Відображення запізнілого акта від ФОП: ризики та правильний порядок звітування у 4ДФ

Відображення нарахування доходу ФОП за травень у звіті за липень є некоректним та високоризиковим. Правильний та найменш ризикований шлях — подати уточнюючий розрахунок за травень, відобразивши в ньому суму нарахованого доходу. Відображення нарахування у липні створює два окремих порушення (у звіті за травень та у звіті за липень), що потенційно може призвести до двох штрафів по 1020 грн під час перевірки.

Детальний аналіз:

Чи можна відобразити нарахування та виплату доходу ФОП в одному періоді (липні)?

Ні, це є порушенням порядку заповнення звітності.

Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків, та сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску та його додаток 4ДФ заповнюються на підставі первинних документів.

Нарахування доходу (графа 3а "Сума нарахованого доходу"): відображається в тому місяці, в якому його було нараховано згідно з первинним документом. У даному випадку, акт наданих послуг датований травнем, отже, нарахування доходу відбулося у травні.

Виплата доходу (графа 3 "Сума виплаченого доходу"): відображається в тому місяці, коли відбулася фактична оплата. У даному випадку — у липні.

Таким чином, бухгалтер зобов'язаний був показати нарахування доходу у 4ДФ за травень, а виплату — у 4ДФ за липень.

Оцінка ризиків дій бухгалтера, вказаних у питанні

Якщо бухгалтер відобразить нарахування доходу за травневим актом у звіті за липень, то створить два порушення:

• порушення у звіті за травень: подання звіту з недостовірними відомостями, оскільки в ньому не відображено нарахований дохід;
• порушення у звіті за липень: подання звіту з недостовірними відомостями, оскільки в ньому буде відображено нарахування, яке фактично відбулося в іншому звітному періоді (травні).

Таке припущення щодо штрафів є цілком обґрунтованим. Під час перевірки податковий інспектор, порівнявши первинні документи (акт за травень) зі звітністю, виявить обидві невідповідності. Це може бути кваліфіковано як два окремі випадки подання звітності з недостовірними відомостями, що тягне за собою накладення штрафу за кожне таке порушення відповідно до пп. 119.1 ПКУ у розмірі 1020 грн.

Чи можуть податківці виявити помилку до перевірки?

Автоматизовані системи ДПС навряд чи виявлять таку невідповідність одразу. Прямого зіставлення даних додатка 4ДФ з декларацією з ПДВ чи з податку на прибуток в автоматичному режимі по таких операціях не відбувається.

Однак, ризик полягає саме в документальній перевірці (плановій чи позаплановій). Під час перевірки інспектор аналізує первинні документи та порівнює їх з даними поданої звітності. Розбіжність між датою акта (травень) та датою відображення нарахування у 4ДФ (липень) буде очевидною і стане підставою для застосування штрафних санкцій.

Рекомендований порядок дій (найменш ризиковий)

Щоб мінімізувати ризики та діяти у правовому полі, бухгалтеру слід виправити помилку:

• Подати уточнюючий Розрахунок за травень 2025 року;
• Потрібно сформувати та подати Розрахунок з типом "Уточнюючий", який міститиме лише додаток 4ДФ за травень.

Заповнити уточнюючий додаток 4ДФ за травень:

• у графу 3а "Сума нарахованого доходу", щодо операції з ФОП, вказати суму з акта;
• графу 3 "Сума виплаченого доходу" залишити порожньою;
• в графі 6 – вказати ознаку доходу "157";
• графи щодо ПДФО та військового збору (4а, 4, 5а, 5) не заповнюються.

Відобразити виплату у звіті за липень:

• заповнити графу 3 "Сума виплаченого доходу";
• графу 3а "Сума нарахованого доходу" залишити порожньою.

Щодо штрафу: подання уточнюючого розрахунку не звільняє автоматично від відповідальності за пп. 119.1 ПКУ, оскільки порушення (подання звіту з недостовірними відомостями) вже відбулося. Однак, самостійне виправлення помилки є обов'язком і демонструє добросовісність роботодавця як платника податків. Очікування, що помилку не знайдуть, є стратегією з високим ризиком, яка у разі виявлення порушення гарантовано призведе до штрафу.

Тож, якщо роботодавець сам виявив помилку і подав уточнюючий звіт, штраф може бути, але не завжди (залежить від політики податкової).

Висновки:

• Не рекомендується йти шляхом свідомого викривлення даних у звітності. Це створює "бомбу уповільненої дії", яка під час перевірки призведе до гірших наслідків. Можливо отримати два штрафи по 1020 грн, якщо помилку виявлять у двох місяцях;
• Подати уточнюючий Податковий розрахунок за травень. У ньому відобразити нарахований дохід ФОП (графа 3а) на підставі травневого акта;
• У звіті за липень відобразити лише факт виплати цього доходу (графа 3);
• Підхід з поданням уточнюючої за травень є єдиним коректним. Він мінімізує фінансові ризики та демонструє добросовісність роботодавця як платника податків, що значно знижує ймовірність застосування максимальних санкцій у майбутньому.