Факсимільне відтворення підпису директора на кадрових документах

Згідно з ч. 3 ст. 207 ЦКУ, використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Для використання на підприємстві факсимільного відтворення підпису директору підприємства необхідно підписати відповідний наказ щодо можливості використання на підприємстві факсимільного відтворення підпису.

У відповідному наказі зазначається відповідальна особа, якій директор надає повноваження щодо використання факсимільного відтворення підпису.

Крім того, на підприємстві потрібно розробити інструкцію про порядок використання факсимільного відтворення підпису. В зазначеній інструкції необхідно зазначити вичерпний перелік документів, щодо яких дозволяється застосування факсимільного відтворення підпису.

При цьому заборонено використовувати факсимільне відтворення підпису для підписання трудових книжок згідно з п. 2.12, 2.13, 4.1, 7.1 Інструкції  №58.

Отже, використання факсимільного відтворення підпису директора на кадрових документах підприємства (накази), за виключенням трудових книжок, не буде порушенням норм українського законодавства. 

Наостанок зазначимо, що оскільки використання факсиміле регламентовано ЦКУ лише для правочинів, то в кадрових документах (які складаються в рамках трудового законодавства, а не цивільного обороту) його слід застосовувати з обережністю, адже в трудовому законодавстві немає ані заборони, ані дозволу на це. Зокрема, потрібно враховувати, що якщо, наприклад, у наказах про відпустки такий спосіб підпису, скоріш за все, не викличе ускладнень, то у разі факсимільного підпису наказів про звільнення у разі виникнення спірних питань у суді вони можуть бути визнані недійсними.