Відрядження та представницькі витрати: чи буде перевищення витрат додатковим благом?

Запитання:

У підприємства виникло декілька питань щодо відрядження та представницьких витрат:

1) Працівник поїхав у відрядження з корпоративною карткою, оформив звіт (добові 670,00 грн), де включено витрати на харчування 800,00 грн на день (чеки є). Чи буде перевищення витрат додатковим благом? Чи можна всю суму віднести на витрати?

2) Якщо зустріч з партнерами проводиться в ресторані (представницькі витрати), як правильно їх відобразити в бухобліку та яке оподаткування? Зазвичай чек із ресторану оформлений на ФОПа. Чи потрібно його відображати у додатку 4ДФ?

Відповідь:

Працівник поїхав у відрядження з корпоративною карткою, оформив звіт (добові 670,00 грн), де включено витрати на харчування 800,00 грн на день (чеки є). Чи буде перевищення витрат додатковим благом? Чи можна всю суму віднести на витрати? 

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ та п. 15 р. І Інструкції №59 під «добовими витратами» розуміють витрати на відрядження, які не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб відрядженого працівника.

Згідно з ст. 121 КЗпП, працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями.

Відрядженим працівникам обов’язково виплачують:

• добові за час перебування у відрядженні;
• вартість проїзду до місця призначення і назад;
• витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Витрати на харчування, які були понесені найманим працівником під час відрядження та не включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), не підлягають обов’язковому відшкодуванню, оскільки їх не включено у перелік витрат на відрядження, які підлягають відшкодуванню при наявності підтвердних документів згідно з пп. 170.9.1 ПКУ.

Але у разі, якщо за рішенням керівника юридичної особи такі добові витрати будуть відшкодовані працівнику, то сума витрат буде вважатися додатковим благом відповідно до пп. 164.2.17 ПКУ та оподатковуватиметься ПДФО за ставкою 18% (пп. 167.1 ПКУ) із застосуванням натурального коефіцієнта (пп. 164.5 ПКУ). Крім того, така сума підлягає оподаткуванню військовим збором за ставкою 1,5% без застосування натурального коефіцієнту. 

При цьому додаткове благо слід відобразити у Додатку 4ДФ Об’єднаної звітності за ознакою доходу "126".

Факт оподаткування добових не впливає на їх бухоблік. Тому вся сума відшкодованих добових також відноситься до складу витрат на відрядження, як і решта витрат, понесених працівником у відрядженні.

Якщо зустріч з партнерами проводиться в ресторані (представницькі витрати), як правильно їх відобразити в бухобліку та яке оподаткування? Зазвичай чек із ресторану оформлений на ФОП, чи потрібно його відображати у додатку 4ДФ?

До представницьких витрат, згідно з Нормами №1026, зокрема але не виключно належать витрати, пов'язані із проведенням офіційного приймання представників (у т. ч. сніданок, обід, вечеря).

Цей перелік витрат, і норми коштів із представницькою метою стосуються лише бюджетних установ, тож інші підприємства можуть використовувати зазначений документ як допоміжний (довідковий).

Залежно від мети проведення заходів витрати представницького характеру (документально оформлені) є складовою рекламних (збутових) або адміністративних витрат.

Представницькі витрати адміністративного характеру спрямовані на обслуговування й управління підприємством. До них належать загальні корпоративні витрати, у т. ч. організаційні витрати на проведення річних та інших зборів органів управління.

Представницькі витрати пов'язані із просуванням і рекламою товарів (послуг) підприємств, до них належать будь-які заходи, метою яких є поширення або донесення інформації про особу чи товар, призначеної сформувати або підтримати обізнаність споживачів і їхній інтерес до таких осіб чи товару (ст. 1 Закону «Про рекламу»). Такими заходами можуть бути презентація нового продукту (донесення інформації про його якість, властивості, переваги) із запрошеними потенційними покупцями такого товару, презентація позитивного іміджу фірми, її продукції, заходів, працівників, торгової марки тощо.

Залежно від поставленої мети представницькі витрати обліковуються:

• на рахунку 92 «Адміністративні витрати», якщо витрати мають загальногосподарський характер і більше пов'язані з управлінням та обслуговуванням підприємства, згідно з п. 18 П(С)БО 16;
• на рахунку 93 «Витрати на збут», якщо це витрати, пов'язані з реалізацією (збутом) продукції (товарів, робіт, послуг), згідно з п. 19 П(С)БО 16.

Тож, якщо оплату за зустріч з партнерами в ресторані перераховано безпосередньо на рахунок закладу, то відображається це проведенням: Дт 92,93 Кт 631. А якщо власник закладу є ФОПом, то таку оплату потрібно відобразити в додатку 4ДФ об’єднаної звітності.

Відповідно до пп. 163.1 ПКУ, об’єктом оподаткування платника податку (як резидента, так і нерезидента) є, зокрема загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід, який складається із суми оподатковуваних доходів, нарахованих (виплачених, наданих) протягом такого звітного податкового місяця.

До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із пп. 170.9 ПКУ.

Разом з тим, згідно з пп. 164.2.11 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до пп. 170.9 ПКУ.

Так, пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ встановлено, що податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.2 ПКУ строку, є особа, що видала таку суму під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, - у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.

До суми перевищення не включаються та не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями.

Отже, не включаються до оподатковуваного доходу працівника кошти (готівкові, безготівкові, використання корпоративних платіжних карток), отримані від роботодавця під звіт на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків за умови дотримання усіх вимог, встановлених пп. 170.9 ПКУ. При цьому, обов’язковою умовою є рекламна спрямованість витрат, здійснених за рахунок таких коштів, та їх документальне підтвердження.

Сума отримана під звіт (компенсована фізичній особі, яка витратила власні кошти) для проведення представницьких витрат юридичної особи (не в рекламних цілях) підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб на загальних підставах.

Тож, якщо кошти видані на зустріч з партнерами під звіт працівнику, тоді буде наступна кореспонденція: Дт 372 Кт 301,311; Дт 92, 93 Кт 372. 

В даному випадку чек із ресторану буде документальним підтвердженням працівника факта використання підзвітних коштів і відображати його в додатку 4ДФ об’єднаної звітності не потрібно.

Сума представницьких витрат законом не обмежена.

Нагадаємо, що жодні витрати не можна проводити за рахунок прибутку, оскільки прибуток належить учасникам підприємства і тільки вони на загальних зборах можуть приймати рішення про розподіл прибутку. На цю тему читайте наші матеріали тут та тут.