указанием должностного лица органа ГНС, которому они переданы. Передача таких документов для осмотра, изучения, а также их возврат налогоплательщику оформляются актом в произвольной форме, который подписывается должностным лицом органа ГНС и налогоплательщиком (его представителем).