Право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи (частина перша ст. 2 Закону про відпустки).
Статтею 10 цього Закону визначено, що конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам.
Чинним законодавством не визначено форми письмового повідомлення працівника про надання відпустки.
Водночас Наказом №489 затверджено типову форму №П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», що має рекомендаційний характер і може бути використана роботодавцем, в тому числі фізичною особою — підприємцем, при оформленні відпусток.
Ознайомлення з наказом про надання відпустки працівник підтверджує своїм підписом.
На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки робляться позначки в особовій картці працівника та розраховується заробітна плата за час відпустки.
У наказі про надання відпустки зазначаються її вид, тривалість, дата початку та закінчення, період роботи, за який вона надається, тощо.
Наказом №578 затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі — Перелік).
Цей Перелік є нормативно-правовим актом та включає типові документи (в тому числі наказ (розпорядження) про надання відпустки), що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності.
Перелік може використовуватися також фізичними особами — підприємцями (п. 1.4 Переліку).
Таким чином, відпустка, оформлена наказом (розпорядженням), забезпечує належне виконання фізичною особою — підприємцем, яка уклала трудовий договір з працівником, норм ст. 10 Закону про відпустки.