Чи можна провести акти за минулий 2022 рік у поточному 2023 році?

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік).

Згідно з пп. 7 П(С)БО 16, витрати (тобто госпоперація) визнаються або в періоді отримання доходу, для отримання якого вони здійснені, або в періоді їх фактичного понесення, якщо витрати неможливо прямо пов'язати з доходом.

Iз цього випливає, що витрати, стосовно яких на момент складання фінансової звітності не отримано первинних документів від контрагентів, все одно мають бути відображені за правилами пп. 7 П(С)БО 16 або в одному періоді з періодом одержання пов'язаних із ними доходів, або в періоді їх фактичного понесення, а не в періоді отримання документів.

Про це кажуть і податківці наприклад, лист ГУ ДФС у м. Києві від 20.11.2015 р. №17816/10/26-15-15-03-11).

Тому, коли не було отримано акти від контрагента, потрібно було скласти самоакт та визнати витрати. Таке право надає пп. 2.6 Положення №88, де зазначено, що в цьому випадку підприємство може відобразити госпоперацію на підставі належним чином оформленого внутрішнього первинного документа (акта). Такий акт складається посадовою особою, відповідальною за приймання-відпускання товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Щоб самоакт набув статусу первинного документа, він має містити обов’язкові реквізити, визначені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. До обов’язкових реквізитів належать:

• назва документа;
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру госпоперації;
• посади осіб, відповідальних за проведення госпоперації та правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати учасників госпоперації.

Отже, навіть якщо на дату складання фінансової та податкової звітності контрагент не надав первинних документів, все одно витрати мають бути відображені у звітному періоді отримання доходу, для отримання якого вони здійснені, або у звітному періоді їх фактичного понесення, якщо витрати неможливо прямо пов'язати з доходом. А оскільки пп. 44.1 ПКУ, так і норми Закону про бухоблік вимагають наявності первинних документів для відображення у бухгалтерському обліку господарських операцій, то заміною таких первинних документів від контрагента може виступати самоакт.

Оскільки момент упущено, і підприємство чекало на акти від контрагента та отримало їх після подання фінзвітності за 2022 рік, через що не визнало витрати у звітному періоді і не відобразило в бухобліку, то маємо говорити про виправлення помилки.  

А якщо таке виправлення помилки впливає на об'єкт оподаткування податком на прибуток, тобто на фінансовий результат до оподаткування, то цю помилку треба виправити використовуючи пп. 50.1 ПКУ шляхом подання:

• уточнюючої декларації;
• звітної декларації.

Під час отримання первинних документів після складання та затвердження фінансової звітності фактична сума витрат, зазначена в таких документах, може відрізнятися від розрахункової суми, попередньо визнаної в періоді їх виникнення. Указані розбіжності не є підставою для коригування попередньо визнаної суми витрат, окрім випадку, коли така різниця є помилкою й істотно впливає на фінансову звітність попередніх звітних періодів. Про це зазначає Мінфін у листі від 22.04.2016 р. №31-11410-06-5/11705.

Тож, якщо помилка впливає на рахунки витрат і на величину нерозподіленого прибутку (непокритого збитку) за 2022 рік, помилку потрібно виправити, керуючись пп. 4 П(С)БО 6 шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року, тобто в у відповідному місяці ІІ кварталу 2023 р. потрібно зробити в обліку запис: Дт 44 – Кт 631. Крім того, оскільки мова йде про виправлення минулого періоду, треба скласти бухдовідку відобразивши в ній факт виправлення помилки, причину її виникнення, вказати дату проведеного виправлення, як того вимагає пп. 4.3 Положення №88.

Самі ж дані вносяться до облікового регістру в місяці, в якому виявлена помилка (пп. 4.11 Положення №88 і пп. 9 Методрекомендацій №356). 

Також, ГУ ДФС в у Харкiвськiй областi в ІПК від 01.04.2019 р. №1372/ІПК/20-40-12-04-11 зазначили, що при виявлені у фінзвітності помилок платником подається до контролюючих органів уточнююча декларація разом із уточнюючою фінзвітністю за відповідний звітний період, оскільки ПКУ не передбачено коригування фінрезультату до оподаткування (прибутку або збитку) на різниці - суми витрат, які через відсутність документів не були враховані у складі витрат минулих звітних (податкових) періодів. Проте, уточнити потрібно буде не тільки 3, а й 4 квартал 2022 року.

Виправити вказану помилку можна через звітну поточну декларацію, додавши до неї додаток ВП, у якому будуть наведені уточнені показники за 2022 рік. 

Для відображення актів за 2022 рік в складі поточних операцій 2023 року немає підстав, вони в будь-якому випадку повинні бути відображені саме в тому періоді, в якому понесені ці витрати.