Підписувати звітність під час відпустки директора безпечно та рекомендовано призначеному в.о. директора його власним КЕП (попередньо подавши до ДПС Повідомлення за ф. J1391104).
Директор має право підписати звітність особисто через M.E.Doc чи Електронний кабінет власним КЕП (судова практика визнає такі звіти легітимними), але передавати свій ключ/пароль іншим особам для підписання категорично заборонено.
Пояснимо.
Варіант 1. Підписання звітності в.о. директора
Якщо повноваження делеговано наказом по підприємству (відповідно до ст. 105 КЗпП):
- Для в.о. оформлюється особистий КЕП посадової особи;
- До ДПС подається «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису» за формою J1391104 із типом підпису «Директор» (п. 3, 4 розд. ІІІ Порядку №557).
Порядок підписання в M.E.Doc/Електронному кабінеті:
- КЕП бухгалтера (за наявності);
- КЕП особи, зазначеної у Повідомленні з типом «Директор» (тобто в.о.);
- Кваліфікована електронна печатка (за наявності).
Варіант 2. Чи може директор особисто підписати звітність з відпустки?
Юридичний аспект і судова практика
Відомості про директора в Єдиному державному реєстрі (ЄДР) залишаються чинними, повноваження одноосібного виконавчого органу на час відпустки автоматично не припиняються.
Згідно з правовою позицією Верховного Суду (зокрема, постанови від 08.02.2024 у справі №640/9838/19, від 29.06.2022 у справі №400/1550/19), норми Кодексу законів про працю України та Закону України «Про відпустки» не забороняють працівникові виконувати окремі функції за власною ініціативою під час відпустки. Підписані директором документи та звітність є дійсними та зберігають юридичну силу.
Позиція контролюючих органів (ДПС та Держпраці)
Податківці наполягають, що відпустка є часом відпочинку (ст. 74 КЗпП), тому виконання трудових обов’язків у цей час без нарахування зарплати розцінюється ними як порушення трудового законодавства зі спробою накладення штрафу за ст. 265 КЗпП.
Хоча такий штраф успішно оскаржується в суді, щоб уникнути спорів з контролерами, ДПС рекомендує офіційно делегувати право підпису на в.о.
Категорична заборона щодо використання КЕП директора
Директор може накласти електронний підпис виключно самостійно (наприклад, дистанційно через свій носій/хмарний КЕП).
Якщо директор фізично у відпустці, а бухгалтер або в.о. на підприємстві підписують звітність у M.E.Doc його файлом ключа та паролем — це пряме порушення ст. 12 Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (компрометація особистого ключа), що тягне за собою ризик визнання підпису недійсним. Але ж довести цей факт неможливо.
Тож, який варіант обрати, вирішувати виключно керівнику.
Висновки
- Директор має право підписати звітність особисто власною відпусткою, а судова практика визнає такі звіти легітимними;
- ДПС та Держпраці можуть трактувати це як порушення трудового законодавства через виконання обов'язків у час відпочинку;
- Передавати власний КЕП і пароль іншим особам заборонено, а найкращим рішенням є призначення в.о. директора з окремим КЕП.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
