Офіс в одному місті, а працівник проживає в іншому: що з відрядженням?

Із ситуації, що розглядається, зрозуміло, що працівник підприємства, яке зареєстроване в м. Києві, а сам прожаває в іншій області, постійно розїжджає по містах України. Ані в наказі про прийняття на роботу, ані в договорі не обумовлений характер роботи та його оплата. Чи є це відрядженням чи роз’їздним характером роботи для відонесення до витрат підприємства готельних послуг, давайте розберемося.

Відповідно до Інструкції №59 (яка є для бюджетних підприємств, але використовується і приватними підприємствами) службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (місцем постійної роботи для них є населений пункт, визначений у наказі про прийняття на роботу).

Своєю чергою, роз’їзний характер робіт, згідно з п. 2 Положення №169, передбачає виконання робіт на об’єктах (монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних), розташованих на значній відстані від місця розташування організації, у зв’язку з поїздками у неробочий час від місця знаходження організації (збірного пункту) до місця роботи на об’єкті й назад.

До початку роботи за укладеним трудовим договором власник підприємства або уповноважений ним орган (керівник) зобов’язаний, зокрема, визначити працівникові його робоче місце (ст. 29 КЗпП). 

Таке робоче місце може бути розташоване і поза місцезнаходженням (юридичною адресою) підприємства, а, зокрема, в іншій місцевості (населеному пункті). Навіть, якщо підприємство не має відокремлених підрозділів, можливість роботи працівника в іншому населеному пункті також не виключається - в тому числі  на дому. Всі ці моменти повинні бути прописані в трудовому договорі або посадовій інструкції працівника. Табель на такого працівника заповнюється за фактичними даними про відпрацьований ним час.

Оформлення працівника в іншому місті загалом не відрізняється від інших випадків прийняття працівників на роботу. Проте, для уникнення можливих запитань під час перевірок, у наказі про прийняття на роботу (або у трудовому/колективному договорі) має бути зазначене місце постійної роботи в іншому населеному пункті.

Якщо умови виконані, то скерування працівника за дорученням підприємства в інші населені пункти буде відрядженням. Навіть скерування працівника до підприємства в м. Київ буде для нього відрядженням.

Також рекомендуємо створити на підприємстві Положення про відрядження, у якому визначити, які поїздки працівників будуть вважатися відрядженнями саме на цьому підприємстві, і прописати в ньому саме такі ознаки  відряджень, які притаманні саме цьому підприємству, в тому числі і поїздки працівників з місця їх роботи до головного офісу в іншому населеному пункті.

Тож, в такому разі, підприємство відповідно до ст. 121 КЗпП повинен виплачувати працівнику добові та повертати витрачені ним кошти, в т.ч. на проживання за поданим авансовим звітом та підтверджуючими документами в оригіналі (відшкодування проводять за наявності двох документв: рахунку та чеку РРО).

Звертаємо увагу, що добові витрати не потребують спеціального документального підтвердження (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).

Компенсація підприємством витрат працівнику на проживання, яке пов'язане з відрядженням не потребує відображення в єдиній зарплатній звітності.

Витрати на проживання, що не підтверджені документально, або взагалі не відшкодовують, або відшкодовують за рішенням керівника підприємства з обов’язковим включенням до оподатковуваного доходу відрядженого працівника як додаткове благо та оподатковується ПДФО за ставкою 18%.

Дохід, отриманий платником податку як додаткове благо? відображається у єдиній зарплатній звітності у Додатку №4ДФ за ознакою доходу "126".

Крім того, доходи, отримані як додатково благо, є об'єктом оподаткування військовим збором за ставкою 1,5%. Не підтверджені документально витрати на відрядження не є базою для нарахування ЄСВ відповідно до п. 6 Порядку №1170, а отже, і внесок на них не нараховують, відповідно в Додатку 1 єдиної зарплатної звітності не відображається.