«Звітна» як «Довідкова» для призначення допомоги по вагітності та пологах

Єдина звітність з типом «Звітна» як «Довідкова» подається роботодавцем у разі відсутності повної інформації про нараховану зарплату і трудові відносини, зокрема для призначення матеріального забезпечення, в т.ч. по лікарняним листкам по вагітності та пологах.

Він подається для того, щоб ПФУ міг перевірити заявлену суму допомоги по лікарняному у заяві-розрахунку, а для цього потрібно знати суму зарплати, яка ще не увійшла до звітних даних та не потрапила до Реєстру.

Подається такий звіт в межах звітного кварталу.

Проте в ЗІР категорії 201.06.01, питання: «В який термін подається Розрахунок за формою, затвердженою наказом МФУ від 15.12.2020 №773 з типом форми «Довідковий», у разі виходу працівника на пенсію або для отримання лікарняних, якщо така подія відбувається в середині кварталу?»,  зазначено, що "Звітний" як "Довідковий" роботодавець може подати поза межами звітного періоду, у разі необхідності призначення працівникам пенсії, матеріального забезпечення, або страхових виплат та мають містити виключно інформацію щодо таких осіб. Така звітність подається разом з заявою-розрахунком.

На титульному аркуші єдиної звітності заповнюються лише рядки 01 - 06 та ставляться позначки в рядках 011 — тип «Звітний» та 014 — тип «Довідковий». Інші рядки не заповнюються. Про це також йдеться ще в одній консультації в ЗІР категорії 201.06.01, питання: «Чи заповнює страхувальник – роботодавець рядки 07 – 10 заголовної частини Розрахунку у разі подання його з типом «Звітний» як «Довідковий» або з типом «Уточнюючий»?».

Звертаємо увагу: інформацію по працівниці, якій надана відпустка по вагітності та пологах, зазначеної в єдиній звітності з типом «Звітний» як «Довідковий», необхідно також буде продублювати в єдиній звітності з типом «Звітний» за 4 квартал 2023 року разом з нарахованою допомогою по вагітності та пологам у місяці її нарахування.

Додаток 1 єдиної звітності з типом «Звітна» як «Довідкова»

Оскільки, страховий випадок у працівниці настав 15.11.2023 р., то потрібно подати тільки один додаток 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за жовтень 2023 року, в якому обов’язково відмічається причина подання в рядку 35 "для призначення інших соціальних виплат".

У табличній частині зазначається:

• сума нарахованого доходу за жовтень місяць у графах 16 та 17;
• суму нарахованого ЄСВ - у графі 20;
• у графі 14 – кількість календарних днів перебування у трудових відносинах;
• інші графи заповнюються у звичайному порядку.

Додаток 5 єдиної звітності з типом «Звітна» як «Довідкова»

Додаток 5, в даному випадку, подається за потреби. Наприклад, якщо працівницю, який нарахована допомога, була прийнята або звільнена. Якщо так, тоді у Додатку 5 у рядку 036 ставиться відповідна позначка у клітинці навпроти «для призначення інших соціальних виплат» з відповідним заповненням табличної частини додатку. 

Тож, якщо такої події не відбулося, Додаток 5 єдиної звітності з типом «Звітна» як «Довідкова» для нарахування їй допомоги не подається.

Додаток 5 потрібно буде подати тільки у складі єдиної звітності з типом «Звітна» за відповідний місяць звітного кварталу з відображенням інформації по працівниці про надання їй відпустки по вагітності та пологам (у графі 7 – категорія особи «5»), а згодом, за потреби, про припинення такої відпустки та надання відпустки для догляду за дитиною до 3 років (у графі 7 – категорія особи «6»), а в подальшому, і про закінчення останньої (якщо буде надана).

Звертаємо увагу, що додаток 4ДФ єдиної звітності не подається при поданні єдиної звітності з типом «Звітна» як «Довідкова».