Запитання: Підприємство-єдинник ІІІ групи перереєструвалося з зони АТО у Київську область. Виробництво вивезти немає можливості, тож для контролю за ним, директор планує щомісяця на 20 днів виїжджати в Донецьку область. Чи можна оформити ці поїздки як відрядження? Планується використовувати власне авто директора. Що з бухгалтерським та податковим обліком?
Відповідь: Насправді визначення поняття відрядження в діючому законодавстві, окрім п. 1 Інструкції № 59*, немає. Але, Інструкція №59 є обов’язковою для використання тільки для бюджетників, всі інші можуть користуватися ним за бажанням. Отже, решті підприємств варто, базуючись на нормах Інструкції № 59, розробити власне положення про відрядження, в якому деталізувати питання порядку оформлення та обліку відряджень, враховуючи специфіку конкретного підприємства.
Базуючись на Інструкцію №59, відрядженням вважається поїздка працівника по розпорядженню керівника в інший населений пункт на певний строк, в якій він буде виконувати доручення керівництва підприємства та яка фінансується за рахунок коштів підприємства. Відрядженням також вважається направлення працівника для виконання певних завдань до іншого підрозділу підприємства. Це стосується ситуацій, коли підприємство в своєму складі має філії або інші підрозділи, розташовані в іншій місцевості. Тому що місцем постійної роботи працівника вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором. Робоче місце керівника підприємства зазвичай вважається офіс, тобто в зазначеному випадку воно буде визначено за місцем розташування офісу (Київська область). Відповідно, поїздка від місця розташування офісу до Донецької області буде вважатися відрядженням.
Усі нюанси щодо переміщення різних категорій працівників підприємства в іншу місцевість для виконання певних робіт, повинно бути обумовлено трудовим договором (контрактом), при наявності положенням про відрядження, або колективним договором, а за відсутності таких обумовленостей в цих документах – в наказі про відрядження.
Не викликає сумніву, що направити у відрядження можна працівників підприємства, які працюють по трудовому договору. Крім того, згідно з роз’ясненнями Мінфіну від 23.03.2006 р. №31-26030-12-29/6045 у відрядження можна також направити членів керівних органів (як правило, сюди відносяться засновники**) такого підприємства.
Що стосується строку відрядження, то згідно з Інструкцією №59, для відряджень по Україні (зона АТО є територією України) такі строки не можуть перевищувати 30 календарних днів, а строк відрядження працівників, які направляються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати строк будівництва об'єктів.
Відрядження оформлюється наказом (розпорядженням) про службове відрядження по підприємству за стандартною формою, який видає керівник. Наказ повинен бути обов’язково! Це прописано в пп. 170.9.1 ПКУ, так підставою для нарахування добових насамперед є наказ (розпорядження) про відрядження та документи щодо підтвердження знаходження працівника у відрядженні. До речі, в наказі про відрядження потрібно вказувати і розмір добових, адже в пп. 170.9.1 ПКУ відзначено, що відсутність зокрема наказу (а ми розуміємо, що наказ має містити розмір добових) спричиняє включення саме добових до оподаткованого доходу.
В 2016 році, відповідно до положень абз. 5 пп. 170.9.1 ПКУ, добові витрати в межах України складають 275,60 грн (1378 грн х 0,2).
Як випливає пп. 170.9.1 ПКУ не вважається доходом платника податку-фізичної особи та не обкладається ПДФО сума відшкодованих йому витрат на відрядження а саме: витрати на проїзд; оплата вартості проживання; включені до рахунків на проживання, витрати на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни); оплата телефонних розмов (керівник підприємства згідно наказу може визначити кількість дозволених розмов); інші документально оформлені витрати.
Вище вказані витрати в повній мірі будуть віднесені на витрати періоду в бухгалтерському обліку, також вони не мають вартісних обмежень щодо обкладання ПДФО та не будуть включені до розрахунку загального місячного (річного) оподаткованого доходу фізичної особи, якщо будуть виконані необхідні умови (перелік та підтвердження). Базою оподаткування ПДФО виступає сума надмірно витрачених коштів, які не були вказані в наказі та не підтверджені відповідними документами, а також перевищення граничних норм добових. Така сума перевищення буде відображена в податковому розрахунку за формою №1-ДФ*** як додаткове благо за ознакою «118». Крім того, на такі суми буде нарахований військовий збір в розмірі 1,5% (п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ).
Документом підтверджуючим використання коштів, виданих підзвітній особі роботодавцем на виконання певного службового доручення, є авансовий звіт. Звіт подається до закінчення відповідної кількості банківських днів, що настає за днем, у якому платник податку завершує відрядження (пп. 170.9.3, пп. 170.9.2 ПКУ та п. 3 Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт). Не треба забувати, що згідно з п. 1 Указу №436****, за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, до всіх суб’єктів підприємницької діяльності застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу в розмірі 25% виданих під звіт сум. Звичайно, всі понесені у відрядженні витрати повинні бути підтверджені оригіналами документів.
Зауважимо також, що для відображення витрат (наприклад, витрат на паливо) на легковий автотранспорт, необхідно оформити договір оренди транспортного засобу або договір компенсації зносу транспортного засобу. Детальніше про те, як краще оформити використання такого автомобіля, читайте тут >>>
Таким чином, в зазначеному випадку немає обмежень щодо відрядження до виробничої бази керівника підприємства за умови відповідного оформлення та підтвердження витрат у відрядженні.
_____________________________________
* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.1998 року №59.
** Лист Мінюсту України від 08.02.2012 р. №10-0-3-12/8.1.
*** Форма, згідно з наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. №4.
Увага!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook
Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 99 грн/міс
Передплатити
