Відомості для нарахування зарплати зберігаються підприємством від 5 до 75 років

Статтею 44 Податкового кодексу передбачено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

Термін «первинний документ» та обов’язкові реквізити, які повинні мати такі документи, визначено Законом України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Терміни зберігання відповідних документів також визначено Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 р. №578/5 (далі – Перелік №578). Встановлені цим Переліком терміни є мінімальними.

Більшість документів, які підприємство використовує у своїй господарській діяльності, зберігаються три роки, але деякі документи необхідно зберігати від 5 до 75 років, зокрема відомості для нарахування зарплати. Щодо окремих документів Переліком №578 передбачено додаткові умови, а саме: знищення деяких документів лише після перевірки державними податковими органами.

Чинними нормами законодавства не встановлено обмежень щодо періоду проведення перевірки платника податків органами доходів і зборів.

При цьому у разі проведення документальної перевірки суб’єкта господарювання з питань дотримання вимог податкового та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладається на органи доходів і зборів, платник податків повинен надати в повному обсязі документи, що належать до предмета перевірки або пов’язані з ним та зберігання яких регламентується чинними нормативно-правовими актами.