Відображення відпускних працівника за договором з нефіксованим робочим часом у єдиній звітності (аудіоверсія)

Додаток 4ДФ: виплата та сплата податків

Відповідно до Порядку №4 у графах 3 (виплачений дохід), 4 (перерахований ПДФО 18%) та 5 (перерахований ВЗ 5%) відображаються суми за фактом їх списання з рахунку/виплати. Оскільки виплата працівнику та сплата податків відбулися 31.07.2026 р., вони обов'язково фіксуються у 4ДФ за липень.

Якщо роботодавець нарахував відпускні 31.07.2026 р., то графи 3а (нарахований дохід), 4а (нарахований ПДФО) і 5а (нарахований ВЗ) теж заповнюються в липні за ознакою доходу «101». Штучно перенести платіжні показники на серпень є помилкою, оскільки це спричинить розбіжність із банківськими виписками та датами сплати податків у картці платника податків.

Оскільки відпускні та податки сплачені 31 липня, у додатку 4ДФ факт виплати доходу й перерахування ПДФО і ВЗ відображається обов’язково у звіті за липень.

Додаток Д1: відпускні та "порожній" серпень

Відображення відпускних у додатку Д1 прив’язане до дати їх нарахування:

Якщо нарахування проведено 31.07.2026 р., то у додатку Д1 за липень формується окремий рядок із кодом типу нарахувань (КТН) «10» у графі 09, де в графі 10 зазначається майбутній період «082026». У такому разі в додатку Д1 за серпень рядок на працівника також формується, але без грошових сум: у графі 14 зазначається «31» (дні перебування у трудових відносинах), а у графі 26 — ознака «1» (наявність трудового договору з нефіксованим робочим часом). Такий рядок не вважається помилкою — він фіксує страховий стаж і дію договору.

Якщо нарахування проведено 01.08.2026 р., тоді відпускні потрапляють у додаток Д1 за серпень із КТН «10» та зазначенням місяця «082026».

Отже,  у додатку Д1 за серпень серпневі відпускні відображаються лише в разі, якщо дата їх бухгалтерського нарахування — серпень (01.08.2026). Якщо ж нарахування проведено липнем (31.07.2026), вони показуються у Д1 за липень із зазначенням місяця «082026».

Чому податкова не пред'явить претензій щодо 32 годин і ЄСВ

Гарантія оплати мінімум 32 годин на місяць

Норма ч. 12 ст. 21-1 КЗпП гарантує виплату зарплати працівникові, який перебував у розпорядженні роботодавця (був готовий стати до роботи за викликом), проте не був завантажений роботою. У період щорічної відпустки працівник увільнений від роботи та забезпечений середнім заробітком (відпускними). Нараховувати 32 години зарплати понад або замість відпускних законодавство не вимагає.

Відповідно до абз. 4 ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ, для працівників, які працюють за трудовим договором з нефіксованим робочим часом, єдиний внесок нараховується на фактично нарахований дохід без донарахування до мінімального страхового внеску. Наявність ознаки «1» у графі 26 додатка Д1 виключає претензії податкових органів або автоматичні штрафи за відсутність доплати ЄСВ до мінімального розміру (навіть якщо база за серпень дорівнює нулю чи менша за мінімальну заробітну плату 8 647 грн).

Таким чином, гарантія 32 годин не поширюється на період перебування працівника у відпустці, а для договорів із нефіксованим робочим часом законодавство прямо звільняє від донарахування ЄСВ до мінімального внеску.

Висновки

• Виплата доходу та сплата ПДФО з ВЗ мають відображатися у липні за фактичною датою здійснення операцій (31 липня), переносити їх на серпень не можна;
• У додатку Д1 за серпень слід показати трудові відносини (дні та ознаку договору з нефіксованим робочим часом), навіть якщо суми відпускних були нараховані та показані в липні;
• Претензій щодо мінімальної норми 32 годин чи донарахування ЄСВ до мінімальної бази не буде, оскільки відпустка виключає необхідність гарантії, а для нефіксованого робочого часу законодавством встановлено нарахування ЄСВ на фактичну базу.