Відображення декретної відпустки у Податковому розрахунку ФОП (аудіоверсія)

У податковій практиці поняття «декретна відпустка» включає два різні періоди: відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами і відпустку для догляду за дитиною (до 3 або 6 років). Їх відображення в Податковому розрахунку ФОП суттєво відрізняється та здійснюється в додатках ФІЗ-Д1, ФІЗ-Д5 та ФІЗ-4ДФ відповідно до норм Порядку №4.

Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (лікарняний)

Додаток ФІЗ-Д1

Сума допомоги по вагітності та пологах нараховується в бухгалтерському обліку одноразово на підставі листка непрацездатності та наказу, проте в додатку відображається з помісячним розподілом окремими рядками за кожен місяць, на який припадає відпустка:

• Графа 08 (Код категорії ЗО): зазначається код «42» (для звичайних працівників) або «43» (для осіб з інвалідністю);
• Графа 10 (Місяць та рік): вказується відповідний місяць, за який нараховано частину допомоги (наприклад, 10.2026, 11.2026 тощо);
• Графа 14 (Кількість днів перебування у трудових відносинах): зазначається у повному розмірі днів звітного місяця у рядку декретних цього місяця. У наступних повних місяцях відпустки вона співпадає з кількістю днів відпустки;
• Графа 15 (Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності): кількість днів декретної відпустки, що припадають на відповідний календарний місяць;
• Графи 16 та 17: сума допомоги за відповідний місяць;
• Графа 20: нарахований ЄСВ за ставкою 22% (або 8,41% для осіб з інвалідністю) згідно зі ст. 8 Закону про ЄСВ.

Вимога про мінімальний страховий внесок: якщо декретні за повний календарний місяць за основним місцем роботи виявляться меншими за мінімальну заробітну плату (у 2026 році — 8 647 грн), роботодавець зобов'язаний нарахувати ЄСВ з різниці між мінімальною заробітною платою та фактичною базою відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ. Різниця відображається в окремому рядку з кодом типу нарахувань (КТН) «13» у графі 09.

Додаток ФІЗ-4ДФ

Допомога по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО та військовим збором на підставі пп. 165.1.1 ПКУ. Уся нарахована сума відображається за ознакою доходу «128», а:

• у графі 3а вказується сума нарахованого доходу в місяці нарахування;
• у графі 3 — фактично виплачена сума в місяці виплати;
• графи 4а, 4 (ПДФО) та 5а, 5 (військовий збір) залишаються порожніми.

Додаток ФІЗ-Д5

• Початок відпустки відображається у звітному періоді, на який припадає перший день відпустки: у графі 07 категорія особи — «5», у графі 10 — дата початку, у графі 16 — реквізити наказу про надання відпустки. Графи 13–15 залишаються порожніми;
• Закінчення відпустки відображається у тому періоді, в якому відпустка завершується: категорія особи — «5», у графі 10 — дата закінчення.

Відпустка для догляду за дитиною до 3 (або 6) років

Додаток ФІЗ-Д1

Якщо працівниця перебуває у відпустці для догляду за дитиною цілий звітний місяць і виплат за трудовим договором не проводилося (відсутня база нарахування ЄСВ), рядок на неї в додатку ФІЗ-Д1 квартальної єдиної звітності не заповнюється взагалі (графи 13 та 14 на таку працівницю не подаються).

Додаток ФІЗ=4ДФ

За відсутності нарахування та виплати доходів запис щодо такої працівниці в додатку 4ДФ не формується.

Додаток ФІЗ-Д5

Відображається лише факт початку та закінчення такої відпустки:

Категорія особи (графа 07):

• «6» — для відпустки до досягнення дитиною 3-річного віку;
• «4» — для відпустки від 3 до 6 років (за медичним висновком).

Графа 10: дата початку або дата закінчення відповідної відпустки.

Графа 16: реквізити наказу роботодавця.

Перехід із «доглядової» відпустки у нову декретну відпустку

Якщо у працівниці, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, настає право на новий лікарняний у зв’язку з вагітністю та пологами, вона повинна подати заяву про переривання попередньої відпустки:

У Додатку ФІЗ-Д5 формуються два рядки:

• перший — закінчення відпустки для догляду (категорія «6» та дата закінчення);
• другий — початок нової відпустки по вагітності та пологах (категорія «5» та дата початку).

Нарахована допомога розбивається помісячно в додатку Д1 та фіксується за ознакою «128» у додатку ФІЗ-4ДФ за звичайними правилами.

Висновки

1) Декретні (вагітність та пологи) розбиваються помісячно в додатку ФІЗ-Д1 і йдуть з кодом «128» у додатку ФІЗ-4ДФ;

2) Відпустка для догляду до 3 років без виплат у додатку ФІЗ-Д1 і додаток ФІЗ-4ДФ не заповнюється;

3) Початок та закінчення обох відпусток обов'язково фіксуються в додатку ФІЗ-Д5 із відповідними категоріями.