Відшкодування витрат працівнику на підставі електронного документу

Відповідно до п. 1 ст. 1160 ЦКУ особа, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, має право вимагати від цієї особи відшкодування фактично зроблених витрат, якщо вони були виправдані обставинами, за яких були вчинені дії. Також, така особа зобов'язана негайно після закінчення цих дій надати особі, в майнових інтересах якої були вчинені дії, звіт про ці дії і передати їй усе, що при цьому було одержано (ст. 1159 ЦКУ).

Аналогічна думка міститься у листі НБУ від 14.09.2016 р. №18-0005/76945.

Якщо працівник підприємства на підставі доручення придбаває у власність підприємства товар (послуги, роботи) за власні готівкові кошти з оформленням відповідних документів від імені підприємства, то за таких умов підприємство має відшкодувати працівнику витрачені ним власні кошти (ст. 1007 ЦКУ).

Тобто, якщо працівник здійснює придбання товарів (робіт, послуг) на користь підприємства за власні готівкові кошти, то таке підприємство має відшкодувати витрати понесені працівником, якщо такі послуги  своєчасно та у повному обсязі оприбутковані та відображені у бухгалтерському обліку підприємства. Підтвердженням того, що підприємство приймає витрати, здійснені працівником є затверджений звіт про використання коштів від працівника.

Нагадаємо, що підприємство самостійно приймає рішення про те, які витрати компенсувати працівнику, а які ні, та описує їх в Положенні про службові відрядження. У цьому ж документі роботодавець має право навіть встановити додаткові обмеження, які можуть стосуватися сум і цілей використання коштів, виданих на відрядження.

Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

У п. 2.1 Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. №88 зазначено, що первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, при цьому на вимогу контролюючих або судових органів та своїх контрагентів підприємство, установа зобов’язані за свій рахунок зробити копії таких документів на паперовому носії.

Відповідно до ст. 5 Закону №851 електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Всі обов’язкові реквізити, які має містити документ передбачено ст. 9 Закону про бухоблік.

У ст. 8 Закону №851 юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги». З цього випливає, що наприклад сканкопія паперового документа без такого електронного підпису не є електронним документом.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Таким чином, вважаємо, що у разі придбання працівником підприємства за власні готівкові кошти послуг, він звітує за витрачені кошти на підставі надісланого на електронну пошту підприємства електронного документу (фактури), за умови, що він містить всі необхідні реквізити та інформацію про оплату таких послуг, що підтверджує здійснення таких витрат, а підприємство має повернути працівнику витрачені кошти. Якщо такого документа не буде, то відшкодування працівнику витрат на послуги перекладача має здійснюватися з оподаткуванням ПДФО та військовим збором – як надміру витрачені кошти.