Скількох працівників спрямовують у відрядження, стільком і виплачують кошти на нього

Згідно з п. 1 розділу I Iнструкції №59, службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Крім того, згідно з п. 1.2 Iнструкції №242 підзвітна особа— це працівник, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків. Відповідно підзвітна сума — це кошти, видані працівникові установи на витрати, пов’язані зі службовими відрядженнями та/або на адміністративно-господарські витрати.

Ситуація, коли за витрати, понесені всіма працівниками у відрядженні, звітує хтось один, на думку автора, є порушенням. Працівник повинен відзвітувати за авансовим звітом тільки щодо отриманого ним авансу і понесених ним витрат. Решту коштів працівник повинен повернути підприємству. Iнакше вони стануть його оподатковуваним доходом згідно з п. 170.9 ПКУ, із застосуванням коефіцієнта, встановленого п. 164.5 ПКУ.

Добові витрати на службові відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податку за наявності наказу про відрядження та відповідних документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства. Сума добових включається до складу податкових витрат у розмірі, визначеному, наприклад, наказом про відрядження-¹, але не більшому за розмір, встановлений пп. 140.1.7 ПКУ. У 2011 р. розмір таких добових не міг перевищувати 188,20 грн, у 2012 р. — 214,60 грн.

¹ Такий розмір може бути встановлено також, наприклад, наказом по підприємству щодо встановлення розміру добових на будь-яке відрядження або положеннями колективного договору.

Пунктом 16 р. I Iнструкції №59 визначено, що добові — це витрати, які не потребують спеціального документального підтвердження (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи, понесені у зв’язку з таким відрядженням). Щодо відшкодування вартості харчування працівника, то воно не передбачене ні КЗпП, ні пп. 140.1.7 ПКУ. Отже, в межах відрядження підприємство не зобов’язане оплачувати витрати на харчування працівника, для цього є добові. А якщо воно затвердить такі витрати за авансовим звітом, то зможе їх відшкодувати тільки за рахунок власного прибутку. Сума ж такого відшкодування потрапить до оподаткованого доходу працівника у порядку, встановленому п. 170.9 ПКУ, із застосуванням коефіцієнта, визначеного п. 164.5 ПКУ.

Приклад Підприємство у грудні 2011 року виплатило працівникові 22000 грн як аванс на відрядження. Термін відрядження — 5 днів. Лише 941 грн (188,20 х 5) добових можна віднести на витрати (адже про витрати на проїзд і проживання у запитанні не йдеться). З різниці 21059 грн, якщо працівник не поверне її підприємству до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому він завершив відрядження, доведеться сплатити ПДФО з урахуванням натуркоефіцієнта. Навряд чи працівникові буде до вподоби, якщо з нього утримають майже всю зарплату. А оскільки сума доходу понад 9410 грн, то до суми перевищення доведеться застосувати ставку 17%. З урахуванням натуркоефіцієнта із зарплати уповноваженого доведеться утримати близько 4000,00 грн ПДФО лише за витрати на відрядження.

Зауважимо, якщо згідно з наказом підприємство виплатило працівникам більшу суму, ніж дозволено пп. 140.1.7 ПКУ (наприклад, по 220 грн у 2011 р. за максимально дозволених без обкладення ПДФО 188,20 грн), то суму понад 188,20 грн за кожен день відрядження слід було оподаткувати з урахуванням натуркоефіцієнта. Тобто за кожен день відрядження до бюджету слід було перерахувати 5,61 грн ПДФО: 0,15 х (220,00 - 188,20) х 1,17647.

Щодо витрат на оплату послуг фізособи — платника єдиного податку зауважимо таке. Кошти, сплачені приватному підприємцю — «єдиноподатнику» у період за квітень — грудень 2011 р. відносити на витрати чинною на той період редакцією ПКУ не передбачено (пп. 139.1.12 ПКУ, крім послуг у сфері інформатизації). Зазначимо, що відповідно до чинної з 1 січня 2012 р. редакції ПКУ підприємство може визнати такі суми у складі витрат. Відповідно до ч. 2 пп. 152.3, підприємства зобов’язані подавати до ДПС у складі декларації з податку на прибуток розшифровку витрат платника податку в розрізі контрагентів — платників єдиного податку, як визначено ст. 46 ПКУ (додаток ОК до декларації з прибутку).