Відрядження для засновника: чи відшкодовуються витрати?

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ не оподатковуються ПДФО фактичні витрати на відрядження працівників та членів керівних органів підприємства, які підтверджені правильно оформленими документами, а також добові в межах граничних сумах.

Але ПКУ і КЗпП не встановлено визначення, що таке «відрядження». І тільки Інструкцією №59* (яка на сьогодні не поширюється на підприємства не бюджетної сфери), визначено, що службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів (далі - підприємство), на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Також у ст. 121 КЗпП встановлено гарантії і компенсації при службових відрядженнях тільки для працівників. Про членів керівних органів жодного слова не має.

Тож, незважаючи на норми п. 170.9 ПКУ, які встановлюють правила оподаткування витрат на відрядження членів керівних органів підприємства, спрямувати у службове відрядження в тому сенсі, яке передбачає Інструкція №59 та КЗпП, якщо такі фізособи не є його працівниками, у підприємства немає. І дійсно, найбільш логічним виглядає такий вихід із цієї ситуації, як оформлення із засновником трудових відносин (наприклад, у формі строкового трудового договору на час відрядження). В такому випадку потрібна принаймні заява від фізособи і наказ керівника підприємства про прийняття на роботу. А далі відрядження оформлюється у загальному порядку: наказом керівника, авансовим звітом працівника і документами про понесені витрати, прикладеними до такого звіту.

Крім того, іноді на практиці, щоб відшкодувати фізособі витрати, пов’язані з її поїздкою за кордон з метою виконання певних дій в інтересах підприємства,  з  нею укладається цивільно-правовий договір, зокрема, договір представництва. Така операція можлива і з засновником, але чи дозволить це застосувати пп. 170.9.1 ПКУ? Проаналізуємо разом.

Відповідно до ч. 3, 4 ст. 96 ЦКУ учасник (засновник) юридичної особи не відповідає за зобов'язаннями юридичної особи, а юридична особа не відповідає за зобов'язаннями її учасника (засновника), крім випадків, встановлених установчими документами та законом. Тож засновники товариства не беруть участі безпосередньо у господарській діяльності товариства, не є його працівниками.

Зокрема, відповідно до ч. 2 ст. 140 ЦКУ учасники ТОВ не відповідають за його зобов'язаннями і несуть ризик збитків, пов'язаних з діяльністю товариства, у межах вартості своїх вкладів.

Хоча ст. 10 Закону України “Про господарські товариства” від 19.09.1991 р. №1576-XII й дозволяє брати участь в управлінні справами товариства в порядку, визначеному в установчих документах, все ж засновник не є працівником ТОВ та не займає посади згідно з штатним розписом. Управління справами ТОВ — це цивільно-правові відносини, а не трудові, що однозначно не дає право оплачувати будь-які витрати щодо відрядження та й відправляти у відрядження.

Але можна направити засновника для вирішення виробничих питань за договором представництва (комерційного представництва), укладеним відповідно до ст. 243, 244 ЦКУ. За таким договором засновник буде представляти ТОВ перед контрагентами. У такому договорі можна зазначити порядок відшкодування понесених витрат засновника при представництві. А також зазначити механізм відшкодування: або всі витрати буде нести одразу підприємство, тобто підприємство зобов’язується придбати квітки, замовити номер в готелі та надати кошти для щоденного перебування на зустрічі («добові»), або перелічені та інші витрати будуть відшкодовані засновнику після його повернення на підставі складеного звіту про використання коштів. В такому випадку наказ про відрядження не оформлюється – засновник і підприємство діють на підставі укладеного договору.

Тобто, відшкодування витрат за цивільно-правовим договором представництва можливе, але статусу відрядження поїздки за ним не матимуть. Отже, застосування до таких поїздок норм пп. 170.9.1 ПКУ є ризикованим, і чи варто оформлювати відносини із засновником таким чином, вирішувати самому підприємству. Для прийняття остаточного рішення можна звернутися ще і до ДПІ, скориставшись правом на індивідуальну податкову консультацію, відповідно до норм ст. 52-53 ПКУ.

________________________

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. №59.