Чи оплачувати рахунок-фактуру від постачальника, у якому не зазначені реквізити покупця?

Законодавство України чітко не встановлює рахунок-фактуру як первинний документ, що має суворо визначену форму та перелік обов'язкових реквізитів. Однак, для уникнення непорозумінь та забезпечення належного обліку, наявність певних даних, включаючи реквізити покупця, є важливою.

Щодо обов'язковості реквізитів покупця в рахунку-фактурі:

• Рахунок-фактура як пропозиція до оплати: За своєю суттю, рахунок-фактура є документом, що інформує покупця про суму, яку необхідно сплатити за товар чи послугу. Він не фіксує сам факт передачі товару або виконання послуги;
• Відсутність законодавчо закріплених вимог: Чинне законодавство не містить жорстких вимог до оформлення рахунку-фактури. Його складають у довільній формі;
• Важливість для ідентифікації сторін: Незважаючи на відсутність суворих вимог, для зручності та оперативності, а також для правильної ідентифікації сторін угоди, в рахунку-фактурі зазвичай зазначають найменування та реквізити продавця і покупця. Це допомагає уникнути плутанини, особливо при значній кількості контрагентів.

Рахунок-фактура як первинний документ (за певних умов): Мінфін у своєму листі від 24.03.2023 р. №41010-06-5/7983 зазначив:

«Для цілей бухгалтерського обліку оформлений з дотриманням вимог законодавства рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі, з урахуванням вимог цивільного та господарського законодавства щодо питань, пов’язаних із виконанням договірних зобов’язань, а також належним чином оформлених договорів, тільки у разі оплати такого рахунку-фактури (інвойсу), що підтверджується відповідними документами (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо)».

Оформлений належним чином означає те, що рахунок-фактура повинен мати всі обов’язкові реквізити первинного документа відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік, зокрема:

• назву документа (форми); 
• дату складання; 
• назву підприємства, від імені якого складено документ; 
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; 
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; 
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

І навіть у цьому випадку, для підтвердження витрат потрібні будуть ще й інші первинні документи.

Ризики оплати рахунку без реквізитів покупця:

• Ідентифікація платежу: Відсутність реквізитів покупця може ускладнити ідентифікацію платежу як самим підприємством-покупцем, так і постачальником. Це може призвести до помилок в обліку та потенційних спорів;
• Підтвердження господарської операції: Хоча сам по собі неоплачений рахунок не є первинним документом, у випадку оплати він, разом із платіжним документом, може слугувати підтвердженням операції. Відсутність реквізитів покупця може послабити доказову базу такої операції, особливо при перевірках контролюючими органами;
• Внутрішній контроль: Прийняття до оплати документів без належних реквізитів може свідчити про недоліки системи внутрішнього контролю підприємства.

Ще один практичний момент. Якщо майно надається в заставу, наприклад, ТОВ планує взяти кредит, то зазвичай банк вимагає оригінал платіжного доручення, рахунок (якщо в платіжному дорученні вказано рахунок), договір, специфікацію за наявності та інші документи. Тому правильно оформлений рахунок в цьому випадку буде потрібний.

Рекомендації:

1. Звернутися до постачальника за коректним рахунком: Найкращим варіантом є запит у постачальника на надання рахунку-фактури з повними реквізитами покупця. Це відповідає діловій практиці та мінімізує потенційні ризики;

2.  Аналіз договору: Якщо між сторонами укладено договір, в якому чітко визначені предмет, сума та інші умови поставки/надання послуг, а також банківські реквізити постачальника, то обов'язок оплати виникає на підставі договору. Рахунок у такому випадку може мати більше інформаційний характер;

3. Оцінка суттєвості: Якщо сума незначна, а інші документи (наприклад, договір, накладна, акт) належним чином оформлені та дозволяють однозначно ідентифікувати операцію та її сторони, підприємство може розглянути можливість оплати. Однак, це радше виняток, ніж правило.

Висновки: Хоча законодавство прямо не забороняє оплату рахунку-фактури без реквізитів покупця, оскільки сам рахунок не завжди є первинним документом, така практика є небажаною та може нести певні ризики для підприємства. Тому доцільно, щоб в рахунку було ідентифіковано покупця, як мінімум зазначено його назву та код ЄДРПОУ.