Відображення лікарняних в об’єднаній звітності

Нараховані лікарняні працівнику в Додатку 1 об’єднаної звітності відображаються у тому місяці, в якому вони фактично нараховані роботодавцем в бухобліку з зазначенням в графі 8 коду КЗО "29" - якщо хворів працівник, якому ЄСВ на дохід нараховується за ставкою 22% або "36" - якщо хворів працівник з інвалідністю та якому ЄСВ на дохід нараховується за ставкою 8,41%.

Сума лікарняних відображається у звітності окремо від інших виплат з розбиттям за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні. При цьому у графі 10 зазначається місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності, а у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на вказаний  у графі 10 місяць. Інші графи, де відображені лікарняні за рядками, заповнюються в загальному порядку.

Звертаємо увагу, що графа 14 (кількість календарних днів у трудових відносинах) за рядком із сумою лікарняних заповнюється лише тоді, коли зарплата у звітному місяці праців-нику не нараховувалася. 

Тож, у місяці нарахування лікарняних, тобто у червні ІІ кварталу Додатку 1 об’єднаної звітності відображаються так:

• у графі 8 вказується код КЗО "29" (або "36");
• у графі 10 зазначається місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацезда-тності. Наприклад, за лікарняний з 26.12.2020 р. по 30.03.2021 р. оплачений 30.06.2021 р. буде чотири рядки з зазначення місяця та року лікарняного, а саме: 122020, 012021,022021,032021;
• у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на вказаний  у графі 10 місяць за кожним окреми рядком;
• у графі 14 зазначаємо кількість календарних днів у трудових відносинах лише за місяці, в яких не нараховувалася зарплата працівнику, оскільки лікарняний тривав повний місяць (з першої ситуації - це січень, лютий);
• у графах 16 та 17 відображається вся сума нарахованих лікарняних за кожним окреми рядком;
• у графі 20 - сума ЄСВ нарахована на суму лікарняних за кожним окреми рядком;
• Інші графи заповнюються в загальному порядку.

У другій ситуації, лікарняні нараховані у липні відображатимуться у місяці їх нарахування, тобто у липні ІІІ кварталу (а не ІІ кварталі) Додатку 1 об’єднаної звітності відображаються так:

• у графі 8 вказується код КЗО "29" (або "36");
• у графі 10 зазначається місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності. Наприклад, за лікарняний з 26.06.2021 р. по 16.07.2021 р. оплачений у липні 2021 р. буде два рядки з зазначення місяця та року лікарняного, а саме: 06.2021 та 07.2021;
• у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на вказаний  у графі 10 місяць за кожним окреми рядком;
• у графах 16 та 17 відображається вся сума нарахованих лікарняних за кожним окреми рядком;
• у графі 20 - сума ЄСВ нарахована на суму лікарняних за кожним окреми рядком.

Інші графи заповнюються в загальному порядку.

Лікарняні у Додатку 4ДФ об’єднаної звітності відображаються одним рядком із зарплатою або як зарплата (якщо працівник хворів цілий місяць)  за ознакою доходу "101", оскільки ПКУ для цілей оподаткування лікарняних відносить їх до зарплати (пп. 169.4.1 ПКУ).

Тож, якщо виплата лікарняних здійснюється у встановлені строки в місяці, що настає за місяцем нарахування, то сума та сума сплачених ПДФО та ВЗ у Додатку 4ДФ відображається в тому звітному періоді, до якого входить місяць нарахування лікарняних (п. 4 розділу IV Порядку №4).

У разі, якщо місяць, що настає за місяцем нарахування лікарняних, минув, а виплата не проведена, то нарахування/виплата лікарняних та нарахування/сплата ПДФО та ВЗ відображається в Додатку 4ДФ за фактом.

Тож, у першій (у звітності за червень місяць ІІ кварталу) та другій ситуації (у звітності за липень ІІІ кварталу) зазначені у запитанні, лікарняні в Додатку 4ДФ відображатимуться у місяці їх нарахування, зважаючи на несвоєчасне відшкодування від ФСС, наступним чином:

• у графі 3а "Сума нарахованого доходу" відображається (за звітний період місяць) зар-плата та нарахована сума лікарняних працівнику за ознакою доходу "101";
• у графі 3 "Сума виплаченого доходу" - зазначається сума зарплати та сума лікарняних за рахунок роботодавця. Сума, яка підлягає компенсації з ФСС не зазначається, бо вона ще не надійшла та не виплачена працівнику;
• у графі 4а "Сума нарахованого податку" відображається сума ПДФО, нарахованого та утриманого із доходу працівника;
• у графі 4 "Сума перерахованого податку" - зазначається сума ПДФО фактично перерахована до бюджету у звітному періоді;
• у графі 5а "Сума нарахованого військового збору" відображається сума збору, нарахованого та утриманого із доходу працівника;
• у графі 5 "Сума перерахованого військового збору" зазначається сума ВЗ фактично перерахована до бюджету у звітному періоді.

Далі у наступному звітному періоді, якщо фінансування від ФСС все ще не має, у роботодавця настає обов’язок щодо сплати протягом 30 календарних днів, що йдуть за місяцем нарахування, ПДФО та ВЗ, з нарахованих, але не виплачених доходів (пп. 168.1.5 ПКУ).

Тому, податки, сплачені у липні за лікарняні нараховані у червні (перша ситуація), та податки, сплачені у серпні з лікарняних, нарахованих у липні (друга ситуація), відображатимуться у місяці їх фактичного перерахування, тобто у липні та серпні 2021 р. відповідно, у графах 4 та 5 ІІІ кварталу об’єднаної звітності.

У місяці перерахування ФСС суми лікарняних і виплати їх роботодавцем працівнику, наприклад, підприємство отримало фінансування лікарняних за обома листками непрацездатності у вересні 2021 р. та виплатило їх працівникам, тоді у Додатку 4ДФ у вересні ІІІ кварталу об’єднаної звітності у графі 3 зазначиться сума виплачених лікарняних працівникам у складі їх заробітної плати, виплаченої за вересень місяць.     

У зазначених ситуаціях, у зв’язку з нарахуванням лікарняних, жодних уточнюючих за попередній період подавати не потрібно.