Донарахування виплат працівнику, яка знаходиться у відпустці для догляду за дитиною до 3-х років

Згідно зі ст. 121 КЗпП, робота працівника, направленого у відрядження, оплачується відповідно до умов трудового або колективного договору. При цьому розмір такої оплати не може бути нижчим від середньої заробітної плати.

Для розрахунку суму відрядження, необхідно розрахувати середньоденну зарплату та денну заробітну плату, потім порівняти ці дві величини і вибрати більшу і на її підставі розрахувати суму оплати часу відрядження. 

Згідно з пп. 2.1.5 Інструкції №5, оплата  праці  за  час  перебування  у відрядженні (не включає відшкодування витрат у зв'язку  з  відрядженням:  добових, вартості проїзду, витрат на наймання житлового приміщення) відноситься до фонду основної заробітної плати.

Тому у разі виявлення помилки у розрахунку заробітної плати вона підлягає виправленню шляхом донарахування цих сум, тому що роботодавець зобов'язаний виплачувати працівнику належну йому зарплату в повному розмірі. Виправлення здійснюється за бухгалтерською довідкою із зазначенням причини такого донарахування, наприклад, неправильне застосування чинного законодавства.

До того ж заробітна плата не обмежуються строком позовної давності. 

Таким чином, щоб правильно винайти суму, яка підлягає донарахуванню, потрібно провести правильний розрахунок за кожен помилковий місяць окремо (за два роки), отриманий результат порівняти з сумою раніше нарахованою за ці місяці, різниця і буде сумою яка підлягає донарахуванню працівнику в кожному окремому місяці.

Відповідно до пп. 1.6.2 Інструкції №5, якщо  нарахування  фонду  оплати праці здійснюються за попередній  період, зокрема, у зв'язку з уточненням кількості відпрацьованого  часу,  виявленням помилок,  вони відображаються у фонді  оплати  праці  того  місяця, у якому були здійснені нарахування.

Крім цього, потрібно звернути увагу, чи має право працівник на ПСП та застосувати її.

Таким чином, сума донарахованої заробітної плати включається в базу для нарахування ЄСВ, утримання ПДФО і військового збору у місяці, в якому здійснено донарахування.

Донараховану зарплату відображають у місяці її безпосереднього донарахування разом із іншими виплатами працівнику у поточному місяці. При цьому записи у бухгалтерському обліку ідентичні, як і при нарахуванні зарплати.

Таким чином, оскільки строків по донарахуванню та виплати заробітної плати немає, це означає, що у разі виявлення помилки у нарахуванні зарплати вона підлягає виправленню, а належні кошти виплачені працівнику. 

Тому, незважаючи на те, що подана таблиця 5 Звіту з ЄСВ, помилку потрібно виправити.

Тобто, потрібно всі відкориговані належні виплати за час роботи працівника, яка на даний час  знаходиться у відпустці по догляду за дитиною до 3-х років, відобразити у Звіті з ЄСВ таблиці 6 за звітний (поточний) місяць, вказавши в графі 11 місяць та рік за які відбулися донарахування, якщо, помилка вплинула на 24 місяці, то в таблиці 6 на цього працівника буде 24 рядки з відповідним зазначенням донарахованих сум, а в графі 11 - зазначено конкретний місяць та рік за який донараховано відповідну суму.

Відповідно до пп. 169.4.3 ПКУ роботодавець має право здійснювати перерахунок сум нарахованих доходів, утриманого податку за будь-який період та у будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування, незалежно від того, чи має платник податку право на застосування податкової соціальної пільги.

Також роботодавець зобов'язаний здійснити перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику податку у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП за наслідками звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року (пп. 169.4.2 ПКУ).

Отже, роботодавець має право здійснити перерахунок сум за будь-який період та відобразити результати такого перерахунку у формі № 1ДФ за ознакою «101»  у кварталі, в якому проведено такий перерахунок. Відносити їх до місяців, за які вони нараховані та подавати уточнюючі розрахунки не потрібно. Крім того, таке донарахування не вплине на розмір виплачених сум по лікарняному у зв’язку з вагітністю та пологами  у попередніх періодах. Аналогічна думка з цього приводу зазначена у листі Мінсоцполітики від 22.07.2013 р. № 380/18/99-13).

Отже, виправлення помилки таким чином дає можливість уникнути штрафів щодо ЄСВ, ПДФО та військового збору, а також не потребує коригування раніше поданої звітності.