23 декабря получены деньги в банке 450,00 грн. на командировку на 4 января. В этот же день сотрудником сдан подотчет на сумму 51,00 грн (куплены канцтовары за свои деньги). Включается ли аванс на командировку в подотчет сотрудника на канцтовары? Или эта сумма будет включена в отчет о командировке в январе?
Нет, не включается. Аванс, полученный вами в банке, имел целевое назначение – он был выдан сотруднику для командировки, то есть выполнения поручения руководителя предприятия во время служебной поездки в другой населенный пункт. А ТМЦ, которые сотрудник приобрел за счет собственных средств оприходуются на основании авансового отчета о другом служебном поручении – приобрести канцтовары, например. При этом желательно, чтобы поручение приобрести канцтовары было также, как и командировка, оформлено приказом руководителя предприятия (с возможностью возмещения понесенных расходов работника на их приобретение за счет собственных средств).
Данные служебные поручения сотруднику разные, и по ним должны подаваться отдельные авансовые отчеты. Один в декабре 2013 г., чтобы получить возмещение ранее понесенных расходов на приобретение ТМЦ, второй - в 2014 г. после возвращения из командировки в установленные законодательством сроки, чтобы отчитаться об использовании аванса, полученного на командировку. Зачет задолженностей между предприятием и работником по разным авансовым отчетам в данном случае, с точки зрения автора, не предусмотрен законодательством.