Чи можна відправити заброньованого працівника у відрядження за кордон?

Чи може виїхати за кордон заброньований чоловік-працівник підприємства? 

Згідно з даними Прикордонної служби України, це можливо. Це підтверджує і пп. 2-14 Правил перетинання державного кордону громадянами України.

Для виїзду чоловік має надати: 

• паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
• витяг з наказу Міністерства економіки (наразі - згідно з додатком 3 до Порядку бронювання військовозобов’язаних № 76);
• документи про відрядження такої особи за кордон.

Проте, законодавство України не покладає на Державну прикордонну службу України обов’язку ведення вичерпного переліку документів, необхідних для перетину державного кордону. Тому рішення про те, чи достатньо наданих документів для виїзду, прийматимуть самі прикордонники, під час виїзду. 

Зокрема, зрозуміло, що основним документом, який підтверджує факт спрямування у відрядження, буде відповідний наказ по підприємству. Типової форми його для небюджетних юросіб не встановлено, тому його можна скласти у довільній формі, але із дотриманням правил вітчизняного діловодства. 

Запрошення від партнера на переговори, наприклад, не зазначено як документ, обов’язковий для перетину кордону,  хоча, якщо він буде, можливо, це допоможе уникнути зайвих питань щодо мети поїздки. 

Якщо працівник їде у відрядження за кордон на власному автомобілі, звісно ж, у нього мають бути і документи на цей автомобіль. Докладніше про це від МВС тут.

Якими документами оформлюється відрядження? 

Перелік документів, якими оформлюється відрядження, майже не змінився. Про нього ми розповідали тут.

Вам потрібні: 

• Наказ про відрядження;
• Плановий кошторис витрат (щоб забезпечити працівника авансом); 
• Авансовий звіт працівника. 

Раніше це був обов’язковий мінімум. Проте, у 2023 році ситуація змінилася, адже, авансовий звіт тепер працівники зобов’язані надавати (за ПКУ) не за кожним відрядженням, а лише у двох випадках: 

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включно з отриманою із застосуванням платіжних інструментів).

Також закон визначив випадок, коли авансовий звіт не подається!

Якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти чи їхні реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки у межах суми добових витрат і за відсутності оподатковуваного доходу авансовий звіт не складає і не подає.

Хоча, звісно, ви можете встановити у себе на підприємстві правило, що авансовий звіт, як і раніше, мають подавати усі працівники після повернення з відрядження, без винятків.  

Докладно про нові правила складання авансового звіту ми розповідали тут. 

Що ще, крім зазначеного мінімуму, може знадобитися? 

По-перше, документи, які підтверджують витрати, понесені під час відрядження. Подає працівник авансовий звіт чи не подає, але якщо витрати були, їх треба підтвердити. Тому навіть у випадку, якщо працівник авансовий звіт не подає, але він використав кошти підприємства або власні кошти під час відрядження (і вимагає їх відшкодувати), він має надати оригінали первинних документів про витрати. Наприклад, транспортні квитки, щоб підтвердити витрати на проїзд, рахунки/квитанції з готелів, щоб підтвердити витрати на проживання тощо. Якщо ці документи складені іноземною мовою, то, за запитом представника контролюючого органу роботодавець/сторона, що відряджає, забезпечує за власний рахунок їх переклад (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).  

Зверніть увагу і на добові – зараз їх сума розраховується: 

• у межах країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
• до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Увага! Крім первинних документів, які підтверджують понесені витрати, потрібні ще і розрахункові документи – саме вони підтверджують те, що працівник не лише скористався якимось послугами або товарами, а і платив за них (тобто, витратив підзвітні або власні кошти). 

У ситуації, коли, наприклад, підприємство саме бронює і оплачує готель для працівника, то від нього потрібен лише рахунок або квитанція з готелю, що він цими послугами скористався. Розрахунковий документ у підприємства є – виписка банку з рахунку підприємства. 

А от у ситуації, коли працівник сам оплачує проїзд і проживання, потрібні розрахункові документи, що сам працівник платив (фіскальні чеки, квитанції, виписка з банківського рахунку працівника тощо).  

Який спосіб оплати таких витрат обрати (чи платить підприємство, чи працівник сам придбаває всі потрібні йому послуги за рахунок підзвітних коштів), вирішуватиме керівник. Тобто, обидва варіанти наразі не заборонені. 

По-друге, не зайвим буває і звіт про відрядження – це такий документ у довільній формі, де працівник розповідає керівнику, який спрямував його у відрядження, про те, чи була і як досягнута мета відрядження, про хід та результати виконання службового завдання. Хоча, у випадку, якщо у відрядження їде сам керівник, такий документ, звісно, не потрібен. 

Запрошення від партнера за кордоном приїхати на переговори, наприклад, або для участі у якомусь іншому заході (конференції, зборах тощо) теж підтверджуватиме службову мету такої закордонної поїздки.