Втрачено первинку з зарплати: наслідки для роботодавця

Відомості щодо нарахування та виплати зарплати – це основні первинні документи, які відображають не тільки факти розрахунків із працівниками, а і оподаткування їх доходів, нарахування внесків до Фондів обов’язкового державного страхування, утримання із зарплати тощо. Крім цього, такі первинні документи є підставою для складання відповідної звітності до контролюючих органів – податкової інспекції, Фондів, статистики тощо. Така звітність впливає не тільки на оподаткування підприємства, а і на страховий стаж працівників, їх пенсії та інші соціальні виплати. Саме тому такі документи мають зберігатись протягом 75 років (п. 317 Переліку № 578/5). А обов’язок відновити такі документи в разі їх втрати встановлено цілою низкою діючих нормативних документів. Але, оскільки питання виникло у зв’язку із перевіркою від ПФУ, розглянемо передусім які наслідки та відповідальність загрожують підприємству-роботодавцю з боку цього контролюючого органу.

Станом на 2004 рік п. 6 ч. 9 ст. 106 Закону №1058 передбачав відповідальність за неведення в установленому порядку обліку сум заробітної плати (виплат, доходу), на які нараховуються страхові внески, відсутність первинних документів про обчислення та сплату страхових внесків накладається штраф у розмірі 20 нмдг, а в разі повторного протягом року такого порушення – у розмірі 40 нмдг (на той момент, як і зараз, неоподаткований мінімум доходів громадян становив 17 грн) (див. Лист ВСУ від 30.12.2003 № 5-13н387).

Зараз ч. 9 ст. 106 Закону № 1058 вже не діє, але вона втратила чинність у зв’язку із набранням чинності Закону про ЄСВ. А Перехідними положеннями цього Закону були встановлені правила застосування штрафних санкцій щодо порушень, які стосуються попередніх періодів (див. Лист ПФУ від 11.10.2013 р. № 27154/03-30).

ВСУ каже, що після набрання чинності Законом №2464-VI за органами ПФУ збережено повноваження щодо застосування фінансових санкцій за несплату заборгованості зі страхових внесків, яка виникла до 1 січня 2011 року. І цілком підтримує можливість застосування штрафу згідно з п. 5 частини 9 статті 106 Закону №1058-IV у редакції, що діяла до 1 січня 2011 року. Нею було передбачено застосування виконавчими органами ПФУ до страхувальників фінансових санкцій, зокрема штрафу за неподання, несвоєчасне подання, подання не за встановленою формою або подання недостовірних відомостей, що використовуються в системі персоніфікованого обліку та іншої звітності, передбаченої законодавством (Постанова ВСУ від 31.03.2015 р. № 21-77а15).

Отже, фахівці ПФУ можуть застосувати до підприємства штрафні санкції, встановлені до 01.01.2011 р. ч. 9 ст. 106 Закону №1058.

До того ж відсутність таких первинних документів означатиме відсутність підтвердження правильності даних, які зазначалися роботодавцем у звітності до ПФУ. А це означатиме, що під сумнів будуть поставлені не тільки звітність щодо сум, які сплачувалися до ПФУ, а й персоніфіковані дані працівників, які впливають на їх пенсії (за правильність яких роботодавець теж несе відповідальність).

Отже, в акті перевірки фахівці ПФУ зазначать питання, які не розглядалися при перевірці певних звітних періодів через відсутність первинної документації, застосують штраф за її не зберігання і вимагатимуть від підприємства її відновлення – адже трудові відносини із працівниками були, це буде встановлено за кадровими документами, отже, зарплата їм мала нараховуватися.

На жаль, відновити такі первинні документи виходить не завжди і не завжди це залежить від бажання підприємства-роботодавця. В такому разі заробіток для обчислення пенсії працівників визначатиметься згідно з Порядком визначення заробітної плати (доходу) для призначення пенсії у разі втрати документів про її нарахування та виплату, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05.07.2006 р. №919.