Співпраця підприємця ІІІ групи з іншими ФОПами: договір, акти та додаток 4ДФ

Залучення інших ФОПів для надання послуг є поширеною практикою. Важливо правильно оформити ці відносини, щоб уникнути ризиків перекваліфікації їх у трудові та уникнути штрафів з боку контролюючих органів.

1. Оформлення договірних відносин

Співпрацю між двома ФОП необхідно оформлювати не цивільно-правовим договором (ЦПХ) у його класичному розумінні з фізичною особою, а господарським договором про надання послуг (або договором підряду). Це договір між двома рівноправними суб'єктами господарювання.

Ключові умови договору, щоб уникнути ризиків:

• предмет договору: чітко визначте результат послуг, а не процес роботи. Наприклад: "Проведення онлайн-курсу з англійської мови на тему 'Business English' загальним обсягом 20 годин". Уникайте формулювань, що вказують на посаду, робочий час ("з 9:00 до 18:00"), підпорядкування внутрішньому трудовому розпорядку;
• виконавець та його ресурси: вкажіть, що виконавець (залучений ФОП) надає послуги самостійно, на свій ризик та з використанням власного обладнання (комп'ютер, інтернет-зв'язок тощо);
• порядок оплати: ціна послуг визначається за домовленістю і фіксується в договорі. Вона не повинна нагадувати заробітну плату (тобто не бути фіксованою сумою щомісяця незалежно від обсягу). Вона має бути прив'язана до конкретного обсягу наданих послуг (кількість годин, лекцій, проведених курсів);
• відповідальність сторін: договір має передбачати відповідальність сторін, характерну для господарських, а не трудових відносин.

Важливо! Перед укладенням договору обов'язково отримайте від іншого ФОП копію виписки з Єдиного державного реєстру, щоб переконатися в його статусі підприємця та перевірити, чи відповідають його коди КВЕД тим послугам, які він буде надавати.

2. Акти виконаних робіт та порядок оплати

Акт наданих послуг (виконаних робіт) — це первинний документ, що підтверджує факт надання послуги та її прийняття замовником. Він є підставою для проведення остаточних розрахунків та відображення витрат у замовника.

ФОП ІІІ групи можете абсолютно законно структурувати роботу таким чином:

• Акт складається щомісяця: у договорі можна прописати, що акт складається за підсумками кожного календарного місяця і включає в себе перелік усіх послуг, наданих за цей період (наприклад, "проведено 16 годин лекцій у липні 2025 року");
• оплата здійснюється щотижня: у договорі можна передбачити авансові або поточні платежі. Наприклад, оплата може здійснюватися щотижня на підставі рахунків-фактур, виставлених виконавцем, або просто як авансовий платіж згідно з графіком у договорі.
• Така схема є зручною: щомісячний акт закриває весь обсяг послуг за місяць, а щотижневі оплати забезпечують регулярний фінансовий потік для виконавця. Головне, щоб ці умови були чітко прописані в договорі.

3. Відображення виплат у Додатку 4ДФ

Так, виплачуючи дохід іншому ФОПу, ФОП ІІІ групи як податковий агент зобов'язані відобразити суму виплаченого доходу в Додатку 4ДФ до єдиної звітності. Хоча питання обов'язковості такого звітування є дискусійним), податкові органи наполягають на цьому.

Порядок заповнення:

• звіт подається щомісяця (з 2025 року);
• у графі 3а та 3 зазначається повна сума, виплачена ФОП за звітний місяць;
• графи 4а, 4, 5а, 5 (ПДФО та військовий збір) залишаються нульовими, бо ФОП не утримує і не сплачує податки з доходу ФОП, оскільки він сплачує їх самостійно;
• у графі 6 обов'язково вказується ознака доходу "157".

4. Штраф за неподання або помилки у 4ДФ

Це питання регулюється пп. 119.1 ПКУ. За неподання, подання з порушенням строків, подання не в повному обсязі або з недостовірними відомостями чи помилками у податковій звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків (включно з 4ДФ), передбачено штраф:

• розмір штрафу: 1020 гривень за перше порушення;
• за ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року вже було застосовано штраф за таке порушення, — 2040 гривень.

Штраф застосовується за сам факт порушення щодо подання звіту, а не за кожного ФОП, якого податковий агент не включив до нього. Тобто, якщо ФОП ІІІ групи не подасть звіт за липень або подасть його без даних про виплати всім ФОП, це вважатиметься одним правопорушенням, за яке передбачено штраф 1020 грн. Якщо ФОП ІІІ групи не подасть звіт і за серпень, це буде розцінено як друге порушення (і, ймовірно, повторне протягом року), що тягне за собою штраф 2040 грн.

Висновки:

Для законної та безпечної співпраці з іншими ФОП, ФОПу ІІІ групи необхідно:

• укласти господарський договір про надання послуг, чітко визначивши в ньому предмет, вартість та результат послуг;
• перед підписанням договору отримати від ФОП-виконавця копії реєстраційних документів;
• оформлювати акти наданих послуг (наприклад, щомісяця) та проводити оплати згідно з умовами договору (можна щотижня);
• щомісяця відображати суми виплат у Додатку 4ДФ з ознакою доходу "157", щоб уникнути штрафу.