Чи можна видати добові в гривнях на відрядження за кордон?

Сума авансу в частині добових, які не оподатковуються ПДФО та військовим збором, має становити не більше як 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, у розрахунку за кожен такий день.

Отже, щоб визначити суму неоподатковуваних добових, треба:

• за кожен день закордонного відрядження визначати еквівалент у гривнях для неоподатковуваної суми 80 євро за офіційним курсом НБУ в цей день;
• якщо сума добових виявиться більшою за граничну суму в еквіваленті 80 євро, то сума перевищення включається до загального місячного оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо.

Аналогічна оподатковувана сума може виникнути і внаслідок іншого порядку відображення авансу на відрядження або відшкодування добових після нього в обліку (у разі видачі авансу або відшкодування у національній валюті). Наприклад, добові, видані авансом, обліковують за одним курсом (на дату його видачі), а з метою оподаткування треба брати до уваги різні курси кожного окремого дня, і під час відрядження такий курс може стати меншим. У такому разі у працівника може виникнути оподатковуваний дохід у сумі курсової різниці.

Щоб уникнути такої ситуації треба або встановлювати розмір добових, еквівалентний до євро, у меншій сумі, або прописувати в наказі, що сума добових за кожен день закордонного відрядження встановлюється в еквіваленті у гривнях для неоподатковуваної суми 80 євро за офіційним курсом НБУ в цей день, або видавати аванс в євро.

Як бачимо, в оновленому пп. 170.9.1 ПКУ нічого не сказано про обов'язок видавати аванс саме у валюті. Тож залишається дотримуватися Положення про відрядження, якщо воно затверджено на підприємстві, а також можна врахувати порядок видачі авансу у закордонному відрядження згідно з Iнструкцією №59. Iнструкція №59 є обов'язковою для виконання лише бюджетниками. Для госпрозрахункових вона має лише рекомендаційний характер, її приписи виконувати не обов’язково.

Згідно з п. 5 р. III Iнструкції №59 підприємство, що направляє працівника у відрядження за кордон, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом):

— або в національній валюті держави, до якої відряджається працівник;

— або у вільно конвертованій валюті (долари США, євро тощо).

Iз цієї норми випливає, що для бюджетників видача авансу на поїздки за кордон у гривнях чинним законодавством не передбачена. На працівників підприємств приватного сектору це правило не поширюється.

На запитання щодо правомірності видачі авансу на відрядження за кордон у валюті України фахівці Мінфіну у листі від 21.05.2014 р. №31-07250-06-29/12181 та НБУ у листі від 23.05.2007 р. №13-122/1897-5244 (відповіді базуються на нормах Iнструкції №59) відповіли: «працівник, що відряджається за кордон, повинен забезпечуватися авансом згідно з наведеними в кошторисі витратами:

• у гривнях — для здійснення витрат за час проїзду територією України;
• в іноземній валюті — для здійснення необхідних витрат за кордоном».

Також видана податківцями ІПК від 19.10.2017 р. №2301/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, у якій вони зазначили таке: «якщо  сума добових для відрядження за кордон, яка розрахована відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, виплачена у національній валюті України (гривні) і внаслідок коливання обмінного курсу валют збільшується сума таких добових, то різниця між виданими добовими, та добовими, розрахованими з урахуванням цих коливань, слід розглядати як надміру витрачені кошти, що підлягають поверненню працівником до каси товариства або зарахуванню їх на відповідний рахунок підприємства. У разі неповернення таких коштів у встановлені законодавством строки, їх сума включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку з відповідним оподаткуванням».

З огляду на це, оскільки прямої заборони надавати аванс на закордонне відрядження лише в гривнях немає для госпрозрахункового підприємства (хоча, на нашу думку, це зменшує трудові гарантії працівника, адже в результаті йому доведеться займатися обміном гривні на іноземну валюту), вважаємо, що питання щодо того, у якій валюті видаватиметься аванс, госпрозрахункове підприємство вирішує самостійно.

Отже, підприємство має право забезпечувати працівника гривнями для відрядження за кордон, проте особливості такої ситуації варто закріпити у Положенні про відрядження. Відповідно, письмова згода працівника на отримання авансу в гривнях не потрібна.

Особливості надання готівкового авансу (гривневого та валютного) читайте тут>>