Працівник у відрядженні перевів добові з корпоративної картки на власну. Чи будуть проблеми?

Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством (ч. 2 ст. 121 КЗпП).

Аванс видається у готівковій або безготівковій формі, в тому числі на корпоративну платіжку картку (КПК), на поточні витрати відрядженого.

При цьому, кошти на КПК належать підприємству і той факт, що картку надали працівнику, ще не означає, що він отримав аванс на відрядження. Тільки коли працівник буде витрачати ці кошти, тільки тоді вони стануть підзвітними. Тому фактично ініціювати переказ з КПК на особисту картку працівника може безпосередньо її власник – підприємство.

Зауважимо, що у кожного банківського продукту є умови використання. Тому чи можливий такий переказ, необхідно спочатку узгодити з банком.

Якщо так, то з моменту здійснення переказу з КПК на особисту картку працівника кошти стануть підзвітними. Добові витрати визначаються на дату затвердження звіту. Додаткового документального підтвердження добових витрат не потрібно, окрім наказу на відрядження, табеля робочого часу, звіту про використання коштів, у разі його подання. При затвердженні звіту виплачені кошти будуть відображені у виписці з рахунку КПК, у якій буде видно, коли і в якій сумі працівник отримав добові. Далі бухгалтер розраховує точну суму добових, яка належить працівнику за результатами відрядження.

Після затвердження звіту суми невитрачених коштів повертаються платником податку до каси або зараховуються на банківський рахунок підприємства, а у разі витрат працівником власних коштів, виплачуються працівнику.

В будь-якому випадку після закінчення відрядження підприємство вже буде перераховувати не добові, а суму заборгованості перед працівником за результатом звіту, і вона може відрізнятися від суми добових за рахунок додаткових та/або непідтверджених витрат за наявності.

Зауважимо, що для ПКУ не важливий спосіб надання авансу, ключовим є:

• включення/невключення до доходу працівника коштів, отриманих на відрядження (пп. 165.1.11 ПКУ)
• подання підзвітною особою Звіту про використання коштів, виданих на відрядження (пп. 170.9.2, пп. 170.9.3 ПКУ);
• оподаткування ПДФО суми перевищення розміру добових витрат на відрядження понад установлені максимальні норми (пп. 170.9.1 ПКУ);
• обов'язковість наявності наказу про відрядження для виплати добових (пп. 170.9.1 ПКУ).

А як саме надати кошти працівнику, в готівковій чи безготівковій формі, це суто управлінське рішення. Отже, жодних проблем описана ситуація не несе. Переказ коштів з корпоративної картки на особисту картку працівника по суті є виплатою йому добових. Сума добових потім врегульовується при поверненні з відрядження.

 ***

Читайте також:

• Документальне оформлення відряджень: пам’ятка від редакції
• Не зняті добові з КПК у закордонному відрядженні: курс НБУ при виплаті
• Переказ коштів з однієї корпоративної картки на іншу